WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA -

... , , ,

̳ . → Інформаційні технології як інструмент ефективності діяльності органів місцевого самоврядування -

Інформаційні технології як інструмент ефективності діяльності органів місцевого самоврядування -

Інформаційні технології як інструмент ефективності діяльності органів місцевого самоврядування

Головне завдання діяльності органів місцевого самоврядування полягає в ефективній реалізації функцій і задач у нових економічних і ринкових умовах. Слід запроваджувати нові інформаційні технології, які забезпечуватимуть підвищення рівня та ефективності прийняття управлінських рішень, використання необхідних ресурсів для сприяння проведенню адміністративної реформи в Україні.

Сучасна парадигма державного управління спрямована на втілення нової організаційної культури, орієнтованої на підвищення гнучкості управління, його готовності до змін, впровадження ринкових методів, визнання таких пріоритетів, як клієнт–споживач управлінських послуг з наближенням управління до нього, підтримка підприємницької діяльності з метою підвищення життєвого рівня населення та ін.

Реалізація стратегії інформатизації міста потребує розвитку на належному рівні матеріально-технічної бази, тобто забезпечення парком сучасної електронно-обчислювальної техніки відповідної потужності.

На жаль, управлінські структури, передусім органи місцевого самоврядування, недостатньо забезпечуються сучасною технікою високого класу.

Сьогодні кожна муніципальна структура сама розв'язує питання матеріально-технічної бази, виходячи зі своїх фінансових можливостей, потреб та наявних спеціалістів.

Слід зазначити, що впровадження концепції інформатизації міста є неможливою без сучасних комп'ютерних технологій у діловодстві. Адже загальновідомо, що діяльність будь-якого підприємства чи організації, функціонування органів управління усіх, без винятку, ієрархічних рівнів пов'язані з процесом створення, редагування, тиражування, розсилання та архівування документів, тобто з надзвичайно трудомістким процесом. Безумовно, здійснення документообігу за допомогою комп'ютерних технологій є ефективнішим порівняно з паперовим обігом документів.

Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних. Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Зі збільшенням обсягів документації зростає необхідність її оперативної обробки, відправлення за призначенням й зручному зберіганню. Уже зараз обсяг корпоративної електронної текстової інформації подвоюється кожні три роки. Звичайно, повністю позбутися від паперових документів не вдасться ніколи, але превалювати в найближчі десять років, по оцінках більшості експертів, все-таки будуть електронні аналоги.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до запровадження в нашій організації електронного документообігу.

Переваги:

Підвищення продуктивності праці персоналу .

Економія робочого часу спостерігається на всіх етапах діяльності співробітників за рахунок використання інтелектуальних технологій роботи з документами. Автоматична генерація номера, постановка поточної дати, використання довідників і словників дозволяє зменшити час реєстрації й уникнути помилок, пов'язаних із заповненням реквізитів документів;

Зниження вартості документа за рахунок зменшення витрат на персонал, устаткування та інше.

При масовому переході на електронний документообіг ціна одного документа додатково знижується за рахунок скорочення витрат на випуск документів, прискорення їхньої обробки, зменшення обсягів зберігання;

Забезпечення інформаційної безпеки досягається розмежуванням прав і захистом від несанкціонованого доступу, а також захистом від збоїв і можливістю відновлення даних. У базі даних до кожного документу приписується користувач або група користувачів, які мають на нього або повний, або частковий доступ. Часом користувач, якому не наданий доступ до документа, навіть не здогадується про саме його існування;

Можливість колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому діловодстві) всіма користувачами, що мають до них доступ;

Значне прискорення пошуку й вибірки документів.

Засобами системи здійснюється миттєвий пошук документів, разом з усіма вкладеннями й зв'язуваннями, і доручень по їхньому змісті й будь-якій комбінації реквізитів, із завданням списку або діапазону значень, логічних умов. Можливе формування індивідуальних маршрутів проходження документів;

– Можливість одержання необхідного документа в будь-який час, навіть поза офісом.

СЕД забезпечує зберігання документів будь-яких форматів. Наявність вилученого доступу до системи з комп'ютера, підключеного до мережі Інтернет й архівне зберігання документів дозволяє організувати єдиний інформаційний простір установи. Тому користувачі системи одержують максимально повну інформацію із всім запитуваним даним;

Поліпшення контролю виконання документів.

Автоматизація документообігу підприємства дозволяє підвищити виконавську дисципліну, що здійснюється за рахунок поліпшення контролю виконання доручень по документах. Ефективна система повідомлень і нагадувань заздалегідь попереджає всіх посадових осіб про наближення строків виконання розпоряджень. За допомогою формування зведених звітів і журналів легко скласти повну картину роботи, як окремих співробітників, так і підприємства в цілому;

Головне, чого в підсумку вдається досягти в результаті впровадження системи електронного документообігу – це підвищення оперативності і якості прийняття управлінських рішень за рахунок більше адекватного відбиття реальної ситуації в управлінській моделі.

Донедавна процес електронного документообігу гальмувався відсутністю законодавчого урегулювання поняття електронного підпису. Сьогодні цю юридичну перешкоду знято. Зазначимо, що організація електронного документообігу управлінських структур, зокрема органів самоврядування у містах є дуже складною справою, потребує не тільки досить значних коштів, а що головне – щирого бажання тих, хто її впроваджує, досягти позитивного результату, а також глибокого розуміння необхідності прийняття такого управлінського рішення більшістю працівників.

В пошуках нових підходів у підвищенні ефективності роботи з документами, виконком Української міської ради з квітня 2008 року запровадив електронну систему документообігу, яка значно спростила і прискорила роботу з документацією. Адже саме робота з документами, листами і зверненнями громадян займає найбільшу частину часу у роботі посадовців виконкому.

  • <<
  • 1 2 3
  • >>
Loading...

 
 

ֳ


...