WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаПедагогіка, Сценарії виховних заходів → Аналіз стану та тенденції розвитку інформаційних технологій підтримки дія-льності органів державного управління - Реферат

Аналіз стану та тенденції розвитку інформаційних технологій підтримки дія-льності органів державного управління - Реферат

Усі ці функції формалізовані і закріплені відповідними державними і галузевими стандартами і нормативними матеріалами, що створює основу їхньої автоматизації з використанням інформаційних комп'ютерних технологій обробки документів.

Якщо в організації не налагоджена чітка робота з документами, то, як результат, погіршується і саме управління, оскільки воно залежить від якості та вірогідності, оперативності прийому-передачі інформації, правильної постановки довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, збереження і використання документів. Прийнято виділяти три основні завдання, розв'язувані в діловодстві:

  • документування;

  • організація роботи з документами;

  • систематизація архіву документів.

Ці завдання в першу чергу визначають функціональність інформаційних систем обліку документів, електронного документообігу та автоматизації ділових процесів.

Створення і впровадження таких інформаційних систем сприяє досягненню цілей, що наведені у наступних головних напрямках.

Обробка документівзабезпечує:

  • підвищення оперативності і якості роботи з документами, упорядкування документообігу, контроль виконання;

  • умови для переходу від традиційного паперового документообігу до електронної безпаперової технології;

  • підвищення частки інтелектуальної продуктивної праці по змістовній роботі з документами та зниження трудовитрат на рутинні операції; підвищення якості документів, які створюються в організації; зниження рівня дублювання роботи з введення інформації про документ на різних ділянках роботи з ним.

Контроль за виконавчою дисципліною забезпечує:

  • автоматизований контроль маршрутів проходження документів у підрозділах організації з моменту їхнього створення або одержання до відправлення або оформлення в справу, своєчасне інформування співробітників і керівництво про документи, які надійшли і створені з виключенням втрат документів;

  • автоматизований випереджаючий контроль за своєчасним виконанням документів, доручень вищих органів державної влади і управління, а також керівництва організації;

  • оперативне одержання інформації про стан виконання і місце знаходження будь-якого документа та скорочення термінів проходження та виконання документів.

Організація доступу до інформації забезпечує:

  • централізоване збереження текстів документів, підготовлених в електронній формі та їхніх графічних образів, усіх супутніх матеріалів (реєстраційних карток документів, резолюцій, супровідних документів);

  • можливість організації логічного зв'язування документів, що відносяться до одного питання, оперативного пошуку (добірки) документів по тематичному набору реквізитів.

Впровадження інформаційних технологій створює апаратно-програмну основу для єдиної системи автоматизації діловодства і документообігу, яка охоплює всі підрозділи організації державного управління для досягнення таких цілей:

  • створення єдиного порядку індивідуальної і спільної роботи з документами в підрозділах організації, об'єднання потоків електронних документів між підрозділами організації;

  • використання загальної для всіх організацій системи індексації (нумерації) документів, загальних довідників-класифікаторів (таких, як перелік організацій, номенклатура справ), єдиної форми реєстраційно-контрольної картки (РКК) документів і т.п.;

  • уніфікація управлінської документації та скорочення кількості форм і видів однакових документів.

2. Аналіз програмних систем автоматизації діловодства і документообігу

На теперішній час інформаційні системи автоматизації діловодства і документообігу досить широко використовуються в зарубіжній та вітчизняній практиці. Спектр сучасних систем автоматизації діловодства і документообігу досить різноманітний щодо їх функціональності та технологічного рівня.

Дамо характеристику і результати порівняльного аналізу систем, наведених у таблиці програмних продуктів, які на даний час є лідерами ринку систем автоматизації діловодства і документообігу.

Таблиця

Назва програмного продукту, URL

Виробник

Documentum 4ihttp://www.documentum.ru/

Documentum

Ultimus Workflow Suite

Http://www.compilancetechologies

Ultimus Software

DOCS Open, Power DOCS, DOCS Routing http://www.hummingbird.com/products/dkm/index.html

Hummingbird

Work Expeditor 2000 http://www.compaq.com/solutions/messaging/expeditor/index_expeditor.html

Compaq

ДЕЛО

Http://www.eos.ru/products.html#1

Электронные Офисные

Системы

Система Documentum являє собою досить потужну платформу для розробки застосувань документообігу і автоматизації ділових процесів. Об'єктна ідеологія, наявність засобів розширення та масштабованість, широкий функціональний склад визначають якість цієї системи. Але попри свої переваги врна має один недолік: це більше платформа, ніж готове рішення для виконання.

Ultimus Workflow Suite забезпечує автоматизацію ділових процесів, але не має поняття про документ, його життєвий цикл, сховища і т.п. Відсутні засоби розширення (розробки). Система являє собою часткове рішення по регламентуванню порядку робіт. Використані технології: МTS, COM, web-технологія. Архітектура: клієнт-сервер з web-клієнтом і її ідеологія обробки концентрується навколо об'єкту "процес". Структурам документів приділяється недостатня увага, вони розглядаються тільки як порція інформації, що передається з місця на місце.

DOCS Open, Power DOCS, DOCS Routing достатньо широко розповсюджена система (за деякими оцінками 20-30% ринку систем документообігу). Додаткові функції (типі сполучених документів, інші типи обробки) виконуються створенням окремих підключуваних модулів, а не засобами самої системи. Реалізовано варіанти клієнт-серверної архітектури (DOCS Open) та трирівневої архітектури (Power DOCS). Ця система є документоцентрична, оскільки ідеологія обробки концентрується навколо об'єкту "документ". Крім того, система підтримує маршрутизацію документів.

Work Expeditor забезпечує автоматизацію ділових процесів і засоби групової роботи з документами, тобто ця система також документоцентрична. Використовує Microsoft Exchаnge в якості внутрішньої комунікаційної інфраструктури, Microsoft SQL Server для управління бізнес-даними, Microsoft Outlook або Web-броузер як загальний інтерфейс користувача. Окрім того, застосовуються засоби (Digital Dashboard) для представлення Web–інтерфейсу.

ДЕЛО - це система російської фірми "Электронные Офисные Системы". Головною перевагою цієї системи є її орієнтація на конкретні типи документів, застосовані у російському діловодстві, практично може розглядатися як повністю підготовлена до використання, власне, і в Україні. При цьому така перевага породжує свої недоліки: слабка можливість розширення типів документів ї їх атрибутів. Ця система є документоцентрична система і дає клієнт-серверне рішення.

Для узагальнення наведених характеристик систем, виділимо ознаки та властивості сучасних систем обліку документів, електронного документообігу та автоматизації ділових процесів:

  • тип документообігу, який підтримується (західний, вітчизняний);

  • готове рішення чи платформа для створення конкретних систем;

  • функціональний склад;

  • процесоцентричність або документоцентричність;

  • підтримка групової роботи;

  • засоби розширення та масшабованість;

  • архітектура;

  • використані технології;

  • реалізація додаткових модулів засобами системи або модулів, що підключаються окремо;

  • вид інтерфейсу користувача.

Функції наведених програмних продуктів згрупуємо в такі основні категорії:

  • сховище документів;

  • документообіг;

  • автоматизація ділових процесів (workflow);

  • адміністрування і безпека.

Loading...

 
 

Цікаве