WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаМенеджмент → Основи організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології - Реферат

Основи організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології - Реферат

після закриття та остаточного оформлення передаються до бухгалтерії, де використовуються для контролю за правильністю "бездокументального" введення фактичної інформації до ПЕОМ користувачем.
Облік відвантаження готової продукції покупцям за договорами. Передумовою збирання цієї інформації є попередня підготовка форм первинних відвантажувальних документів - рахунків-платіжних вимог, накладних, платіжних вимог тощо (масив бібліотеки описаних форм документів) і масиву договірних поставок готової продукції покупцям. Крім того, на складі готової продукції встановлюється ПЕОМ для використання її як АРМ завідувача складу готової продукції.
На першому етапі завідувач складу на ПЕОМ формує форму-заготовку первинного документа про відвантаження готової продукції покупцям за договорами. На підставі довідки про підготовку готової продукції до відвантаження покупцю чи іншого документа завідувач складу, використовуючи багаторівневе меню, здійснює послідовний пошук щойно викладеним методом повного найменування покупця, а також повний перелік договірних відвантажувань йому готової продукції (масив договірних поставок). Потім з масиву бібліотеки описаних форм документів на екран ПЕОМ викликається відповідна форма первинного документа на відвантаження готової продукції покупцям, наприклад, накладна. В цю форму автоматично й записується (з масиву договірних поставок готової продукції) повне найменування покупця, а також перелік готової продукції, одиниця вимірювання й ціна. Крім того, за допомогою клавіатури до цієї форми вводяться інші ознаки (номер документа, його дата, якщо вони не заносяться в цей документ програмно й т. ін.). Таким чином підготовлюється на екрані ПЕОМ заготовка накладної на відвантажування готової продукції покупцям за договором.
На другому етапі користувач за допомогою клавіатури вписує (у форму, що на екрані) до відповідних рядків у графу "фактична кількість" показники кількості підготовленої до відвантаження готової продукції. Рядки, не заповнені зазначеним показником, з форми автоматично стираються методом редагування. Потім програмно визначаються суми за кожним рядком (найменуванням готової продукції) перемноженням кількості на ціну; підсумкова сума за всю готову продукцію, інші суми (націнки, скидки тощо), загальна сума, сума податку на додану вартість, загальна сума по документу в цілому.
На третьому етапі принтером друкується первинний документ (накладна) в необхідній кількості примірників. Створені документи відповідно оформляються і передаються за призначенням.
На четвертому етапі формується (за даними накладної) платіжний документ, наприклад, платіжна вимога, також у необхідній кількості примірників, який після відповідного оформлення передається за допомогою ПЕОМ через фінансово-розрахункову електронну комп'ютерну мережу або кур'єрським способом до установи банку для оплати покупцем відвантаженої готової продукції.
Сформована в такий спосіб вірогідна і документально оформлена фактична інформація фіксується в пам'яті ПЕОМ, що є на складі, тобто - в оперативний масив відвантаженої готової продукції покупцям, який використовується для: оперативного управління (контроль за виконанням договорів на відвантаження продукції), господарського обліку готової продукції та розрахунків з покупцями на АРМ відповідного бухгалтера, для відбиття відвантаженої кількості відповідної продукції покупцям в електронній картці обліку готової продукції на складі тощо.
2.Облік розрахункових операцій між постачальниками й покупцями через банківські установи.
Розглянемо технологію (в скороченому викладі) безготівкового розрахунку (електронний розрахунок) між зазначеними об'єктами при без паперовій технології, наприклад, за відвантажену готову продукцію, оформлену відповідним платіжним документом (платіжною вимогою) через банківську установу (порядок формування цих документів розглянуто раніше).
