WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаПедагогіка, Сценарії виховних заходів → Аналіз стану та тенденції розвитку інформаційних технологій підтримки дія-льності органів державного управління - Реферат

Аналіз стану та тенденції розвитку інформаційних технологій підтримки дія-льності органів державного управління - Реферат

Бібліотека. Функціональність Бібліотеки (або Архіву) зводиться до управління повністю паперовими документами (ще їх називають "оригінали"): їх каталогізація, фіксація видачі/повернення тощо. Саме наявність такої групи дозволяє здійснити поступовий перехід від паперового діловодства до електронного.
Висновки. Аналізуючи наведені вище відомості, належить відзначити, що потужна функціональність створення документів із шаблонів, гнучка система формування реєстраційних номерів, наявність версій документів та їхнє блокування стратегічно необхідні в сучасних системах обліку документів, електронного документообігу та автоматизації ділових процесів.

2.4. Автоматизація ділових процесів (workflow). У цій категорії виділяються такі функціональні групи:

  • опис ділових процесів;

  • виконання процесів і завдань.

Існує два основних види маршрутів:

  1. жорстко визначений – наступний крок маршруту, заздалегідь визначений в описі, не може мінятися;

  2. вільний – наступний етап визначається на основі не заздалегідь визначеної моделі, а за іншими критеріями, наприклад терміновості документу або рішення користувача, коли жорстка маршрутизація не може використовуватися.

Однак ці дві категорії не мають абсолютно чіткої межі. Наприклад, зазначена схема маршруту може мати велику кількість умовних розгалужень, які роблять цю схему дуже гнучкою. З іншого боку, у системах вільної маршрутизації так чи інакше постає питання про вибір критерію визначення наступного кроку, і тоді вводяться такі поняття, як "правила".

Суттєвий недолік вільної маршрутизації за відсутності жорсткої – чітка регламентація процесу. Питання полягає в тому, наскільки глибоко визначено маршрут, щоб врахувати можливі виключення. Проте часто виникає необхідність у явній зміні послідовності або виключеннi етапів для конкретного документу. Така можливість повинна передбачатися.

Всі розглянуті системи не дотримуються якоїсь єдиної технології опису процесів, хоча використовують східні поняття – процес, етап, підпроцес, умовне розгалуження тощо.

Опис ділових процесів. В системі Documentum підтримується графічний опис процесів, який складається із дій і пов'язаних з ними умовами, виконавцями та пакетами документів. Можливе як статичне призначення виконавців, так і динамічне при обробці процесу. Набір наперед визначених дій: переведення документа в новий стан, створення PDF-копії документа, відправка повідомлення. Окрім того, в системі реалізована послідовна, паралельна та послідовно-паралельна маршрутизація документів, тек та об'єктів. Задачі призначаються окремим співробітникам або їх групам, вони можуть бути делеговані (наприклад, менеджер уповноважений розподіляти та розсилати завдання своїм підлеглим). Складні ділові процеси доцільно зберігати для подальшого використання. Documentum 4i інтегрується з іншими програмами автоматизації ділових процесів.

DOCS Routing – це додатковий пакет, підтримує вільну маршрутизацію з вказанням можливості збереження маршрутів. Серед елементів, що підтримується пакетом, вказуються паралельні кроки та підмаршрути.

Work Expeditor 2000 має такі основні особливості: будь-яка одиниця, у тому ччислі. тека, може бути маршрутизована, в якості призначення можуть використовуватися не конкретні особи, а ролі.

Ultimus Workflow Suite містить вбудованиий дизайнер діаграм worlklow. Процес описується як послідовність кроків, з'єднаних маршрутом. Кожному кроку відповідати електронна форма, при заповненні якої виконується робота. Підтримуються умовні розгалуження та підпроцеси.

Система ДЕЛО не використовує систему автоматизації та опис процесів.

Виконання процесів та завдань. Усі розглянуті системи (крім ДЕЛО) підтримують не тільки опис процесів і робіт, але і їх виконання: проходження завдання за маршрутом (варіанти заданої та вільної маршрутизації), підтримка в якості етапів робіт автоматичних та вкладених маршрутів.

Documentum, DOCS Routing підтримують контроль часу виконання процесів, історію проходження. Ultimus виконує симуляцію виконання. Expeditor також підтримує контроль терміну, історію проходження процесу, повідомлення про нову роботу здійснюється через електронну пошту ( inbox).

