WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаПедагогіка, Сценарії виховних заходів → Модель стратегічного планування - Реферат

Модель стратегічного планування - Реферат

Призначення завдань

План дій передбачає призначення конкретної особи для виконання задач у межах більшого завдання. Вона може передавати підзавдання іншим працівникам, проте за виконання звітує відповідальній особі. Остання зустрічається з призначеними працівниками в міру потреби.

Дати початку та завершення завдання

Призначені працівники узгоджують початок і кінцевий термін для виконання завдань. Відповідальна особа слідкує за дотриманням часових рамок. Вона та призначені працівники повинні узгодити термін виконання до затвердження загального плану дій. Будь-які зміни термінів виконання впливають на інші завдання в межах плану дій і можуть стосуватись інших цілей або пріоритетів. Таким чином, усі зміни термінів виконання повинні узгоджуватись із відповідальною особою та координатором процесу.

Ресурси та витрати

Усі заходи вимагають витрат, які повинні бути відображені при розробці плану. Витрати бувають двох видів - непрямі та прямі.

Непрямі витрати вже передбачені в бюджеті організації. Наприклад, для виконання завдання необхідно, щоби троє робітників працювали протягом п'яти днів, що означатиме загальні витрати на людські ресурси в розмірі п'ятнадцятиденної зарплати. Проте, оскільки зарплату вже внесено до бюджету на початку фінансового року, організація не несе додаткових витрат. Тому такі витрати вважають непрямими.

Прямі витрати, навпаки, не передбачені бюджетом. Наприклад, якщо для виконання завдання потрібно додатково прийняти на роботу двох тимчасових працівників, це вимагатиме додаткових витрат зверх бюджету.

План дій зосереджує увагу як на прямих, так і на непрямих витратах, проте працює з ними по-різному. Що стосується непрямих витрат, відповідальна особа повинна забезпечити розподіл ресурсів організації, необхідних для виконання завдання. Наприклад, працівника, призначеного для виконання завдання, на десятиденний термін слід звільнити від його поточних обов'язків. Координаторові процесу в такому випадку необхідно вчасно домовитися з іншими керівниками про виділення потрібних ресурсів.

Щодо прямих витрат, відповідальній особі слід буде вирахувати необхідні витрати та надати кошторис координаторові процесу. Координатор процесу покриє прямі витрати за допомогою існуючої статті бюджету або бюджету, спеціально призначеного для впровадження стратегічного плану. Що найважливіше, координатор процесу повинен забезпечити відповідальну особу необхідними ресурсами. Якщо такі ресурси виділити неможливо, слід переглянути включення завдання до стратегічного плану.

Шостий етап: моніторинг виконання

Виконавши цей етап, учасники процесу стратегічного планування:

Укладають офіційний стратегічний план.

Зрозуміють, яким чином оцінювати плани, користуючись ключовими індикаторами продуктивності.

Зможуть визначити проблеми, що виникають при виконанні плану, та порекомендують їх вирішення.

Нарешті, після узгодження змісту стратегічного плану його необхідно ретельно викласти на папері. Усі учасники процесу, від членів ГСП до внутрішніх і зовнішніх зацікавлених сторін, повинні мати спільне уявлення про те: 1) де зараз знаходиться організація, 2) чого вона хоче досягти та 3) чому вона хоче рухатись у цьому напрямку. Стратегічний план також повинен містити індикатори, котрі показують, наближається чи віддаляється організація від своїх цілей.

Ми пропонуємо такий зразок для офіційного стратегічного плану:

1.0. Вступ

Чому ми проводимо стратегічне планування?

2.0. Інформація про організацію

Хто ми?

Що відрізняє нас від інших?

Які зовнішні умови організації?

3.0. Повноваження та місія

Кому ми підзвітні?

Що ми маємо право робити?

Яка наша особлива роль у громаді?

Хто наші ключові зацікавлені сторони та чому?

Які наші цінності?

4.0. SWOT-аналіз

Детальний опис зібраних даних.

5.0. Пріоритети цілі та завдання

Аналіз SWOT-даних.

