WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаПедагогіка, Сценарії виховних заходів → Аналіз стану та тенденції розвитку інформаційних технологій підтримки дія-льності органів державного управління - Реферат

Аналіз стану та тенденції розвитку інформаційних технологій підтримки дія-льності органів державного управління - Реферат

Реферат на тему:

Аналіз стану та тенденції розвитку інформаційних технологій підтримки діяльності органів державного управління

Вступ

Головне завдання діяльності органів державної влади полягає в ефективній реалізації функцій і задач державного управління у нових економічних і ринкових умовах. Якщо загальними напрямками функціонування органів державної влади є управлінські, законотворчі, організаційно-розпорядчі, консультативно-дорадчі, то питання автоматизації доцільно вирішувати стосовно управлінської та організаційно-розпорядчої діяльності. У зазначених напрямках діяльності запроваджуються інформаційні технології, які забезпечують підвищення рівня та ефективності прийняття управлінських рішень, використання необхідних ресурсів для сприяння проведенню адміністративної реформи в Україні.

Сучасна парадигма державного управління спрямована на втілення нової організаційної культури, орієнтованої на підвищення гнучкості управління, його готовності до змін, впровадження ринкових методів, визнання таких пріоритетів, як клієнт–споживач управлінських послуг з наближенням управління до нього, підтримка підприємницької діяльності з метою підвищення життєвого рівня населення та ін.

Досвід адміністративних реформ у провідних країнах Заходу засвідчує, що в управлінні суспільством застосовуються підходи ділового менеджменту для вирішення ключових управлінських задач і оцінки їх якості з точки зору досягнення кінцевого результату. Цей підхід базується на трьох складових (три "E"): результативність (Effectiveness), ефективність (Efficiency) та економічність (Economy). Але вимір результатів діяльності через дійові показники управління ніколи неможливо здійснити бездоганно, оскільки відсутні методики оцінки таких чинників, як прибуток у приватному секторі економіки. Разом з тим технології ділового менеджменту, як делегування повноважень внутрішнім підрозділам для прийняття управлінських рішень, застосування командної роботи, матричні методи управління, що зараз використовуються в практиці державного управління, дозволяють провести певний вимір отриманих результатів.

У зв'язку з тим, що завдання державного управління багатокритеріальні і тісно пов'язані із системним аналізом даних і процесом підготовки та прийняття управлінських рішень за допомогою сучасних комп'ютерів, то впровадження інформаційних технологій, зокрема мережі Інтернет як засобів підтримки діяльності органів державної влади, визначає новий стиль управління в країні замість традиційного, сприяє втіленню у житті прогресивних ідей парадигми державного управління.

Метою даної статті є розгляд основних процесів управління – діловодства та документообігу як базових процесів державного управління, аналіз інформаційних систем, які використовуються в інших країнах, для підтримки діяльності органів державної влади з метою визначення переліку вимог до розробки сучасних програмних систем підтримки діяльності органів держаного управління в Україні.

ISBN 966-02-1244-5

Проблеми пршграммирования, 2001, №3-4

1. Характеристика інформаційних систем підтримки діяльності органівдержавного управління

Проблему створення і використання інформаційних систем потрібно вирішувати у більшості сучасних підприємств і організацій, незалежно від того, якого роду діяльністю вони займаються. Термін "інформаційна система" відноситься до класу програмних продуктів, що полегшують або "автоматизують" основні процеси діяльності (управлінської, виробничої, наукової і т.і.). Система називається "інформаційною", якщо вона здійснює інформаційну підтримку діяльності, а відповідна програма називається "системою", якщо вона послідовно чи паралельно виконує більше однієї функції цієї інформаційної підтримки.

Для характеристики інформаційних систем підтримки діяльності органів державного управління розглянемо основні процеси, що її супроводжують та істотно впливають на оперативність і якість керування:

  • аналіз, підготовка й ухвалення рішень;

  • виконання рішень;

  • облік і контроль прийнятих рішень.

Основним об'єктом, який, з одного боку, визначає діяльність органів державного управління, а з іншого — відображаює і фіксуює результати цієї діяльності, є документ. Організація роботи з документами — важлива частина процесів керування і прийняття управлінських рішень. Тому інформаційні технології підтримки діяльності органів державного управління повинні надавати ефективні і гнучкі засоби роботи з цим об'єктом на всіх етапах його життєдіяльності. Інформаційні системи підтримки діяльності органів державного управління, які базуються на понятті документу, умовно поділяються на наступні:

  • обліку документів, електронного документообігу та автоматизації ділових процесів (workflow);

  • моніторингу документів;

  • системи аналізу документів.

Базовим етапом забезпечення функціонування зазначених систем є одержання інформації та її обробка в процесах діловодства та документообігу.

Діловодство і документообіг. Термін "workflow" найбільш близький українському терміну "документообіг", тобто відповідає процесам діяльності щодо передачі документів, інформації та розподілення задач між учасниками органів управління ( або підприємства) для досягнення цілей стосовно їх обробки. Технологія workflow складається з ряду процесів, які називаються бізнес-процесами, за їх допомогою забезпечується відділення логіки ділової операції від прикладної специфіки, що дає змогу групувати зміни у процедурних правилах процесів. Електронне представлення документу як образу є джерелом для його передачі різним учасникам процесу, які можуть передати документу форму, необхідну для аналізу, корегування, розрахунків тощо.

