WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаПедагогіка, Сценарії виховних заходів → Аналіз стану та тенденції розвитку інформаційних технологій підтримки дія-льності органів державного управління - Реферат

Аналіз стану та тенденції розвитку інформаційних технологій підтримки дія-льності органів державного управління - Реферат

2.1. Сховище документів. В цій категорії виділяються такі групи функцій:

  • організація зберігання документів;

  • введення документів у сховище;

  • організація пошуку;

  • доступ через web.

Створення документів не наводиться в цій категорії, тому що тісно пов'язане з категорією документообігу.

Організація зберігання документів.Підхід до організації сховища різний у розглянутих продуктах.

Система Documentum дозволяє вводити окреме поняття сховища як достатньо незалежну одиницю архітектури (DocBase). Дані в будь-якому форматі можуть зберігатися у базі DocBase разом з їхніми властивостями. Уся інформація, що має відношення до цих даних, також зберігається у DocBase (анотації, попередні версії, споріднені дані та бізнес-правила).

У системі DOCS Open прямо не виділяється сховище даних, проте відомо, що воно організується на реляційній базі даних SQL. У стандартній поставці використовується MS SQL Server, підтримується Oracle 8(i) та Sybase Adaptive Server.

Система Work Expeditor побудована на підходах Мicrosoft до організації workflow і характеризується тим, що вся бізнес-інформація зберігається у централізованому репозитарії, який базується на MS SQL Server. SQL містить усю структуровану інформацію. Неструктурована інформація, така, як форми і документи, зберігається у захищеній теці документів системи Windоws NT. В репозитарії може зберігати будь-який елемент за допомогою теки Exchange.

Система ДЕЛО є клієнт-серверним рішенням з настроєними типами даних "Вхідні", "Вихідні" та інші. Зберігання документів організовано в СКБД Oracle, MS SQL. Організація корпоративного сховища реалізується без достатньої масштабованості та можливості розширення.

Введення документів у сховище.Для розгляду цього питання зазначимо низку пов'язаних з ним проблем, що.

Проблема джерел:

  • електронні;

  • неелектронні.

Проблема цільових форматів:

  • зберігання образу документа;

  • зберігання даних документа.

Проблема потоковості (масовості):

  • одиничне (нерегулярне) введення;

  • масове введення.

Якщо в якості неелектронних джерел використовуються фізичні носії то це, переважно, папір. У цьому випадку для перетворення інформації з фізичного носія в електронний образ потрібен допоміжний засіб (наприклад, сканування). Додаткова ручна обробка тексту, який необхідно розпізнати, може вимагати великої кількості ресурсів при значному обсязі потоку введених документів. Цікавим практичнім рішенням може бути "грубе" розпізнавання тексту без його ручної правки — такий "сирий" текст використовується для індексування документа.

Розглянемо питання введення в сховище документів, що реалізовано у вищезгаданих системах.

Documentum: дуже потужна система введення документів у сховище, яку реалізує підсистема (субпродукт) DocInput. Використовуються власні засоби розпізнавання тексту. Підтримується потужна конвертація форматів документів.

Система ДЕЛО дозволяє прикріпляти до реєстраційної картки один або декілька файлів, які містять електронну копію документа. Ці файли можуть бути попередньо створені за допомогою будь-яких програмних додатків Windows, таких, як программа для зчитування інформації з використанням сканера та перетворення в текстову інформацію (Fine Reader 3.0 та ін.), редакторі електронних таблиць (MS Excel і та ін.), графічні редактори, програми запису і відтворення звуку і/або відеоряду. Після прикріплення файлу до картки система забезпечує його зберігання у своїй базі даних. Таким чином, особливих пропозицій з цього питання система ДЕЛО не пропонує.

В інших розглянутих системах розширених даних не знайдено, що, безумовно, є їхнім слабким місцем.

2.2. Організація пошуку.Визначаються дві основні категорії пошуку:

  • атрибутивний — на основі деяких атрибутів документу (реєстраційної картки);

  • повнотекстовий — на основі вмісту документу або за вказаними ключовими словами: повнотекстовий пошук виконується на основі індексування вмісту документу.

Індексування звичайно поділяється на

  • контекстно-незалежне, яке не залежить від природної мови з причини бінарної або словарної індексації;

  • контекстно-залежне, яке дозволяє оптимізувати індексацію та пошук з урахуванням специфіки морфології та семантики природної мови.

Особливим видом повнотекстового пошуку є пошук нетекстових документів, наприклад креслень, сканованих образів і т.і. Ця проблема зводиться до того, що такі документи або не мають текстових даних, або просто невідомі процедурі індексації вмісту. Рішення полягає в ручному створенні набору ключових слів, за яким цей документ можна буде знайти.

Всі розглянуті системи надають атрибутивний пошук і більшість – повнотекстовий.

