WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA -

... , , ,

̳ . → Інформаційні технології як інструмент ефективності діяльності органів місцевого самоврядування -

Інформаційні технології як інструмент ефективності діяльності органів місцевого самоврядування -

Впроваджена система "ДОК ПРОФ 2.0" призначена для автоматизації процесів загального діловодства, діловодства звернень громадян, контролю виконання доручень керівництва, поточної роботи з документами в структурних підрозділах організації, обробки й погодження проектів документів, ведення електронного архіву. Система має гнучкі засоби налаштування, які дозволяють реалізувати автоматизований процес діловодства та електронний документообіг у масштабах будь-якої корпорації, підприємства або установи із складною організаційною структурою та територіально віддаленими підрозділами.

Система забезпечує автоматизацію наступних основних функцій:

• реєстрація документів;

• рух документів;

• управління завданнями;

• контроль за виконанням документів;

• відправка кореспонденції;

• обробка звернень громадян;

• підготовка проектів документів;

• обробка документів із складною структурою;

• ведення електронного архіву документів;

• моніторинг Системи та підготовка статистичних звітів;

• обмін документами із зовнішніми системами документообігу;

• робота з документами через web-доступ;

• потокове сканування документів.

Також система дозволяє зареєструвати документ будь-якого типу (лист, наказ, протокол, доручення та ін.), створити необхідні картотеки (вхідних, вихідних та ін.), налаштувати відповідні електронні форми реєстраційних карток та правила формування реєстраційних індексів документів.

У процесі реєстрації створюється реєстраційно-контрольна картка документа (РКК), яка містить усі реєстраційні реквізити. Реєстраційний індекс документу Система генерує автоматично на базі встановленого правила.

Після заповнення полів РКК документу на першу сторінку документу наноситься штрих-код. Разом із штрих-кодом на документі ставляться літеро-цифрові дані, які у звичній для користувача формі відображають інформацію про реєстраційні реквізити документу.

Відсканований образ документу автоматично додається до його РКК. Крім електронного образу документу до його РКК можна додати будь-які необхідні файли (додатки).

Основним механізмом руху документів є резолюція керівника, що визначає, кому та у який строк необхідно виконати певні дії над документом.

Усі користувачі автоматично одержують документи на виконання відповідно до резолюції керівника.

Користувачі можуть працювати лише з електронними образами документів або з електронними документами, але при цьому може зберігатися паралельний рух паперових документів. Факт прийняття документу користувачем на виконання фіксується за допомогою технології штрих-кодової ідентифікації документів.

Перед працівниками виконкому поставлені задачі, які за допомогою даної програми успішно, протягом року, втілюються у життя. А саме:

• забезпечення оперативного потрапляння документів до керівників, а також надання їм необхідної інформації для ухвалення рішень;

• забезпечення ухвалення рішень відповідальними співробітниками за рахунок спрощення і прискорення процедур доступу до документів;

• значне підвищення виконавчої дисципліни співробітників за рахунок своєчасного повідомлення про доручення керівництва і організації надійного контролю їх виконання;

• прискорення внутрішнього документообігу за рахунок використання новітніх комп'ютерних технологій;

• поступове зменшення частини паперового документообігу;

• значне зменшення частини рутинних операцій;

• виключення випадків втрати оригіналів документів;

• виявлення "вузьких" місць в роботі для прийняття відповідних організаційних заходів;

• підвищення загального рівня організаційної культури, вирішення проблеми координації роботи співробітників;

• значне скорочення витрат часу на пошук необхідних документів;

• надання інструментів для аналітичної і статистичної оцінки ефективності обробки документів в організації, первинний аналіз даних і регулярна перевірка стану діловодства, формування регламентних звітів;

• підвищення оперативності технологічних процесів обробки документів, зменшення впливу людського чинника під час обробки даних за рахунок вживання штрих-кодової ідентифікації документів;

• забезпечення цілісності і конфіденційності інформації;

• реєстрація звернень громадян, створення і заповнення відповідних реєстраційних контрольних карток, опису документів і збору резолюцій, надання звітів про виконання доручень;

• обробка документів з моменту їх вступу або створення до відправлення або передачі в архів;

