WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаПедагогіка, Сценарії виховних заходів → Аналіз стану та тенденції розвитку інформаційних технологій підтримки дія-льності органів державного управління - Реферат

Аналіз стану та тенденції розвитку інформаційних технологій підтримки дія-льності органів державного управління - Реферат

Західний документообіг та діловодство. Традиції західного документообігу також мають більш ніж сторічну історію. До початку ХХ сторіччя в Німеччині склалася система, в якій були відсутні централізовані засоби контролю. Особа, яка видавала доручення, і виконавець вели свої окремі журнали реєстрації. Деякі види документів взагалі не реєструвалися. Така система ведення діловодства живе і до нинішнього часу завдяки високій виконавчій дисципліні робітників. Сьогодні в умовах тотального розповсюдження ПК і комп'ютерних мереж визначилася тенденція поступової відмови від паперових носіїв інформації.

Системи цього напрямку орієнтовані на максимально повне використання електронних документів, що припускає зміну існуючих вітчизняних традицій, а найголовніше - подолання психологічних бар'єрів як користувачами, так і керівництвом організацій.

Традиції західного діловодства суттєво відмінні від російських і ґрунтуються на високій виконавчій дисципліні робітників.

До особливостей західної технології процесів діловодства можна віднести такі:

  • характер руху документів переважно горизонтальній, передбачає можливість попадання документа одразу до безпосереднього виконавця, минаючи керівництво;

  • відсутність централізованого ( в межах усієї організації) контролю;

  • реєстрація документів виконується безпосередньо виконавцем (поручитель та виконавець ведуть свої власні журнали), деякі види документів взагалі не реєструються; спеціалізовані підрозділи для ведення діловодства не створюються.

Програмні системи цього напрямку орієнтовані на максимально повне використання електронних документів і засобів колективної роботи користувачів; відсутні проміжні ланки, що в свою чергу наперед визначає зміну існуючих процесів діловодства в організації, їх оптимізацію, розробку нових технологій роботи з документами.

Головною особливістю західної технології є моделювання конкретних реальних процесів документообігу та настройка на ці моделі програмних систем.

Як правило, система поставляється не у вигляді автономного, відчуженого від розробника "коробочного" продукту, а як набір програмних засобів, з яких складається готове рішення. При адаптації системи до конкретних процесів організації на персональні комп'ютери робітників (рольове робоче місце) встановлюються необхідні функціональні компоненти, які дозволяють вирішувати визначене коло задач згідно з роллю кожного робітника в документообігу організації. Адміністратором системи формуються бізнес-функції, які визначають маршрути руху документів по організації, тобто по її підрозділах та робітниках.

Російський та вітчизняний документообіг та діловодство. За останні більш ніж 100 років в Росії склалася певна методика роботи з документами. В радянський час вона отримала подальший розвиток і була закріплена в державних стандартах, інструкціях і настановах по діловодству, що були успадковані і в пострадянський період. Аналогічний поточний стан документообігу та діловодства має місце і в Україні. Технологія діловодства припускає ведення реєстраційно-контрольних, звітних форм і журналів. Для забезпечення єдиного порядку обробки документів передбачається створення спеціалізованих служб: управлінь справами, секретаріатів, канцелярій. Основна проблема традиційної технології — централізоване відслідковування руху документів в реальному масштабі часу, оскільки вимагає як централізованого зведення оперативної інформації, так і ведення величезної кількості різноманітних журналів і картотек.

Таким чином, традиційна російська технологія процесів діловодства має такі особливості:

  • чітко визначений вертикальний характер руху документів (керівник – виконавець – керівник) у середині організації;

  • відслідковування всього комплексу робіт з документами в реєстраційних журналах або в машинописних картотеках, куди заносяться усі відомості про документ, їхнє переміщення, резолюції, контроль термінів виконання і т.п.;

  • ведення реєстраційно-контрольних і звітних форм та журналів;

  • технологія діловодства відображена в державних стандартах, інструкціях та настановах по діловодству.

Основна проблема традиційної технології полягає в централізованому відслідковуванні документів у реальному масштабі часу, оскільки потребує як отримання оперативної інформації, так і ведення великої кількості журналів і картотек. При цьому діловодство фактично відділене від роботи з самими документами: керівники та виконавці працюють безпосередньо з документами (або їх копіями), а персонал діловодства відслідковує їх дії за допомогою реєстраційних та контрольних карток.

