WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA -

... , , ,

̳ . → Інформаційні технології як інструмент ефективності діяльності органів місцевого самоврядування -

Інформаційні технології як інструмент ефективності діяльності органів місцевого самоврядування -

У реальному житті виконкому це виглядає так: кожен комп'ютер установи під'єднаний до системи, і кожен працівник зобов'язаний щоденно перевіряти, які документи, вказівки та доручення надійшли на його адресу, вчасно працювати з ними і звітувати про виконання.

Введенню передувала велика підготовча робота. Усі працівники виконкому вчилися, здавали заліки на знання системи, демонстрували свої вміння. Навчання продовжується і досі, хоч з квітня 2008 року електронна система документообігу запрацювала офіційно. Щомісяця працівники виконкому займаються зі спеціалістами, щоб підвищити рівень своєї роботи в системі.

Ефективність системи електронного документообігу відчутна. Кілька місяців роботи показали, що час обробки документів скоротився, кількість звернень розглядається більша, раніше направляється для виконання. Контроль за якістю й своєчасністю виконання став значно ефективнішим і не займає багато часу. Адже комп'ютер фіксує день і час з точністю до секунди, коли виконавець одержав документ, коли почав з ним працювати, коли підготував відповідь і надіслав її. Зараз чітко видно, скільки документів працівниками розглянуто вчасно, скільки з порушенням терміну, на які документи продовжено термін розгляду. Уже не скажеш, що цього листа чи розпорядження не бачив, забув з ним попрацювати.

Система надає зручний механізм здійснення контролю за виконанням документів. Контролер може контролювати виконання як документу в цілому, так і його окремих пунктів або завдань, що підлягають виконанню. При цьому підсистема інформування вчасно інформує виконавців та контролерів про наближення строків виконання або їх порушення.

Завдяки програмі "ДОК ПРОФ 2.0" значно зменшилась кількість вчасно не виконаних документів, а саме скоротилася до 1,5 % від загальної кількості.

Програма дозволяє встановлювати фільтри й відбирати документи за будь-якими параметрами, що нас цікавлять, а саме за прізвищем відповідального виконавця, за датою реєстрації, за підпис антом, коротким змістом та іншими показниками. Це дає можливість звітувати про хід виконання документів.

Нещодавно було введено в систему електронного документообігу контроль за виконанням розпоряджень міського голови. На черзі введення в систему рішень виконавчого комітету та сесій Української міської ради та виконавчого комітету, причому не тільки цьогорічних, але й тих, що приймалися раніше. Досить часто городяни звертаються з проханням видати копію рішення чи розпорядження, прийнятого і 2, і 5, і 10 років тому. Отже не доведеться переглядати стоси папок, вилучати з них документи для ксерокопіювання. Все існуватиме в електронному вигляді і може бути відтвореним досить швидко.

Часто буває, що городяни звертаються ще до закінчення терміну, даного для відповіді на звернення з метою прискорення чи доповнення документації. У будь-який момент, увійшовши у систему, можна простежити, хто з працівників виконкому опрацьовує його, що вже зроблено, які документи чи додаткові дані потрібні. Такий стан виконання може контролюватися міським головою та його заступниками.

У багатьох країнах світу, деяких містах України запроваджується система прозорих дверей. Всі кабінети працівників виконавчих служб робляться прозорими, щоб городяни бачили, як ретельно працюють чиновники на кошти, які йдуть від сплати податків. До такої прозорості працівникам важко звикнути, але на це йдуть, щоб підвищити ефективність роботи різних муніципальних служб. Працівники виконкому Української міської ради звикають до прозорості у роботі з документами. І це теж нелегко, адже під контролем знаходиться кожен і постійно.

Впровадження електронної системи документообігу дає відчутну економію коштів, які раніше витрачалися на роздрукування, ксерокопіювання, закупівлю необхідної для цього техніки.

Повна інформація про ефективність роботи електронної системи документообігу складеться через відчутний проміжок часу, але вже сьогодні помітні зміни в роботі з документацією, зі зверненнями громадян. Найвиразніше видно, що час опрацювання паперів скорочується, контроль за виконанням рішень, за обробкою документів стає ефективнішим.

Виконком міської ради впровадження системи почав з себе, але це лише перший етап. До цієї системи планується долучити всі установи, організації, підприємства міста. За лічені секунди після відправлення і лікарня, і школи, і комунальні підприємства зможуть розглядати рішення сесій та виконкому, розпорядження міського голови, запити і відповіді, листи і звернення. А це вже і економія паперу, і пального для автомобілів, і часу всіх залучених до процесу.

Необхідно також зауважити, що упровадження систем електронного документообігу варто здійснювати поступово, починаючи з найбільш важливої ланки: опису, автоматизація якого дозволить швидко одержати позитивний ефект. У процесі впровадження електронного документообігу необхідно забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності установи. Дуже важливу роль грає реальна підтримка проекту впровадження керівництвом (так називаний "фактор першої особи"). При відсутності такої підтримки, у кращому випадку, система буде впроваджена лише в окремих підрозділах.

Проблему "опору змінам" можна вирішити шляхом поступового і планомірного впровадження елементів електронного документообігу, починаючи з найпростішого (наприклад, навчання співробітників роботі з електронною поштою й intranet - мережею, організації електронного архіву та ін.) і проведення необхідної роз'яснювальної роботи. Також у ході впровадження електронного документообігу обов'язково варто організувати тренінги та консультації для співробітників підприємства.

Отже, системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.

  • <<
  • 1 2 3
  • >>
Loading...

 
 

ֳ


...