WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаМенеджмент → Основи організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології - Реферат

Основи організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології - Реферат


Реферат на тему:
Основи організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології
План
1.Облік заготовлення матеріальних цінностей.
2. Облік розрахункових операцій між постачальниками й покупцями через банківські установи.
1.Облік заготовлення матеріальних цінностей.
Передумовою автоматизованого збирання цієї інформації є попередня підготовка відповідних доповнень до форм (що є в масиві бібліотеки) прибуткових документів - створення додаткової зони, а також формування форм документограм про заготівлю матеріальних цінностей, невідфактуровані поставки, матеріали в дорозі, розрахунки з постачальниками, виконання договорів на поставки та інші (масив бібліотеки описаних форм документів). Крім того, використовуються раніше створені масиви назв міст, постачальників та договірних поставок, а ПЕОМ використовується як АРМ бухгалтера з обліку матеріальних цінностей.
Формування вихідних документів здійснюється в чотири етапи.
На першому етапі користувач-бухгалтер за даними платіжного документа (наприклад, платіжної вимоги), що надійшов від установи банку, а також використовуючи багаторівневе меню здійснює послідовний пошук найменування постачальника у відповідних масивах (як і під час приймання матеріалів на складі). Знайдене ім'я постачальника використовується для автоматизованого пошуку відповідного прибуткового ордера, яким оформлено надходження на склад матеріальних цінностей від даного постачальника, в оперативному масиві прибуткових документів (невідфактуровані поставки). Знайдений відповідний прибутковий документ виводиться на екран. Коли в зазначеному масиві цього документа не виявлено, то на основі даних платіжного документа формується оперативний масив матеріалів у дорозі. Порядок його формування такий, як і оперативного масиву прибуткових документів.
На другому етапі бухгалтер звіряє показники платіжного документа з аналогічними (кількісними) показниками форми прибуткового документа, що є на екрані. Збіг даних бухгалтер підтверджує вводом з клавіатури в додаткову зону прибуткового документа таких показників: код виду сплачення, номер платіжного документа, його дата, загальна сума по документу, в тому числі сума за матеріали (у цінах постачальника), сума податку на додану вартість, інші суми (націнка, знижка, за тару тощо), а також свій персональний код.
На третьому етапі формується масив "парних" документів, тобто таких прибуткових документів, у яких заповнена додаткова зона потрібними показниками, взятими з платіжних документів. Такі "парні" документи бувають двох видів: оплачені та не оплачені документи (відрізняються кодом виду сплачення). Зазначені прибуткові документи вилучають з оперативного масиву прибуткових документів (невідфактурованих поставок), і на їх основі формується масив "парних" документів. Прибуткові документи, що залишились у масиві після вилучення "парних" документів, характеризують (на кінець місяця) як невідфактуровані поставки.
На четвертому етапі здійснюється формування й видавання результатної інформації на екран ПЕОМ або на паперовий носій (документограму):
дані про заготівлю матеріальних цінностей формуються на основі масиву "парних" документів. Вони характеризують ім'я постачальника, номер платіжного документа і його дату, а також загальну суму за документом постачальника, у тому числі суму за матеріальні цінності у цінах постачальника, суми податку на додану вартість, націнки, знижки, за тару та інші суми. Крім того, тут є сума за матеріальні цінності по документу у цінах підприємства, а також автоматично визначається різниця в сумах за матеріальні цінності в цінах постачальника й підприємства. В кінці документа є загальні підсумки зазначених сум і відповідні кореспонденції рахунків;
дані про невідфактуровані поставки формуються в кінці місяця на основі прибуткових документів, що залишилися в оперативному масиві прибуткових документів після вилучення "парних". Вони характеризують ім'я постачальника, номер прибуткового документа і його дату, назви матеріальних цінностей (коди і найменування), одиницю вимірювання, ціну, кількість, суму, а також загальну суму по документу. Крім того, зазначається загальний підсумок суми і відповідна кореспонденція рахунків. Ці дані в наступному місяці будуть використані при формуванні "парних" документів;
