WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Правила невербального інформування і тактовне застосування його методів секретарем у спілкуванні із керівником та відвідувачами - Реферат

Правила невербального інформування і тактовне застосування його методів секретарем у спілкуванні із керівником та відвідувачами - Реферат


Реферат з діловодства
Правила невербального інформування і тактовне застосування його методів секретарем у спілкуванні із керівником та відвідувачами.
Кажуть, що секретар-референт - обличчя установи. У чому ж полягає секрет його особистої привабливості? Може в чудовій зовнішності, розумі, модному вбранні, прикрасах? Ні. Люди не люблять тих, хто демонструє свою зверхність. Привабливою називають людину, яка доброзичливо й з повагою ставиться до інших. Виявляється це ставлення у манері поведінки: вираз очей та міміці обличчя, певних позах та жестах, тоні та тембрі голосу, у ставленні до співрозмовника.
Манера поведінки, стиль відіграють вирішальну роль у формуванні першого враження, але особистість розкривається найбільш повно у розмові, оскільки тоді проявляються освідченість, компетентність, ерудиція, вихованість, а також інші особисті та ділові якості секретаря-референта.
Професія секретаря-референта тісно пов'язана з людьми: у повсякденній роботі секретар здійснює безліч ділових контактів з керівником, співробітниками, відвідувачами та з телефонними абонентами. Запорукою успішного проведення ділової бесіди є компетентність, тактовність та володіння прийомами ведення ділової бесіди. Мовний етикет відрізняє хорошого секретаря від поганого передовсім умінням формулювати свої думки.
Отже, як саме нележить вести ділову бесіду?
Вона починається з так званого прийому: секретар, виявляючи готовність до слухання і зацікавленість у розмові, таким чином встановлює зі співрозмовником візуальний контакт. Стійкий візуальний контакт з людиною, що спілкується з секретарем, свідчить не лише про зацікавленність в розмові, але й стимулює співрозмовника продовжувати бесіду. Багато психологів радять починати бесіду з компліменту, що дає змогу зняти емоційну напругу.
Мистецтву спілкування, а, отже, мистецтву ввічливості та шанобливого ставлення до людини як до особистості, вчить, зрештою, життєвий досвід.
Розмовляючи з людьми, належить брати до уваги складність їхнього внутрішнього світу, психіки, характер і тип темпераменту, аби відшукати потрібний ключ і досягти потрібного ефекту. Підвищити можливості на успіх у діловому спілкуванні можна, якщо заздалегідь довідатись про спосіб мислення, позицію співрозмовника, його вади та переваги.
Щоб досягти мети у спілкуванні, секретар не тільки повинен мати певний фізичний та інтелектуальний потенціал, навички комунікації, а й знати правила ділового спілкування.
По-перше, потрібно уникати в розмові слова "я". Входити в інтереси інших та не випинати власну особистість - особлива достойність кожного спілкування. Необхідно уникати розмов, що неприємні співрозмовниковіта засмучують його. Теми слід обирати ті, які становлять спільний інтерес зі співрозмовником. Розмовляти не тільки про власні проблеми, а й про те, що цікавить інших. Однак цікавитися чужими інтимними справами недоречно і вкрай нечемно.
У товаристві необхідно уміло підтримувати розмову, правильно висловлюватися, не вживати вульгарних виразів, не переобтяжувати мову іноземною лексикою й абстрактнми поняттями. Адже мудре прислів'я мовить: "Малі люди вживають великі слова, а великі люди - малі".
Секретар, як ввічлива людина має відповідати на запитання чи розмовляти тією мовою, якою до нього звертаються. Однак у товаристві, де спілкуються однією мовою, розмовляти з кимось іншою не рекомендується.
Кожне слово в розмові має бути промовлене виразно та зрозуміло. Секретареві не слід викрикувати, привертаючи увагу сторонніх, як і мовити дуже тихо. Не варто виявляти свою нудьгу або втому.
Не слід перебивати співрозмовника. Свої сумніви або непорозуміння висловлювати чемно тільки по закінченні розмови і в найввічливішій формі.
Розмовляючи, варто дивитися на співбесідника і стежити за його реакцією, при потребі корегувати свої дії. Блукати поглядом по обличчю слухача або дивитися на будь-яку частину його обличчя не прийнято. Привернути до себе увагу можна завдяки логічності думки, периконливості аргументації, дотепності й емоційності відповіді. Секретареві не варто гарячкувати, поспішати залагодити справу, слід бути розважливим і приязним. Чемна людина, переконавшись у марності своїх зусиль зацікавити співрозмовника, припиняє розповідь, іде на поступки.
З'ясовуючи питання, ніколи не слід нападати на чужу думку, щоб відстояти свою точку зору. Не перебивайте співрозмовника, терпляче вислуховуйте і те, з чим не згодні.
Нечемно розпочинати супуручку, відстоюючи власну позицію. Дослухавши до кінця аргументи свого співрозмовника, можна стримано й коректно заперечити: "На мою думку, це...", "Я схильний думати, що...", - в жодному разі не вживаючи нетактовні форми відповіді опонентові: "Я краще знаю..."; "І зовсім це не так...". Бо через "так" чи "ні" суперечка затягнеться надовго.
У розмовах слід бути лаконічним, коли розповідь торкається маловажливих питань. Вибираючи теми з новим знайомим, треба зважати на його вік, стать, суспільний стан.
Говорити тактовно, ніколи не вживати неприємного тону. Мовна та духовна культура не дозволять такого, що прикро вразило б когось із присутніх. Під час розмови потрібно стримувати свої почуття, ні в якому разі не слід глузувати зі співрозмовника - це образа, яку ніколи не пробачать. Треба постійно стежити за своєю інтонацією, яка збагачує зміст мови, надає їй певного відтінку. Засуджуючи співрозмовника за поганий вчинок, слід уникати критичної оцінки його особистості. У кожному разі - тактовністьщодо інших й емоційна стриманість щодо себе - не зашкодять справі і вашому успіху.
Не варто бути причепливим, дріб'язковим. Ввічлива форма відповідей необхідна, як і ввічливі запмтання.
КОМУНІКАТИВНІ ЗАСОБИ СПІЛКУВАННЯ
Щоб взаємини з людьми стали успішними, потрібна неабияка вправність, знання "техніки" спілкування, тобто майстерність володіння низкою засобів (прийомів) й уміле використання їх у процесі спілкування.
Засоби спілкування поділяються на словесні (вербальні) і несловесні (невербальні). До словесної техніки спілкування належать засоби повідомлення, його форма й риторичні прийоми. У свою чергу несловесна техніка охоплює: тон, темп та інтонацію мовлення, пантоміміку (пози, жести), контакт очима, міміку.
Вербальне
Loading...

 
 

Цікаве