WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Класифікація документів, формуляр документа, правила оформлення реквізитів, вимоги до тексту документа, оформлення сторінки - Реферат

Класифікація документів, формуляр документа, правила оформлення реквізитів, вимоги до тексту документа, оформлення сторінки - Реферат

підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із:
- слова "ПОГОДЖЕНО";
- назви посади службової особи, з якою погоджується документ, та назви установи;
- особистого підпису;
- його розшифрування;
- дати.
Грифи погодження розташовуються нижче від реквізиту "підпис" або на окремій сторінці. Наприклад:
ПОГОДЖЕНО Директор зош № 246 (підпис) С Б. Дмитрів 01.09.2002
Якщо зовнішнє погодження Документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється так:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України 01.07.2002, № 12
Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження:
Аркуш погодження додається Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва документа
Найменування Найменування
посади посади
(Підпис) (Підпис)
(Ініціали, прізвище) (Ініціали, прізвище)
Дата Дата
25 Віза Внутрішнє погодження проекту документа - це його візування. Віза складається з:
- особистого підпису особи,що візує;
- дати.
У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали та прізвище):
Завідувач кафедри (підпис) Б. М. Сайко
28.08.2002
Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього погодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі
26 Печатка
Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. п. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ
27 Відмітка про засвідчення копій У правому верхньому кутку пишеться слово "копія"; під реквізитом "підпис" - слово "правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис завіряється печаткою
28 Прізвище виконавця та номер його телефону Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з:
- прізвища виконавця;
- номера його службового телефону.
Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа
29 Відмітка про виконання документа й направлення його до справи Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості:
- стислу довідку про виконання;
- слова "До справи" та номер справи, до якої має бути підшитий документ;
- дату скерування документа до справи;
- підпис керівника структурного підрозділу
або виконавця:
До справи № 07/54
Питання вирішено позитивно у телефонній
розмові 05.09.2002
(Посада, ініціали, прізвище)
Відмітка "До справи" свідчить про те, що
роботу над документом закінчено
30 Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій Розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сторінки документа. Містить:
- запис "Інформація перенесена на машинний носій";
- підпис особи, відповідальної за перенесення даних;
дату перенесення
31 Відмітка про надходження Містить:
- скорочену назву організації, що отримала
документ;
- дату його надходження.
Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:
- назву організації;
- дату надходження;
- індекс документа.
Відмітка про надходження розташовується на нижньому правому полі першої сторінки документа
4. Вимоги до тексту документа
Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.
Текст - це сукупність речень, об'єднаних у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи.
Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.
Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.
Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.
Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:
- Текст викладати від третьої особи:
Комісія ухвалила... ; Інститут просить... ; Ректорат клопочеться...
- Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
- Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
- Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:
відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.
- Використовувати синтаксичні конструкції типу:
Доводимо до Вашого відома, що... ; Нагадуємо Вам, що... ; Підтверджуємо з вдячністю... ; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...
- Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:
Враховуючи...; Беручи до уваги...;
Loading...

 
 

Цікаве