Які наші пріоритети, цілі та чому?

Що потрібно зробити організації для досягнення своїх цілей?

6.0. Плани дій

Хто відповідатиме за виконання кожного завдання?

Які часові рамки виконання плану?

Які ресурси (непрямі та прямі) необхідні для виконання плану?

За моніторинг та оцінку стратегічного плану відповідає координатор процесу. Частиною плану виступають ключові індикатори продуктивності, тому моніторинг полягає в порівнянні ключових даних із наміченими цілями. Усі КІП повинні вимірюватись та оцінюватись щонайменше раз на шість місяців, хоча деякі показники, вимірювання яких вимагає більших затрат ресурсів (такі, як рівень працевлаштування випускників), можна вимірювати щорічно.

Координатор процесу, таким чином, періодично повинен доповідати ГСП про стан виконаних робіт з виконання стратегічного плану. Будь-які неочікувані результати можуть вимагати змін плану. Моніторинг ключових індикаторів забезпечує перевірку ГСП "у реальних умовах". Якщо результати не відповідають запланованим, процес можна повернути до будь-якого з шести попередніх етапів. Критичний аналіз із боку ГСП зазвичай досить швидко визначає проблеми. Наприклад:

Чи підтримують посадові особи ГСП у застосуванні такого підходу планування, де рішення приймаються на місцях, а не диктуються згори?

Чи підтримують повноваження та місію внутрішні й зовнішні зацікавлені сторони?

Чи точно дані SWOT-аналізу представляють думки зацікавлених сторін, чи точними є ключові індикатори?

Чи збігаються пріоритети, визначені ГСП, із пріоритетами організації?

Чи відповідають цілі та КІП тим змінам в організації, які необхідно зробити для кращого забезпечення потреб зацікавлених сторін?

Чи реалістичними є ресурси та часові рамки, установлені для виконання плану?

Відповіді на ці запитання підкажуть, до якого етапу треба повертатися.

ГСП повинна оновлювати стратегічний план щонайменше раз на рік. Цей документ повідомлятиме зацікавленим сторонам про успіхи на шляху досягнення цілей і необхідні зміни плану. Координатор процесу відповідає за впровадження плану та після консультацій з ГСП розробляє щорічне оновлення плану.

В ідеалі, упровадження стратегічного плану та відповідний моніторинг повинні складати основу щоденних управлінських функцій в організації, керівники реагують на чіткі показники успіхів чи невдач; рішення базуються на цінностях організації й оптимальному використанні ресурсів; організація відповідає перед зацікавленими сторонами за виконання своєї місії. Як тільки ці принципи починає використовувати та підтримувати керівництво, організація залишається пов'язаною з людьми та громадою, яких вона обслуговує.

Для забезпечення подальшого розвитку процесу стратегічного планування та переорієнтації місцевих професійно-технічних навчальних закладів на важливий місцевий освітній ресурс потрібно забезпечити кілька ключових факторів:

Групи стратегічного планування повинні розробити положення та посадові інструкції для постійного залучення й навчання нових членів.

Щорічно треба проводити збір, аналіз, синтез, тлумачення та фіксацію даних для SWOT-аналізу для того, щоб вищі інстанції могли переглянути мету, завдання, стандарти вимірювання та ефективність індикаторів досягнень у світлі нових внутрішніх і зовнішніх подій.

Постійна сильна підтримка з боку керівника організації для забезпечення довіри до процесу стратегічного планування.

Постійне зосередження на потребах внутрішніх і зовнішніх зацікавлених сторін.

Підтримка повної участі у процесі всіх працівників, включно з найвищими керівниками, упровадження системи визнання та винагороди за досягнення.

Визначення механізмів для рівномірного розподілу навантаження серед працівників.

Підкріплення бажання працівників і зовнішніх партнерів змінюватись.

Визначення реалістичних завдань, які можна успішно та швидко виконати, і що буде визнано та відмічено.

Планування засідань з одночасним забезпеченням уведення належної документації та підготовки звітів.

Розробка зрозумілих і дисциплінуючих механізмів перевірки.

Loading...

 
 

Цікаве