WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаМенеджмент → Організація системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу в організаціях і установах - Реферат

Організація системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу в організаціях і установах - Реферат

інформації (графа 10) заповнюється програмно за даними графи 12 електронного журналу.
Фрагменти (відповідні рядки цієї таблиці, які стосуються того чи іншого виконавця) цієї таблиці формуються на ПЕОМ виконавця в міру необхідності й зберігаються до установленого терміну (наприклад, квартал або рік).
Джереломінформації для цієї зони таблиці, як уже зазначалося, є електронний журнал реєстрації вхідних документів і листів, які надходять до установи (табл. 2). Журнал заповнюється реєстратором, наприклад, завідувачем канцелярії на ПЕОМ-реєстраторі (тобто на ПЕОМ, яка призначена для реєстрації пошти, що надходить до установи), або іншою посадовою особою (оператором абощо).
Таблиця 2
Електронний журнал реєстрації вхідних документів
і листів, які надходять до установи на _______ рік
Порядковий
(вхідний) номер Дата реєстрації Від кого надійшов Тип документа Дата документа Номер документа Кількість аркушів Короткий зміст
(ключові слова) Хто виконує Директивний
строк виконання Дата одержання
документа виконавцем Дата підготовки
варіантів відповіді Відповідь Дата передачі до архіву
дата вихідний
номер
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Структура цього журналу включає п'ять зон:
перша зона характеризує документ, який надійшов до установи (графи 1-8);
друга - виконавця, який повинен підготувати варіанти відповіді, і директивний строк виконання (графи 9-11);
третя - дату фактичної підготовки варіантів відповіді (графа 12);
четверта - дату і вихідний номер документа, відправленого за призначенням (графи 13, 14);
п'ята - дату передачі рядка-запису про цей документ до архіву (графа 15).
Відповіді на поставлені в вихідних документах питання формуються, як правило, на бланках текстів-заготовок, які розміщуються в установленому порядку в бібліотеці описаних бланків текстів-заготовок BIBTEX.
Технологія ведення електронного журналу реєстрації вхідних документів на ПЕОМ-реєстраторі здійснюється у вісім етапів.
Перший етап. Документ надходить до канцелярії установи через підприємство зв'язку (пошту) на паперовому носії, через електронну пошту на ПЕОМ, факс тощо. Реєстратор викликає на екран ПЕОМ зазначену форму журналу і за допомогою клавіатури заповнює в ньому першу зону (дані про документ, що надійшов до установи - графи 1-8). Одночасно проставляє вхідні номери й дату надходження на цих документах.
Другий етап. Зареєстровані таким чином документи передаються керівникові-розпоряднику, який визначає виконавця та встановлює директивні строки виконання того чи іншого документа. Звичайно про це позначка в журналі не проставляється.
Третій етап. На основі резолюцій розпорядника реєстратор за допомогою клавіатури записує до журналу імена виконавців і строки виконання (графи 9-11).
Четвертий етап. Інформація про документи, виконавців і директивний строк виконання, що є в цьому електронному журналі, потім програмно, по мережі передається до таблиці контролюючої інформації (зона об'єкта інформації, графи 5-9), що є на ПЕОМ- реєстраторі, по кожному, що зазначено, виконавцю.
Формування цієї таблиці потрібне для дальшого контролю та інформування менеджерів вищого рівня про виконавчу дисципліну менеджерів персоналу.
П'ятий етап. Інформація про виконавців і об'єкти інформації, яка щойно зафіксована в таблиці контролюючої інформації (див. четвертий етап), по мережі програмно передається рядками, тобто по виконавцях (графи 1-9 таблиці) на ПЕОМ тих виконавців, яких це стосується. Водночас передаються (кур'єрським чи іншим способом) документи для виконання.
Шостий етап. Виконані документи з варіантами відповіді виконавця передаються до канцелярії (до ПЕОМ- реєстратора), на основі чого заповнюється графа 12 журналу, а потім і графа 10 таблиці. Варіанти відповіді розглядаються, вибирається остаточний, який і оформлюється як відповідь.
Сьомий етап. На документі-відповіді позначається дата і вихідний номер, а потім установленим порядком (поштою, електронною поштою тощо) цей документ надсилається за призначенням. Водночас в електронному журналі заповнюються графи 13 і 14.
Восьмий етап. Записаний рядок в електронному журналі (графи 1-14), який стосується документа, що виконаний, передається до архіву, про що робиться відповідний запис у графі цього журналу.
Таблиця контролюючої інформації представляється спеціальним масивом контролюючої інформації KONTRI. Структура цього масиву включає два блоки і має такий вигляд:
Блок 1.
Хто виконавець:
код ПЕОМ;
структурний підрозділ;
посада;
прізвище та ініціали.
Блок 2.
Об'єкти інформації:
дата надходження документа до виконавця;
директивний строк виконання;
вхідний номер документа;
тип документа;
короткий зміст(ключові слова) документа;
дата фактичного виконання (підготовки варіантів відповіді).
Метод організації масиву - послідовний.
Ключі впорядкування - код ПЕОМ, вхідний номер документа.
Електронний журнал реєстрації вхідних документів і листів представляється спеціальним масивом електронного журналу реєстрації вхідних документів і листів REGVHOD.
Структура цього масиву включає п'ять блоків і має такий вигляд:
Блок 1.
Дані про документ:
порядковий (вхідний) номер документа;
дата реєстрації;
від кого надійшов документ;
тип документа;
дата документа;
номер документа;
кількість аркушів;
короткий зміст (ключові слова).
Блок 2.
Виконавець і строки виконання:
код ПЕОМ виконавця;
прізвище та ініціали виконавця;
директивний строк виконання;
дата одержання документа виконавцем.
Блок 3.
Підготовка варіантів відповіді:
дата підготовки варіантів відповіді.
Блок 4.
Оформлення документа з відповіддю:
дата документа;
вихідний номер документа.
Блок 5.
Передача до архіву:
дата передачі до архіву відповідних рядків журналу записів вхідних документів.
Метод організації масиву - послідовний.
Ключі впорядкування - вхідний номер документа, код ПЕОМ виконавця.
Таким чином, організація оперативного обліку документів і контролю за виконавчою дисципліною менеджерів зазначеним методом може повністю задовольнити інформаційні потреби керівників організацій та установ.
2. Особливості формування вихідної інформації
Вихідна інформація, яка формується системою об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту персоналу за допомогою механізму інформування зазначеним вище (див. п. 7.3) порядком, в основному повністю забезпечує менеджерів персоналу організацій та установ.
Контроль за виконавчою
Loading...

 
 

Цікаве