Заповнена форма платіжної вимоги підприємства-постачальника, виведена на екран ПЕОМ, передається через фінансово-розрахункову електронну мережу до банку, що обслуговує цього постачальника. Право вести діалог з банком, тобто передавати таку інформацію, надається довіреному фахівцеві й оформлюється наказом по підприємству, який погоджується з банком (аналогічно оформленню права підписання розрахункових документів через банк). Платіжна вимога, яка надійшла до екрана ПЕОМ банку, приймається до виконання, про що підприємству-постачальнику може сповіщатися у формі стандартної відповіді (хто й коли прийняв - години і дата, інші встановлені дані). Потім ця екранна платіжна вимога аналогічним способом передається до банку, що обслуговує підприємство-покупця, яке, в свою чергу, так само передає її на екран ПЕОМ підприємства-покупця. Підтвердження купівлі і згода (акцепт) на оплату підприємство-покупець надсилає в зворотному порядку до свого банку, а цей банк іншому банку й підприємству-постачальнику. Згідно з цим здійснюються й безготівкові операції.
Отже, розрахунки виконуються банком у реальному часі завдяки електронній пошті. Обмін інформацією в цьому разі здійснюється за такою схемою: постачальник - банку, що його обслуговує, і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк постачальника - банку покупця і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк покупця - покупцеві і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; згода покупця на оплату - передача цієї згоди банку тазворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк покупця - банку постачальника про переказ коштів і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк постачальника - постачальникові про зарахування йому грошей і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації. В окремих випадках зворотне підтвердження може не здійснюватися.
Усі операції на пунктах приймання - передачі інформації протоколюються на ЕОМ автоматично, а дані прийнятих документів також автоматично обробляються за розробленою (на даному об'єкті) методикою.
Розглянута методика організації електронних розрахунків при безпаперовій технології на прикладі безготівкових обліково-розрахункових операцій за готову продукцію, як на підприємствах-партнерах, так і в банках, які їх обслуговують з використанням сучасної обчислювальної, інформаційної техніки і каналів зв'язку, дає змогу досягти значного зиску від її застосування. До того ж, значно прискорюються обліково-розрахункові операції між підприємствами-партнерами, підвищуються точність і вірогідність даних. Водночас при такій технології первинний облік усіх операцій, що виконуються в зазначених об'єктах управління, а також бухгалтерські операції за цим видом розрахунків здійснюються автоматично, за заздалегідь розробленими алгоритмами.
Збирання інформації про об'єкти управління зовнішнього середовища. Збирання комерційної чи іншої інформації про об'єкти зовнішнього середовища (фірми тощо) здійснює служба маркетингу за визначеною технологією, використовуючи централізовану ПЕОМ (сервер) для зв'язків з зовнішнім середовищем.
Одержана в такий спосіб комерційна чи інша інформація формується у відповідні масиви, ідентифікується як елемент того чи іншого об'єкта управління, а тоді вже використовується для інформування всіх керівників і фахівців, відповідно до регламентуючої інформації.
В інших випадках, коли інформація записана в довідниках, проспектах, каталогах, газетах, журналах та на інших паперових носіях, необхідні дані переносять до ПЕОМ за допомогою сканера чи клавіатури. Необхідну інформацію можна перенести до ПЕОМ також і з дискети.
Безпаперова інформаційна технологія принесе також значний зиск, коли її використовувати при передаванні звітних даних об'єкта управління до вищої за субординацією, територіальної та інших установ; при формуванні заявок на потребу в робочій силі через державні служби (центри) зайнятості тощо.
Тож описані деякі автоматизовані способи збирання фактичної інформації, що базуються на використанні сучасних ПЕОМ і інформаційної техніки, каналів зв'язку і мереж, та безпаперової інформаційної технології, дають змогу значно спростити й автоматизувати облікові, розрахункові та інші операції, знизити трудомісткість їх виконання, значно піднести оперативне забезпечення менеджерів усіх рівнів об'єктивно необхідною інформацією, яка потрібна для вироблення, прийняття рішень та контролю за їх виконанням, а також підняти культуру й ефективність управління в цілому. При цьому, в усіх зазначених процесах використовується спільна фактична інформація, яка збирається в ритмі виробництва автоматизовано з єдиних джерел.
Loading...

 
 

Цікаве