WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Класифікація документів, формуляр документа, правила оформлення реквізитів, вимоги до тексту документа, оформлення сторінки - Реферат

Класифікація документів, формуляр документа, правила оформлення реквізитів, вимоги до тексту документа, оформлення сторінки - Реферат

Розглянувши...; Вважаючи...
- Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
- Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення).
- Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції - Вами ще не висловлені пропозиції...
- Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...
- Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...
- У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую... ; Пропоную...
- Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами :р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.
- Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...
5. Оформлення сторінки
Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294x210) та А5 (146x210). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні поля: ліве - 35 мм; праве - не менше 8 мм; верхнє - 20 мм; нижнє - 19 мм (для формату А4) і 16 мм (для формату А5).
На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні -на чистих аркушах паперу. Якщотекст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.
Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.
Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово "сторінка" не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні - у лівому верхньому кутку аркуша.
Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци.
Абзац - це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Середня довжина абзацу має бути 4 - 6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення. Слід пам'ятати, якою б не була його довжина, абзац - це внутрішньо замкнене смислове ціле, що виражає закінчену думку.
Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації - комбінована (традиційна) й нова.
Комбінована (традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків - слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система використання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною і будуватися за ознакою зростання.
Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:
" після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;
" номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу: розділи - 1.; 2.; 3.; 4.;
номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою - 1.2.; 1.3.; номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою - 1.1.1.; 1.2.2.; номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою - 1.1.1.1.; 1.2.2.2. і т.д.
Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів та дозволяє не вживати словесних найменувань і символів.
Комбінована (традиційна) Нова
А. Б. В. Розділ І 1
I. II. III. Частина 1 1.1
І. 2. 3. Частина 2 1.2
1); 2); 3); пункт 1 1.2.1
а); б); в); §1 1.2.2.1
§2 1.3
2
і т. д.
Літературні джерела
1. Гладіліна Г. Г., Сеніна В. К. Питання мовленнєвої культури та стилістики. К., 1997.
2. Головащук С. І. Словник-довідник з правопису. К., 1979.
3. Гриднєва Л. М. Граматика ділової людини. Норма. Типологія помилок: Навч. посібник. К., 1998.
4. Гринчишин Д, Г., Сербенська О. А. Словник паронімів української мови. К., 1986.
5. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. 2-ге вид., перероб. і доп. К., 2000.
6. Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. О. Д. Горбула. К., 2000.
7. Діловодство й архівна справа: Терміни та визначення. Видання офіційне. К., 1994.
8. Караванський С. Російсько-український словник складної лексики: Словники XXI століття. К., 1998.
9. Коваль А. Л. Слово про слово. К., 1986. Коваль А. П. Ділове спілкування. К., 1992.
10. Короткий тлумачний словник української мови / За ред. Д. Г. Гринчишина. К., 1988.
11. Кочан І. М., Токарська А. С. Культура рідної мови: Збірник вправ і завдань. Львів, 1996.
12. Культура української мови: Довідник / За ред. В. М. Русанівського. К., 1990.
13. Орфографічний словник української мови. К., 1999.
14. Паламар Л. М., Кацавець Г. М. Мова ділових паперів: Практ. посібник. 4-те вид. К., 2000.
15. Словник іншомовних слів / За ред. О. С. Мельничука. К., 1985. Словник синонімів української мови: У 2 т. К., 1999.
16. Словник труднощів української мови / За ред. С. Я. Єрмоленко. К., 1989.
17. Словник української мови. К., 1971 - 1980. Т. 1-11. Українська мова: Енциклопедія. К., 2000.
18. Українська мова як державна в Україні: Зб. матеріалів. К., 1999. Український правопис. 4-те вид., випр. й доп. К., 1993.
19. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. К., 1997. (Б-ка держ. службовця. Держ. мова і діловодство).
20. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. - К.: Література ЛТД, 2003. - 480 с.
21. Шкуратяна Н. Г., Шевчук С. В. Сучасна українська літературна мова. К., 2000.
Loading...

 
 

Цікаве