WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаМенеджмент → Організація регламентуючої інформації та методи її формування - Реферат

Організація регламентуючої інформації та методи її формування - Реферат

менеджерів критерій втручання набуває більшого значення.
Для об'єктів з невиробничими (управлінськими) структурами як показники цієї графи можуть використовуватись різні показники.Наприклад, якщо той чи інший менеджер має втручатися або знати стан таких об'єктів інформації, то замість відносної величини (%) в цій графі ставиться слово "так". Це означатиме, що цьому менеджерові необхідно видавати інформацію про даний об'єкт в строки, які визначені графою в який строк.
Для менеджерів чимале значення має - за якою структурою (повною, короткою чи довідковою формою) та за яким номером форми надходитиме та чи інша вихідна інформація. Тому необхідно форму вихідної інформації, як і вид носія та в який строк, з кожного об'єкта погоджувати з відповідним користувачем.
Відомо, що коли виробничі процеси, господарські та інші операції виконуються згідно з установленими (раніш заданими чи іншим чином визначеними) параметрами (оперативно-виробничими планами, змінними завданнями, нормативними чи іншими положеннями тощо), і збоїв не відбувається, то управлінські впливи на ці процеси та операції не роблять. Тому й інформація про них менеджерам різних рівнів просто не потрібна, а коли вона і буде їм надходити, то створюватиме інформаційні перевантаження.
Для вироблення й прийняття управлінського рішення, а також для поглибленого аналізу достатньо мати дані, які характеризують конкретні відхилення фактичних показників від заданих параметрів по окремому об'єкту інформації та деякі специфічні показники: відносну вагу відхилень, причину й винуватця відхилень тощо. Тому доцільніше забезпечувати менеджерів різних рівнів тільки такою інформацією, яка характеризує зазначені вище відхилення, й передавати їм лише ті позиції чи номенклатури, в яких значаться такі відхилення за номером форми з короткою структурою. Відсутність інформації про решту позицій або номенклатур значитиме, що там відбуваються процеси й операції так, як вони були задані. За такого підходу значно зменшуються обсяги (і це за наявності елементів аналізу) інформації, які менеджери справді зможуть переробити й осмислити. В окремих випадках може бути передбачена постійна видача інформації за формою з повною структурою, про що зазначається в таблиці навпроти менеджерів і тих об'єктів інформації, яких це стосується, поруч з номером форми ставиться позначка "п". В інших випадках у цій графі зазначеної таблиці проставляється лише номер форми, за якою менеджерові надається вихідна інформація за формою з короткою структурою.
У зв'язку з тим, що інформація, яка надходитиме менеджерам невиробничих (управлінських) структур, переважно є довідковою, то й вихідна форма цієї інформації має бути довільною (за довідковою структурою). Перелік цих довільних та інших вихідних форм є в бібліотеці описаних форм вихідних документів, а їхні коди проставляються у графі номер форми на перехресті з рядком відповідного керівника.
Забезпечення менеджерів інформацією може здійснюватися на різних носіях - на папері (у вигляді документограми), електронно-променевій трубці (у вигляді кадру на екрані ПЕОМ), магнітному носії (у вигляді дискети) тощо. Те, на якому конкретному носії (вид носія) має надходити необхідна інформація до менеджера, залежить від ряду факторів: оперативності надходження, рівня менеджера і місця його знаходження, важливості чи призначення інформації, методу чи мети її використання тощо. Однак для менеджерів різних рівнів оперативну інформацію для вироблення і прийняття управлінських рішень доцільніше видавати на екрани ПЕОМ, які використовуються як АРМ.
У зв'язку з тим, що надання менеджерам необхідної інформації на папері чи магнітному носії може бути лише винятком, то про це робиться відповідне позначення буквою "п" або "м" у графі вид носія таблиці регламентуючої інформації для тих об'єктів інформації і менеджерів, яких це стосується. В інших випадках у зазначеній графі ніяких відміток не робиться й інформація видається на екран ПЕОМ. У разі необхідності менеджер має змогу, крім того, одержати додаткову чи іншу інформацію на папері за запитаннями (в режимі консультацій).
Щодо питання, коли забезпечувати менеджерів іншою об'єктивною інформацією в інших випадках (у який строк), то це залежить від ряду факторів.
Якщо інформація видається менеджерові по даному об'єкту інформації відповідно з ознакою критерії втручання, тобто в ритмі виробництва, то про це в графі в який строк позначок не роблять. Їх роблять тільки тоді, коли є відхилення від такого принципу видавання інформації - наприклад, за графіком. Тоді в цій графі проставляється строк (дата, година) надання інформації даному менеджерові за даним об'єктом інформації.
Заповнена в зазначений спосіб таблиця регламентуючої інформації є основою для формування спеціального масиву регламентуючої інформації REGLAMІ, що використовується як механізм (диспетчер) для програмного управління процесом надання об'єктивної інформації менеджерам та фахівцям різних рівнів.
До структури спеціального масиву регламентуючої інформації REGLAMІ включають такі основні реквізити:
код ПЕОМ;
код структурного підрозділу;
посада;
прізвище, ім'я та по батькові;
код і назва об'єкта інформації;
критерії втручання;
номер вихідної форми, яка має надходити менеджерові;
вид носія, на якому буде видана інформація;
у який строк надаватиметься інша інформація.
Зазначимо, що:
1) коли ПЕОМ використовується одним користувачем, то реквізити "код структурного підрозділу", "посада", "прізвище, ім'я та по батькові" можуть не заповнюватися;
2) назва об'єкта інформації при складанні вихідних зведень буде значною мірою деталізована за рахунок додання до нього елементів цього об'єкта. Такими елементами є аналітичні розшифрування ресурсів тощо, які відносяться до конкретного об'єкта, і по яких групується інформація у вихідній формі.
Тож сформована регламентуюча інформація охоплює менеджерів і фахівців усіх рівнів, усі об'єкти, від яких необхідно одержувати об'єктивну інформацію і якими потрібно управляти. В ній є також розраховані градуйовані критерії втручання менеджера, в компетенцію якого входить прийняття управлінського рішення відповідно до його делегованих повноважень, посадових прав і функціональних обов'язків, у процеси, які відбуваються на кожному об'єкті інформації. Це означає, що кожен менеджер і фахівець того чи іншого рівня буде забезпечений автоматично (за критерієм втручання) чи автоматизовано (згідно з ознакою в який строк) такою об'єктивно необхідною інформацією про відхилення (і лише про відхилення), величини яких відповідають мірі його відповідальності, компетенції і делегованим повноваженням у прийнятті управлінських рішень. В інших випадках менеджер зможе одержати додаткову інформацію, яка йому буде потрібна за запитанням, тобто в режимі консультацій.
Loading...

 
 

Цікаве