• управління потоками робіт, здійснення контролю виконання доручень і документів, забезпечення колективної роботи співробітників над документами;

• автоматизація роботи фахівців організації відповідно до прийнятого регламенту обробки документів, пошуку і вибірки необхідної інформації, розсилки документів для подальшої обробки;

• контроль за виконанням доручень і документів на основі оперативного представлення (відображення) поточного стану процесів діловодства, відхилень від планових термінів, призначення нових термінів завершення робіт;

• створення і ведення електронного архіву документів, забезпечення надійного зберігання всіх версій документів і інших інформаційних об'єктів, максимально зручна систематизація сховища документів відповідно до нормативів організації.

Розпорядженням міського голови призначені відповідальні посадовці у виконкомі за виконання наступних функцій системи:

  • реєстрація документів;

  • рух документів;

  • сканування структурованих документів;

  • контроль виконань доручень керівництва;

  • обробка звернення громадян;

  • підготовка проектів документів;

  • відправлення кореспонденції;

  • обробка складних за структурою документів;

  • моніторинг обробки документів;

  • опублікування документів на Web-Порталі;

  • ведення електронного архіву документів;

  • моніторинг системи й підготовка статистичних звітів;

  • обмін документами із зовнішніми системами документообігу;

  • захист інформації й керування правами користувачів;

  • адміністрування.

Практична реалізація програми полягає у наступному:

  • усі інформаційні об'єкти (документи, резолюції, нормативно-довідкові дані, структура організації і т.д.) зберігаються в єдиній базі даних;

  • доступ користувачів до даних здійснюється через єдиний центральний сервер Системи;

  • організація роботи Системи здійснюється в рамках локальної обчислювальної мережі (ЛВС) одного офісу (установи) або закритої віртуальної мережі з високою пропускною здатністю;

  • за допомогою клієнтського додатка здійснюється тісна інтеграція з периферійним устаткуванням (нанесення штрих-коду, потокове сканування і т.д.) і популярними офісними пакетами (MS Offie, Openoffice);

  • механізм завдань і сценаріїв дозволяє створювати уніфіковані маршрути обробки документів для різних видів документів.

Необхідно виділити наступні можливості програми:

  • зберігання даних на одному сервері забезпечує користувачам доступ до актуальних і повних даних у будь-який момент часу;

  • наявність однієї критично важливої точки – сервера СУБД – дозволяє оптимізувати керування й підтримку продуктивності й працездатності Системи; можлива установка одного або декількох серверів резервного копіювання даних, що дозволяють підвищити надійність Системи й забезпечити повне й коректне відновлення даних у випадку виникнення позаштатних ситуацій;

  • відновлення версій клієнтського додатка на всіх робочих станціях мережі здійснюється за допомогою тих же механізмів, що й доступ до даних – при кожному сеансі запуску клієнтський додаток перевіряє номер своєї версії з версією, що зберігається в базі даних, і у випадку розбіжності на клієнтський комп'ютер вивантажується остання актуальна версія;

  • при наявності одного сервера БД значно знижені витрати на підтримку, адміністрування й обслуговування як Системи в цілому, так і її компонентів;

  • забезпечується висока швидкість доступу до даних, що особливе важливо при побудові й перегляді звітів, що обробляють більші масиви інформації;

  • ведення уніфікованої нормативно-довідкової інформації забезпечує логічну цілісність і несуперечність збережених даних про документи;

  • реєстрація вхідного, вихідного або внутрішнього документа виконується в Системі один раз, так що документ або його розділи відразу ж після реєстрації стають доступними у всіх підрозділах, і тим самим виключається необхідність повторної реєстрації документа;

  • механізм завдань і сценаріїв дозволяє створювати й відображати в зручній графічній виставі складні маршрути обробки документів (з можливістю паралельної обробки, фіксацією проміжних результатів, умовами вибору подальшого шляху руху, резолюціями керівників і т.д.), що значно заощаджує час фахівців і підвищує якість обробки вхідної, вихідної і внутрішньої кореспонденції.

  • <<
  • 1 2 3
  • >>
Loading...

 
 

ֳ


...