Ідентифікація учасників процесу документообігу проводиться, наприклад, за допомогою e-mail, де реєструються різні атрибути учасників процесу (ім'я, місто тощо) та документів (призначення, час прийому і .т.п.).

Незважаючи на різноманітність, усі системи workflow забезпечують підтримку трьох загальних функцій:

  • часу побудови (визначення) бізнес-процесів;

  • часу виконання бізнес-процесів;

  • часу аналізу бізнес-процесів.

Функція визначення процесу містить всю необхідну інформацію для управління документообігом з контролем її течії. Інформація – це початкові та кінцеві умови виконання робіт, види діяльності учасників і правила їхньої взаємодії та ін. Це формулювання базується на моделі органів управління, що містить інформаційну структуру та призначення ролей в діяльності цих органів. Формальна модель органів управління складається з маршруту та шаблонів типових документів.

Маршрут – це направлений граф, вершинами якого є різні учасники процесу, а ребра — переходи документів від одного учасника графа до іншого. Кожен документ має життєвий цикл від його введення, генерації вхідного та вихідного номерів до здачі в архів. Маршрутизація визначає шлях документа між учасниками процесу, які знайомляться і обробляють документи, що надійшли від органів управління. Процес маршрутизації передбачає визначення набору дій, виконуваних перед / після подання документа у відповідну вершину графа. Під типовістю документів розуміється сукупність загальних атрибутів, таких, як зміст, адреса, вихідний номер документа, та ін.

Функція виконання процесу складається з окремих кроків і слугує зв'язком між процесом як моделлю та процесом, що виконується фактично при взаємодії з ним учасників. Розподіл робіт та інформації між учасниками процесу є особливістю програмного забезпечення workflow під час виконання процесу і потребує використання різних механізмів комунікації ( електронна пошта, повідомлення тощо).

Процеси діловодства та документообігу розглядаються також як документальний відбиток і забезпечення управлінських процесів. У цьому контексті діловодство і документообіг будемо розглядати як "документальне забезпечення управління" (ДЗУ), тобто як систему вторинних процесів, що забезпечують і відбивають процеси управління.

Особливістю діловодства і документообігу в органах державної влади і управління як системи ДЗУ є стовідсотковий відбиток управлінських процесів у документальній формі. При цьому процеси діловодства і документообігу набувають самодостатнього характеру і вимагають власної системи управління. Така система створюється у вигляді підрозділів державної організації управління справами, секретаріатів, канцелярій, архівів і аналогічних за функціями підрозділів.

ДЗУ охоплює такі основні завдання стосовно інформаційних систем:

  • документування (створення документів, які підтримують і реєструють);

  • управлінську діяльність, тобто підготовки документів, їх оформлення;

  • узгодження і виготовлення;

  • організацію документообігу (забезпечення руху, пошуку, збереження і використання документів);

  • систематизацію архівного збереження документів (визначення правил збереження створюваної в організації інформації, її пошук і використання для підтримки прийняття управлінських рішень і ділових процедур).

Діловодство являє собою комплекс заходів щодо документального забезпечення управління організації. Традиційна організація роботи служб діловодства (таких, як управління справами, секретаріат, канцелярія, сектор листів і звернень громадян, інших підрозділів) була спрямована на упорядкування роботи з документами і передбачала виконання насфункцій:

  • реєстрація всіх документів, що надходять в організацію, із наступним направленням на розгляд кореспонденції керівництву й у підрозділи;

  • реєстрація, облік, видання, розсилання і повернення, організаційне і документальне забезпечення діяльності організації;

  • організація єдиного порядку роботи з документами в підрозділах;

  • організація індивідуальної і спільної змістовної підготовки документів у підрозділах; обмін документами усередині і між структурними підрозділами організації;

  • створення уніфікованих технологічних процедур проходження і обробки документів у підрозділах організації;

  • використання уніфікованих форм представлення й обробки документів;

  • збереження і використання вихідних і внутрішніх документів, проектів документів;

  • реєстрація руху документів, включаючи направлення, резолюції, звіти про виконання, узгодження (візування) документів; списання документів у справу і добування зі справ; забезпечення збереження, обліку і використання документів;

  • обмін інформацією між працівниками одного або декількох структурних підрозділів; здійснення контролю за своєчасним виконанням доручень вищих органів державної влади, доручень і вказівок керівництва організації, листів і звернень громадян, звернень установ, організацій;

  • перевірка правильності та своєчасності виконання документів;

  • створення належних умов для документального і організаційно-технічного забезпечення роботи керівництва організації;

  • своєчасне забезпечення повною, точною, достовірною інформацією про стан підготовки, виконання документів і доручень;

  • проведення інформаційно-довідкової й аналітичної роботи з питань документального забезпечення керування;

  • одержання звітів, у тому числі статистичних, на підставі інформації про документи і стан їхнього виконання.

Loading...

 
 

Цікаве