Ще одна особливість полягає у відносно невеликій різноманітності процесів діловодства, їхнього високого ступіню стандартизації.

Програмні засоби, що реалізують російську технологію, орієнтовані в першу чергу на використання в державних установах і зберігають усі традиції і норми діловодства, прийняті в конкретній організації. Задача таких систем полягає в забезпеченні супроводження паперового документообігу, зниженні трудомісткості рутинних операцій по обробці документів. Проте такі системи здатні суттєво розширити межі традиційних процесів діловодства та документообігу за рахунок обробки документів з використанням комп'ютерних мереж. Системи цього напрямку є своєрідним "мостом" для поступового переходу від паперових до безпаперових документів.

Цей підхід найповніше реалізує система ДЕЛО.

Аналізуючи наведені вище дані, відзначимо що

  • представлення рішення на локальному ринку необхідно орієнтуватися на автоматизацію з урахуванням особливостей "національного" діловодства, проте при виході на світовий ринок це може стати суттєвим мінусом;

  • при роботі на локальному ринку локалізація (українізація) стратегічно важлива;

  • наявність підсистеми підтримки стану, стандартів ODMA і WfMF забезпечить адекватну технологічність рішень при взаємодії з іншими системами.

Висновки

У статті подано загальні завдання органів державного управління на етапі адміністративної реформи, наведені напрямки доцільного запровадження інформаційних технологій для підвищення ефективності управлінських рішень і рівня державного управління. Визначені основні характеристики інформаційних систем підтримки діяльності органів державного управління та сформульовані загальні функціональні вимоги.

Особлива увага приділена базовим процесам – діловодства та документообігу як документальному відбитку забезпечення управлінських процесів, що дало змогу визначити основні підходи до автоматизації цих процесів. Наведена класифікація функцій та перелік завдань, які необхідно враховувати при розробці та використанні системи автоматизації діловодства та документообігу. Сформульовані очікувані результати впровадження таких систем для обробки документів, контролю за виконавчою дисципліною, організації доступу до інформації. Стверджується, що системи автоматизації процесів діловодства і документообігу є базовими інформаційними системами для підтримки діяльності органів державної влади.

Проведено зіставлений аналіз програмних систем автоматизації процесів діловодства і документообігу, які домінують на сучасному ринку, виконана класифікація властивостей, архітектурних і технологічних рішень щодо забезпечення сховища документів, організації пошуку, діловодства, автоматизації ділових процесів, адміністрування та безпеки, визначено перелік необхідних вимог до сучасних систем такого класу.

Результати аналізу показують, що, хоча найбільші можливості для підтримки діяльності органів державного управління має система ДЕЛО з орієнтацією на конкретні типи документів вітчизняного діловодства, при її застосуванні виникнуть проблеми з розширенням типів документів та їх атрибутів. Враховуючи те, що придбання для установ державного управління кожної із проаналізованих систем, у т.ч. і системи ДЕЛО, пов'язане з вагомими витратами та подальшою адаптацією для конкретних потреб, можна вважати, що більш доцільно провести розробку власних систем автоматизації діловодства з урахуванням підходів і технологій найбільш конкурентоспроможних проаналізованих систем.

В Головному управлінні державної служби України розроблена вітчизняна система автоматизації діловодства, в розробці якої брав участь автор статті. Система призначена для підтримки електронного документообліку в Головдержслужбі та органах державного управління України, здійснює функції контролю виконання доручень користувачами, підтримує роботу з електронними копіями документів, формування звітів, а також загальне адміністрування роботи користувачів в системі. Система експлуатується з 1999 року і має позитивні відгуки серед службовців цієї установи.

Література

  1. Вісник Державної служби України. —2001—№1. —96с.

  2. http://www.compilancetechologies

  3. http://www.documentum.ru/

  4. http://www.hummingbird.com/products/dkm/index.html

  5. http://www.compaq.com/solutions/messaging/expeditor/index_expeditor.html

  6. http://www.eos.ru/products.html#1

  7. http://www.infinuovo.com/odma/

  8. http://www.wfmc.org

Loading...

 
 

Цікаве