WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаМенеджмент → Організація системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу в організаціях і установах - Реферат

Організація системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу в організаціях і установах - Реферат


Реферат на тему:
Організація системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу в організаціях і установах
План
1. Особливості організації системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу
2. Особливості формування вихідної інформації
1. Особливості організації системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу
На об'єктах управління, які належать до інших, крім виробничих структур, предметні області, що характеризують стан і дії персоналу в організаціях і установах, мають схожості як у структурі, так і в показниках. Тому й процеси збирання та обробки даних про ці предметні області в багатьох випадках ідентичні. До них належить і формування змінних графіків виходів на роботу (в тих організаціях і установах, де практикується позмінна праця); і дані про використання робочого часу та порушення працівниками трудової дисципліни; штатну чисельність та її укомплектованість; наявність і рух працівників; якісний склад керівного персоналу; навчання в закладах освіти та підвищення кваліфікації працівників; відпустки працівників; пільги працівникам; відношення працівників до військової служби; соціально-побутові умови працівників; заробітна плата працівників тощо.
Зрозуміло, якщо в цих організаціях і установах відсутнє виробництво, не застосовуються в них норми виробітку, не потрібні дані про їх виконання, то й не використовуються ці об'єкти інформації. Дещо по-іншому визначається і планова чисельність працівників.
Крім того, в деяких організаціях та установах використовуються специфічні роботи, пов'язані з їхньою діяльністю, і на ці роботи повинні впливати менеджери персоналу. А це означає, що з'являються нові об'єкти інформації. Інформування менеджерів про ці процеси можна здійснювати за аналогією з тими об'єктами, які вже розглянуті в п. 7.3. Але коли аналогії не існує, то потрібно розробляти новий механізм об'єктивного інформування.
А це означає, що вихідні форми про ці об'єкти інформації на різних об'єктах управління цієї сфери формуються на основі аналогічних інформаційних масивів і за єдиною (в основному) методикою, що і на виробничих підприємствах.
Таким чином, щоб виконувати надані повноваження, функціональні права і посадові обов'язки, менеджери персоналу можуть одержати всю об'єктивно необхідну їм інформацію про персонал за тими самими методиками, що й на підприємстві (див. п. 7.3). Тому інформаційна база в основному аналогічна тій, що розглянута в п. 7.2, за винятком того, що описано нижче.
Проте, це один бік справи. Менеджери персоналу таких організацій і установ набагато більше ніж їхні колеги-виробники мають справу з різного роду розпорядженнями, службовими документами, листами від громадян тощо (далі документи), що надходять як від вищих за підпорядкуванням установ, органів місцевого самоврядування тощо, а також від організацій-партнерів (юридичних) і громадян (фізичних осіб), так і внутрішні документи. А ці документи треба обліковувати, виконувати, а в ряді випадків і давати на них відповідь. Це інший бік справи і він стосується виконавчої дисципліни менеджерів і фахівців різних рівнів, тому й контроль за нею надто високий.
Організацію обліку і роботи над такими документами, а також контроль за її виконанням здійснює система об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту за допомогою спеціального її механізму - контролюючої інформації.
Контролююча інформація - це така інформація, яка за допомогою ознаки директивного строку виконання здійснює автоматизований контроль за строками розглядання (виконання) менеджерами персоналу наданих їм для обробки й реагування службових документів, листів тощо.
Ця контролююча інформація формується реєстратором (секретарем, у канцелярії тощо) на ПЕОМ-реєстраторі в спеціальну таблицю контролюючої інформації виконавчої дисципліни менеджерів і фахівців по установі в цілому (табл. 1).
Зазначена таблиця динамічна в її наповненні і включає дві зони:
хто виконавці;
об'єкти інформації.
Таблиця 1
Таблиця контролюючої інформації виконавчої дисципліни менеджерів і фахівців по установі в цілому на ________ рік
Хто виконавець Об'єкти інформації_______________ … і т. д.
Код ПЕОМ Структурний підрозділ Посада Прізвище
та ініціали Вхідний номер
документа оента Короткий зміст
(ключові слова) Директивний Дата надходження иконавця Дата фактичного
виконання
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Хто виконавець - це зона, що включає графи 1-4 і яка формується заздалегідь (наперед). За своєю структурою вона ідентична зоні кому надавати інформацію, яка наведена в таблиці регламентуючої інформації (див. п. 5.2) і містить показники, що характеризують виконавців-менеджерів і фахівців усіх рівнів, яких стосується ця справа.
Зазначимо, що в цьому переліку менеджери персоналу, за необхідності чи для зручного використання, можуть скласти окрему групу. І ще. Коли менеджер персоналу використовує ПЕОМ як особисте АРМ, то графи цієї зони таблиці "структурний підрозділ", "посада", "прізвище та ініціали" можна не заповнювати - вони в даному разі будуть не потрібні. Роль адресата-виконавця виконуватиме код його ПЕОМ.
Джерелом інформації для цієї зони буде штатний розпис організації чи установи (масив аналогічної назви SHTAT) і таблиця спеціальних кодів ПЕОМ, які закріплені за менеджерами-виконавцями і фахівцями всіх рівнів по організації чи установі в цілому.
Об'єкт інформації - це специфічна зона цієї таблиці (графи 5-9) (формується в міру надходження документа), яка заповнюється програмно, на основі даних електронного журналу (табл. 8.2) - граф 1, 4, 8, 10 і 11 в рядку таблиці, що стосується виконавця, зазначеного в графі 9 журналу, і характеризує документ, що надійшов до установи, виконавця і директивний строк його виконання (підготовки відповідей) зазначених документів. Зона таблиці (графи 5-9) заповнюється в рядку проти кожного виконавця (графи 1-4) лише тоді, коли йому передається відповідний документ для підготовки варіантів відповіді на поставлені питання. Після підготовки варіантів відповіді і передачі їх за призначенням, графа 10 таблиці заповнюється тоді, коли заповнюється аналогічна графа 12 електронного журналу.
Як бачимо, таблиця контролюючої інформації формується на ПЕОМ у три етапи:
зона хто виконавець (графи 1-4) формується (заповнюється) наперед на основі відібраних даних штатного розпису чи масиву аналогічної назви;
частина зони об'єкта інформації (графи 5-9) заповнюється в міру надходження документа, визначення виконавця та реєстрації їх в електронному журналі. Заповнюється програмно;
остання частина зони об'єкта
Loading...

 
 

Цікаве