Аналізуючи вищенаведені дані, відзначимо, що

  • опис ділових процесів у всіх системах виконується за допомогою графічного дизайнер, використовується поняття послідовних, паралельних, умовних етапів та підпроцесів;

  • наявність підтримки виконання процесів, контролю термінів виконання, аудиту та історія використання є також ключовими вимогами;

  • ринок автоматизації ділових процесів достатньо насичений якісними рішеннями.

2.5. Адміністрування та безпека. В цій категорії виділяються такі функціональні групи:

  • права, користувачі, ролі;

  • криптографія;

  • засоби забезпечення цілісності даних.

Права, користувачі, ролі. Майже в усіх наведених системах ці функціональні групи реалізовані. В Documentum використовується поняття користувачів, ролей (вони називаються "групами") та прав на функції. Додатково адміністрування здійснюється на основі даних про стан об'єкта. В продуктах DOCS та Work Expeditor також реалізуються ці поняття, причому і в процесах (діаграмах workflow). У Work Expeditor, як системі, тісно інтегрованої із засобами Microsoft, використовується права операційної системи та поштових механізмів. Система ДЕЛО використовує поняття "користувач" і "посадова особа", до речі, останнє не зовсім відповідає поняттю "роль", тому що вони незалежні; в системі існує обмеження прав в залежності від користувача.

Криптографія. В системі Documentum є згадування про електронний підпис, але нічого не сказано про спосіб його реалізації; також відсутнє згадування про криптографічний захист або шифруванні. Підтримується цифрове посвідчення особи виконавця.

В Ultimus підпис документу (форми) здійснюється паролем.

Work Expeditor використовує цифровий підпис.

Засоби забезпечення цілісності даних.До цих засобів відносяться аудит (протоколювання усіх дій) та резервне копіювання.

Documentum надає засоби аудиту всіх дій. Work Expeditor — засоби як аудиту дій користувача, так і функції резервного копіювання/відновлення, ДЕЛО — повний аудит дій користувача, але не надає засобів резервного копіювання/відновлення.

Аналізуючи наведену вище інформацію, відмітимо, що

  • система адміністрування, яка базується на користувачах, ролях та правах, є обов'язковим компонентом;

  • надання засобів шифрування, електронного підпису, аудиту користувача та засобів відновлення сховища є бажаним компонентом, який дозволить дати значну конкурентну перевагу.

2.6. Додаткові особливості. В цій категорії виділяються такі функціональні групи:

  • підтримка станів;

  • сумісність зі стандартами;

  • рівень готовості системи;

  • орієнтація сучасних систем автоматизації діловодства та документообігу на вітчизняний ринок.

Підтримка станів.У системі Documentum підтримується стан, дії при переходах, адміністрування залежно від станів. Підтримка поняття "подія" не з'ясована.

В інших системах ця функція явно не визначена.

Сумісність зі стандартами. Основним для подібного класу систем є стандарт ODMA, який визначає високорівневий інтерфейс між застосуваннями і системами керування документами (DMS -Document Management System). Стандарт розроблено з метою вирішення таких завдань:

  • забезпечення прозорості використання DMS користувачами desktop-застосувань;

  • полегшення виробникам desktop-застосувань інтеграції з DMS і виробникам DMS інтеграції з desktop-застосуваннями;

  • спрощення процесу встановлення систем.

Цей стандарт дозволяє, наприклад, відкривати і зберігати документи не у файловій системі, а в DMS.

Серед розглянутих продуктів підтримка стандарту ODMA здійснюється в системах Documentum 4i, PowerDocs.

В системах автоматизації ділових процесів Work Expeditor та Ultimus стандарт не підтримується. Це пов'язано з тим, що ці продукти являють собою системи, які не орієнтовані на документи.

Для систем автоматизації ділових процесів розроблено стандарт WfMF – Workflow Management Facility. В ньому визначається інтерфейс взаємодії різних систем цього класу. Стандарт підтримали такі компанії, як Oracle, IBM та інші.

Рівень готовості системи. Documentum являє собою потужну систему, його налагодження на конкретну технологію діловодства або бізнес-процесів може вимагати певних зусиль. Work Expeditor, PowerDocs та Ultimus можуть використовуватися безпосередньо в будь-якій технології. Система ДЕЛО надає достатньо широкий набір готових до використання типів документів.

Орієнтація сучасних систем автоматизації діловодства та документообігу на вітчизняний ринок.На практиці і в теорії діловодства склалися, в основному, дві технології документообігу, які умовно можна назвати "західний" та "російський". На теперішній час обидві технології використовуються в Україні, оскільки стан її розвитку можна охарактеризувати як стан країни з перехідною економікою.

Loading...

 
 

Цікаве