дані про матеріали в дорозі формуються в кінці місяця на основі аналогічної назви оперативного масиву. Вони характеризують ім'я постачальника, номер платіжного документа і його дату, назви матеріальних цінностей, одиницю вимірювання, ціну, кількість, суму, а також підсумкову суму за матеріальні цінності, суми податку на додану вартість, націнки, знижки, за тару тощо, загальну суму по документу в цілому. Крім того, є загальні під-сумки зазначених сум і відповідні кореспонденції рахунків. Ці дані в наступному місяці використовуються при формуванні "парних" документів;
дані про розрахунки з постачальниками за матеріальні цінності формуються на основі масиву "парних" документів. Перша їх частина характеризує проведені фактичні розрахунки з постачальниками (відбір даних здійснюється за кодом виду оплати); друга їх частина характеризує неоплачені документи. Частини одинакові за формою, в яку включаються: код виду оплати, ім'я постачальника, номер платіжного документа і його дата, сума по документу. Крім того, є загальна сума й відповідна кореспонденція рахунків. Дані другої частини використовуються в наступному місяці як вхідні сальдо при розрахунках з постачальниками матеріальних цінностей.
Облік лімітного видавання матеріальних цінностей зі складу цехам. Передумовою автоматизованого збирання цієї інформації є підготовка форми лімітно-забірних документів (масив бібліотеки описаних форм документів) і оперативного масиву планової потреби матеріальних цінностей для цехів. Цей масив формується при оперативно-виробничому плануванні, коли розраховуються показники матеріалів, купованих комплектуючих елементів тощо, які необхідні для виконання місячних (квартальних, тижневих) виробничих програм цехами, комплексними бригадами й т. ін. Крім того, на складі, який видає матеріальні цінності, і в цехах (коморах), які одержують ці цінності, встановлюються ПЕОМ для використання їх як АРМ завідувача складу і комірників.
На першому етапі відбувається формування заготовки багаторядкового лімітно-забірного документа, який використовується як підстава для наступного видавання матеріальних цінностей зі складу цеху. Надруковані принтером у двох примірниках, заготовки передаються відповідно до складу й цеху (до комплексної бригади тощо), де вони використовуються за призначенням. Сформована заготовка фіксується в масиві оперативних документів-заготовок.
На другому етапі, коли проведене фактичне видавання матеріальних цінностей зі складу до комори цеху в межах установленого ліміту, користувач - завідувач складу - у відповідних рядках і графах паперової форми заготовки цього документапроставляє вручну фактичні показники про видані матеріальні цінності, а підтверджує ці дані своїм підписом комірник (мастер цеху), який одержав ці цінності.
На третьому етапі користувач викликає на екран ПЕОМ з оперативного масиву документів-заготовок відповідну частину форми цього документа (потрібну назву матеріалу) і вписує за допомогою клавіатури в рядок і графу цього матеріалу зазначені щойно (в паперовій формі) фактичні дані (кількість). Величина ліміту, що залишається, визначається автоматично й записується у графі залишку. Про такі введення даних до ПЕОМ у паперовому документі робиться відповідна відмітка.
Контроль за правильністю введеної інформації виконує сам користувач. Зафіксована на екрані інформація формується в оперативний масив виданих матеріальних цінностей зі складу в цехи (комори). Потім ця інформація обробляється за відповідними алгоритмами з метою одержання сум витрат за матеріали (множенням кількості на ціну), передається каналами зв'язку на ПЕОМ інших користувачів (відповідно до регламентації), де використовується: для аналізу і вироблення та прийняття управлінських рішень при оперативному управлінні виробництвом та запасами матеріальних цінностей на складі і в коморах; при спостеріганні за забезпеченістю цехів; у господарському обліку тощо. Крім того, показники виданих зі складу матеріальних цінностей одночасно записуються в підзвіт комірникові цеху (окремий масив у ПЕОМ комірника), а також фіксуються в електронній картці обліку матеріальних цінностей на складі.
Документи на паперових носіях, як первинні документи,
Loading...

 
 

Цікаве