WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаМенеджмент → Організація регламентуючої інформації та методи її формування - Реферат

Організація регламентуючої інформації та методи її формування - Реферат


Реферат на тему:
Організація регламентуючої інформації та методи її формування
Організація об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту пов'язана з розробкою механізму інформування менеджерів і фахівців різних рівнів на об'єкті управління. Серцевиною цього механізму є регламентуюча інформація, яка, як зазначалося вище, визначає перелік і параметри об'єктивно необхідних показників, що використовують менеджери і фахівці при виробленні й прийнятті управлінських рішень.
Регламентуюча інформація є тим механізмом або диспетчером у системі об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, за допомогою якого здійснюється автоматичне (ознака критерії втручання) чи автоматизоване (ознака в який строк) інформування необхідними вірогідними відомостями всіх менеджерів і фахівців об'єкта управління.
Формалізація делегованих повноважень і розроблених на їх основі посадових прав, функціональних обов'язків і установлення переліків і параметрів об'єктивно необхідних показників для їх виконання здійснюється через визначення об'єктів інформації (про що інформувати користувачів), а також елементів цих об'єктів. Елементи об'єкта інформації використовуються як ознаки групування (код структурних підрозділів, категорій персоналу, професій, табельні номери, коди номенклатурних номерів матеріалів, готових виробів тощо), за яких формується вихідна інформація. Ці ознаки у вихідній формі (зона елементи об'єкта інформації) розміщуються по низхідній - убувають зліва направо, тоді як дані й підсумки по них розміщуються, як правило, по висхідній - зростають зліва направо.
Формування регламентуючої інформації - важливий етап в організації системи об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту. На цьому етапі необхідно вирішити такі питання:
визначення ієрархії рівнів менеджерів, тобто осіб (кому надавати інформацію), які приймають управлінські рішення;
установлення об'єктів інформації (про що надавати інформацію) - груп інформаційних сукупностей, ланок тощо, якими треба керувати (втручатися в їхню дію), чи мати про них об'єктивну й вірогідну інформацію.
При цьому, по кожному об'єкту потрібне:
визначення (розрахунок) моментів оперативного втручання - критеріїв втручання в основний (типовий) процес, що відбувається на кожному об'єкті інформації, яким треба керувати;
визначення номера форми (за якою структурою), в якій передаватиметься вихідна інформація керівникові, тобто в повному складі (форма з повною структурою), у вигляді фактичних відхилень (форма з короткою структурою), чи у вигляді довідки або загальних відомостей (форма з довідковою структурою);
визначення виду носія, на якому передаватиметься менеджерові потрібна інформація (на екран ПЕОМ, папері тощо);
визначення поточного часу чи періодів, коли інша (не типова) інформація має передаватися менеджерові (в який строк).
На процес формування регламентуючої інформації та її склад має відповідний вплив сфера діяльності об'єкта управління. Відомо, що існує два основні (з погляду виробництва) типи сфер діяльності: об'єкти, які належать до виробничих (промислові підприємства, об'єднання тощо) структур, і об'єкти, які належать до невиробничих або управлінських (банки, комерційні заклади, установи й т. ін.) структур. На об'єктах, що належать до виробничих структур, окремі елементи регламентуючої інформації, наприклад, критерії втручання, мають інші структури й параметри, ніж на об'єктах невиробничих структур. Тобто виробничих структур стосується насамперед така інформація, яка виражається системою економічних показників - даними, що обробляються, порівнюються, аналізуються тощо за допомогою ПЕОМ. Така інформація є динамічною і переважно цифровою чи літерно-цифровою.
Регламентуюча інформація використовується в системі об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту як своєрідний механізм або диспетчер, який автоматично (за ознакою критерії втручання) чи автоматизовано (за ознакою в який строк) направляє менеджерові більшу частину необхідної релевантної інформації. Для того, щоб вона виконувала цю роль, необхідно спершу сформувати таблицю аналогічної назви (табл. 5.1) за відповідною формою і на зазначену дату, а потім дані цієї таблиці перенести на магнітний носій і створити інформаційний масив регламентуючої інформації для ПЕОМ.
Таблиця 1
Таблиця регламентуючої інформації за станом на
Кому Про що (об'єкти інформації)
Код Посада Прізвище,
ім'я та
по батькові Код і назва об'єкта інформації: … І так далі
ПЕОМ Струк-турного
підрозділу критерії втру-
чання номер
форми вид
носія у який
строк
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
У таблиці регламентуючої інформації є дві взаємозв'язані зони: кому і про що надаватиметься інформація.
Насамперед у таблиці формується зона, у графах якої розміщуються дані, які означають кому має надходити об'єктивно необхідна інформація. Перед тим, як заповнити цю зону, треба визначити ієрархію рівнів менеджерів, які несуть пряму і опосередковану (непряму) відповідальність за процеси та явища, що мають місце на даному об'єкті управління, а також наділені тими чи іншими повноваженнями і мірою відповідальності за прийняті або неприйняті управлінські рішення - іншими словами, треба відповідним чином розподілити (провести ранжирування) менеджерів усіх рівнів за визначеними критеріями або посадами. Наприклад, менеджером найвищого рівня на підприємстві або в установі є директор або начальник, другого рівня - його заступник і т. д.
Зона кому повинна надходити інформація в таблиці розміщується по вертикалі (рядками) і має такі графи: рівень менеджера та його порядковий номер або код ПЕОМ; код структурного підрозділу; назва посади менеджера; його прізвище, ім'я та по батькові. В тому разі, коли ПЕОМ використовується як АРМ колективного використання, то заповнюються всі ці графи. Кожен користувач колективного використання АРМ має свій код звукового сигналу. Коли ж ПЕОМ діє як АРМ одного користувача, то може заповнюватися лише одна графа - код ПЕОМ, решта граф - не заповнюються. Реквізити в цій зоні розміщуються рядками, згідно з рівнями (посадами), що їх займають менеджери та фахівці, починаючи з найвищого, на цьому об'єкті управлінця. Структура цієї зони єдина для всіх об'єктів управління обох типів сфер діяльності.
Джерелом інформації, що потрібна для заповнення зазначеної зони, є штатні розклади об'єкта управління - керівний склад і фахівці як об'єкта управління в цілому, так і його структурних підрозділів, та довідка про закріплення ПЕОМ за користувачами.
Зауважимо, що кожен менеджер має автоматично чи автоматизовано забезпечуватися релевантною чи іншою інформацією, яку він використовує не лише в управлінських діях, але і як довідкову, яка йому об'єктивно необхідна для конкретного виконання своїх функціональних обов'язків відповідно до
Loading...

 
 

Цікаве