WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаМенеджмент → Основи організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології - Реферат

Основи організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології - Реферат


Реферат на тему:
Основи організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології
План
1. Методи автоматизації процесів збирання інформації
2.Облік надходження матеріальних цінностей на склад.
1. Методи автоматизації процесів
збирання інформації
Оперативність і якість управлінських рішень, що приймаються менеджерами різних рівнів, істотно залежать від своєчасного забезпечення процесу конкретного управління об'єктивно необхідною і вірогідною інформацією, яка характеризує процеси та явища, що відбуваються на тому чи тому об'єкті управління.
Від рівня об'єкта управління, поставленої мети і т. ін. залежать методи й засоби збирання первинної інформації. На об'єкті управління вищого рівня (коли йдеться, наприклад, про управління галуззю виробництва) використовується зведена інформація, що надходить від об'єктів управління нижчого рівня (наприклад, від об'єднань або підприємств). На рівні управління комплексною бригадою чи ділянкою використовується первинна інформація, яка збирається в ритмі виробництва і характеризує виробничі операції. Часом її зводять на цьому самому рівні у повному складі ознак. При цьому ритм виробництва встановлюється в кожному конкретному випадку, для конкретного процесу, об'єкта інформації, а також виду інформації.
Технологія в системі автоматизованого збирання й обробки інформації, як уже зазначалося, починається з одноразового вимірювання первинної інформації, що характеризує переважно типові й масові (багато разів повторювані) процеси та явища, які відбуваються у виробничо-господарській та іншій діяльності об'єкта управління та його складових ланках. Ця інформація фіксується в ПЕОМ і негайно обробляється за розробленими алгоритмами, а потім використовується менеджерами і фахівцями для виконання їхніх посадових функцій. Для централізованої обробки і зведення по об'єкту управління в цілому зазначену інформацію збирають каналами зв'язку на централізовані ПЕОМ (сервер).
Ефективність системи автоматизованого збирання й обробки інформації насамперед залежить від застосовуваних методів і засобів з вимірювання, фіксування й передавання інформації на обробку, а також від своєчасної обробки її і передавання користувачам різних рівнів. Практика свідчить, що традиційні методи збирання інформації не забезпечують оперативності та якості управління через те, що надто багато часу і завелика частка ручної праці витрачаються на таке збирання. Наприклад, поширений варіант формування фактичної інформації у вигляді первинного документа, який заповнюється вручну, а потім обробляється за допомогою ЕОМ, має ряд відомих недоліків. Зібрана таким чином (із великим запізненням) інформація після її обробки може бути використана лише для бухгалтерського обліку та складання зведеної звітності. Що ж до інформації, потрібної для оперативного управління виробництвом, то її збирають іншими (паралельно з зазначеними) способами, що ґрунтуються, як правило, не на документованій основі, й через це вона менш вірогідна.
Описана ситуація пояснюється тим, що затримка первинної інформації до її обробки на ЕОМ трапляється тому що, як показує аналіз цих процесів, доводиться дуже довго документально (юридично) оформляти первинні документи, на яких ґрунтується бухгалтерський облік, а також надто недосконалі способи передавання цих документів на обробку.
Аби первинна (один раз зібрана) інформація, що характеризує фактичні процеси та явища, які відбуваються на об'єктах управління, після обробки її на ПЕОМ використовувалася управлінським персоналом не лише для обліку, аналізу та складання установленої звітності, а й для вироблення відповідних конкретних рішень у різних режимах (оперативному, поточному тощо), потрібно організувати в ритмі виробництва автоматизоване збирання первинної інформації для її наступної автоматичної обробки на ПЕОМ у такому самому режимі: рівню обробки інформації має відповідати такий же рівень збирання цієї інформації. В іншому разі буде неефективно використовувати ПЕОМ.
Автоматизоване збирання єдиної первинної інформації в ритмі виробництва може бути здійснене, наприклад, за допомогою персональних ЕОМ, використовуваних як АРМ на основі так званого бездокументного методу з наступним підтвердженням переданої на обробку інформації первинними документами чи такими, що їх замінюють (наприклад, щоденні нагромаджувальні відомості). Технологія формування й оформлення в ритмі виробництва первинних показників, що характеризують масові процеси чи явища, впроваджуватиметься автоматизовано завдяки попередньому створенню бібліотеки описаних форм первинних і вихідних (результатних) документів, що видаються на екран або на паперовий носій, а також масивів з умовно-постійною (довідковою, нормативною, плановою, договірною і т. ін.), а іноді й розрахунковою інформацією.
Відомі два основні способи організації технології автоматизованого збирання масової (за типовими формами) єдиної первинної інформації в ритмі виробництва:
з попереднім автоматичним формуванням документа-заготовки (форма документа, заповнена умовно-постійною інформацією) на екрані ПЕОМ та друкуванням цього документа-заготовки на паперовому носії (фактична інформація вноситься до нього і на екран додатково);
з наступним друкуванням первинного документа (або такого, що його замінює) на паперовому носії, форма якого спочатку
автоматично формується і повністю заповнюється умовно-постійною, а потім і фактичною інформацією на екрані ПЕОМ.
Перший спосіб характеризується тим, що спочатку з бібліотеки описаних форм на екран ПЕОМ видається форма первинного документа, в яку автоматизовано з бази даних вписується відповідно умовно-постійна чи розрахункова інформація. Заповнена таким чином форма перетворюється на документ-заготовку. Ця заготовка за допомогою принтера друкується на папері в потрібній кількості примірників, які передаються далі за призначенням. У міру того як здійснюється виробничо-господарська чи інша операція, фактична інформація про цю операцію проставляється від руки на папері у відповідну графу цієї форми. Водночас цю інформацію також записують (за допомогою клавіатури) у відповідну графу цієї форми, що є на екрані ПЕОМ. Водночас вся сформована таким чином інформація первинного документа, включаючи конкретний запис, автоматично вводиться до пам'яті ПЕОМ і стає надбанням (завдяки каналам зв'язку) відповідних користувачів. Процес триває до повного заповнення форми первинного документа фактичною інформацією.
Отже, первинний документ, складений у цей спосіб, створюється, так би мовити, в два кроки: спершу готується документ-заготовка на папері, а потім остаточно складається первинний документ. Таким способом складається багаторядковий лімітний (лімітно-забірний) документ-заготовка для видачі зі складу матеріальних цінностей до цехової комори, маршрутно-технологічна документація
Loading...

 
 

Цікаве