WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаДіловодство, Архівознавство → Класифікація документів, формуляр документа, правила оформлення реквізитів, вимоги до тексту документа, оформлення сторінки - Реферат

Класифікація документів, формуляр документа, правила оформлення реквізитів, вимоги до тексту документа, оформлення сторінки - Реферат

Петровичу
Головному вул. Грінченка,
редакторові буд. 7, кв. 19
Романову В. Ю. Київ-04 01004
Якщо документ адресується установі, її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються у називному відмінку:
Міністерство охорони здоров'я України Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи подається у родовому відмінку:
Директорові Київської
загальноосвітньої школи № 7
17 Гриф затвердження У верхній правій частині документа. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифа затвердження: - слово ЗАТВЕРДЖУЮ;
- назва посади;
- особистий підпис;
- ініціали та прізвище особи, що затвердила документ;
- дата затвердження.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
директор школи (підпис) Л. С. Семенова
07.10.2002
Під час затвердження документа розпорядчим
актом на документі зазначається гриф за такою
формою:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Наказ Міністерства фінансів України
20.04.2002, № 15
18 Резолюція Це напис, зроблений керівником установи на документі, який містить вказівки щодо виконання цього документа.
У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів.
Складається з таких елементів:
- прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ;
- вказівка на порядок виконання документа;
- термін виконання документа;
- особистий підпис керівника;
- дата.
Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, названа в резолюції першою. На документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.
Якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок йог" виконання, оформляється резолюція на окремих аркушах чи спеціальних бланках
19 Заголовок до тексту Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника "про"; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері А5, дозволяється подавати без заголовка.
Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень
20 Відмітка про контроль З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її проставляють за формою "К" або "Контроль"
21 Текст Складається з таких логічних елементів:
- вступу;
- доказу;
- закінчення.
Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля)
22 Відмітка про наявність додатка Додатки до документів можуть бути трьох видів:
а) додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
б) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом;
в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.
У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначають у тексті:
Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) за формою, зазначеною у додатку 1.
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першої сторінки додатка:
Додаток
до наказу Міністерства освіти і науки України 15.10.2002 № 15
Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останньої сторінки додатка. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:
1) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так
Додаток: на 2 арк. у 3 прим.;
2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:
Додаток: "Проект реконструкції ділянки" на 5 арк. у 2 прим.
Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:
Додаток: на 2 арк. лише адресатові. У разі великої кількості додатків окремо складається їх опис, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до опису на 7 арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою:
Додаток: на 6 арк. у 2 прим, на першу адресу
23 Підпис Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:
- найменування посади (з лівого боку);
- підпис (між назвою посади й прізвищем);
- ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч):
Голова Державного
комітету архівів
України (Підпис) (Ініціали, прізвище)
У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники. Якщо надсилають документ одночасно кільком установам, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією - примірники.
Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні:
Директор Директор
зош № 277 зош № 282
(підпис) (підпис)
Л. С. Семчук Ю. Ю. Новак
Розшифрування підпису в дужки не береться. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом: "в. о.", "заст."). Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням скісної риски перед найменуванням посади. Документ колегіальних органів підписує голова та секретар колегіального органу
24 Гриф погодження Розрізняють дві форми погодження документів
- внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (з
Loading...

 
 

Цікаве