Просте, але дуже важливе поняття "швидкий пошук" використовується в Work Expeditor: доступ до 50 документів, які використовувалися останніми. Статистика свідчить, що приблизно в 50% випадках необхідний документ знаходиться саме в такому списку.

В системі Documentum використовуються обидва типи пошуку. Реалізована додаткова функціональність: зберігання запиту та результатів вибірки.

Docs Open підтримує обидва типа пошуку: пошук по фразах та нечіткий пошук. Також використовується збереження фільтрів для подальшої роботи.

Work Expeditor 2000 використовує атрибутивний та повнотекстовий пошук на основі Indexing Service і MS SQL Server.

Ultimus надає тільки пошук даних у діаграмах, тому що не вводить взагалі поняття документів.

ДЕЛО здійснює пошук реєстраційних карток документів за їх реєстраційними номерами, за будь-якими реквізитами їх опису та резолюціями до документа.

Доступ через web. Можливість віддаленого доступу до сховища (віддалених або мобільних користувачів) може відігравати важливу роль для забезпечення роботи в розподіленому середовищі.

В системі Documentum дуже розвинуті можливості роботі черезwebз використанням окремого компоненту. Work Expeditor майже повністю побудований на web-інтерфейсі. Ultimus Workflow останнім часом орієнтований на web, хоча електронні форми, виконувані як окремі компоненти Active X, не є ефективним рішенням для Інтернету. ДЕЛО пропонує функції пошуку та доступу до документів через web. Продукт Сyber DOCS повністю призначений для роботи з продуктом DOCS через web інтерфейс.

Висновки. Аналізуючи наведені вище дані, належить відзначити, що

  • достатньо автономне сховище документів має окрему вагу як продукт, призначений для ефективної організації процесів зберігання та пошуку документів; воно розглядається як альтернатива розподіленій файловій системі з використанням сховища у якості централізованого, структурованого рішення з потужними функціями пошуку;

  • використання файлової системи для зберігання документів потребує додаткових зусиль для підтримки цілісності такого сховища;

  • web-інтерфейс (у тому числі доступ до функцій пошуку) є поширеною властивістю сучасних систем обліку документів, електронного документообігу та автоматизації ділових процесів.

2.3. Діловодство. В цій категорії виділяються такі групи функцій:

  • створення документів;

  • реєстрація;

  • колективна робота;

  • бібліотека.

Створення документів. В цій групі функцій головна увага приділяється способу створення. Окрім того, зрозуміло, що створений документ необхідно покласти у сховище.

Наявність шаблонів як документів особливого вигляду та їх використання при створенні інших документів є дуже важливим моментом. В деяких системах шаблони документів окремо не виділяються, хоча можуть бути використані при створенні нового документа. В PowerDocs будь-який документ може зберігатися для подальшого використання як шаблону. Cистема Documentum пропонує створення документів на основі шаблонів, які знаходяться у сховищі. Ultimus та WorkExpeditor не підтримують особливої роботи с документами, крім приєднання їх до форм або тек. Система ДЕЛО пропонує функцію "Шаблони", але вона здебільшого обмежена шаблонами Office.

Реєстрація. При виконанні цієї процедури важливе значення має спосіб формування реєстраційного номера. Хоч він і має загальні принципи, але може дуже залежати як від категорії документів, так і від місця їх реєстрації (картотеки, відділу). Використання шаблонів з номерами, що генеруються автоматично, частково вирішує цю проблему, однак реалізація однієї універсальної функції з універсальним набором форматних рядків не може покрити весь спектр можливих вимог до цього процесу.

Системи Documentum і PowerDOCS особливо не виділяють ці функції. Загальний рівень систем передбачає наявність такого рішення, але рівень "готовності до використання" для конкретних типів документів може відрізнятися. Система ДЕЛО для генерації реєстраційних номерів в картотеці використовує настроювані шаблони в якості елементів можуть реквізити документу. В WorkExpeditor і Ultimus Workflow Suite це питання не висвітлюється взагалі, тому що системи не орієнтовані на підтримку формального діловодства.

Накладання резолюцій. Можливість накладання інструкцій і коментарів до будь-яких документів критично важлива в діловодстві.

Колективна робота з документами. Головний фактор, який враховується при колективній роботі, – узгодженість змін. Ця вимога вирішується шляхом ведення версій документа та блокування при роботі з документом (ще зазначається як "виписка").

У багатьох системах підтримуються версії документів та історія. Це забезпечується функціями, які одержують ідентифікатор документа і, якщо не зазначено додатково версію, повертають (використовують) останню версію документу. Реалізуються можливості створення підверсій від будь-якої версії в системах Docs Open, Documentum. Система Documentum підтримує версії не тільки вмісту документа, але і його атрибутів. В система ДЕЛО не реалізовані версії документів та їх блокування. Work Expeditor включає версії документів, є функція автоматичного створення нової версії після редагування документу. Всистемі Ultimus, яка використовує електронні форми в якості носія інформації, не підтримуються версії та блокування.


 
 

Цікаве

Загрузка...