WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаМенеджмент → Комунікації в організаціях - Реферат

Комунікації в організаціях - Реферат

достовірності. Зазвичай їх використовують, коли одній чи обом сторонам потрібні пись-мові записи про те, що відбувалося.
Вибираючи засіб комунікації, менеджери повинні зважати на всі аспекти.
Комунікативні зв`язки в організаціях
Організаціїкористуються найрізноманітнішими засобами комунікацій як із зовні-шньою середою, так і всередині організації. Керівники повинні завжди мати прямий та зворотній контакт з менеджерами нижчих ланок і, як наслідок, з усіма працівниками орга-нізації. Наприклад, організація, де є профспілки, повинна підтримувати зв`язки з законни-ми представниками осіб, що працюють за наймом. Якщо профспілки в цій організації від-сутні, вона може контактувати зі своїми робітниками, аби профспілки не з`явилися. Це лише один приклад з усього різноманіття факторів, на які організація повинна реагувати через комунікації.
Комунікативні схеми - це способи, за допомогою яких члени групи чи команди спілкуються між собою. Вони відрізняються потоками інформації, позицією лідера, ефек-тивністю різних типів завдань. Менеджери можуть намагатися створити централізовану схему, коли завдання групи прості й рутинні, й, навпаки, сприяти децентралізації групи, якщо групові завдання складні (наприклад, ухвалення головного рішення про стратегію підприємства), оскільки відкриті канали комунікацій забезпечують більше взаємодії й ефективніше поширення інформації.
Загалом існують вертикальні та горизонтальні комунікаційні зв`язки в організаціях.
Вертикальні комунікації відбуваються вгору й униз у ієрархічній структурі орга-нізації. У цих комунікаціях беруть участь менеджери, їхні керівники та підлеглі. Вертика-льні комунікації можуть - і повинні бути - двонаправленими (спрямовані зверху вниз і знизу вгору), оскільки тоді вони (з активним зворотнім зв`язком) є ефективніші, ніж одно-направлені.
Горизонтальні комунікації відбуваються між колегами та співробітниками на од-ному рівні. Вони сприяють координації між підлеглими ланками й відіграють головну роль у робочих командах, де є працівники різних відділів.
Комунікації між рівнями організації (вертикальна структура)
Інформація пересувається в організації з рівня на рівень у межах вертикальних комунікацій. Вона може передаватися по спадній, тобто з вищих рівнів на нижчі. Таким шляхом підлеглим рівням управління повідомляється про поточні задачі, зміни пріорите-тів, конкретні завдання, рекомендовані процедури тощо. Наприклад, віце-президент з ви-робництва може повідомити керуючого заводом (керівник середнього рівня) про найбли-жчі зміни у виробництві продукту. У свою чергу, керуючий заводом повинен проінформувати підлеглих йому керівників про особливості змін, що відбудуться.
Окрім обміну по спадній, організації необхідні комунікації по висхідній. Напри-клад, службовець банку може помітити, що нова ЕОМ іноді вимушує клієнта чекати на декілька хвилин довше, ніж досі, оскільки машина періодично "зайнята" або відключаєть-ся. Службовці можуть зробити висновок, що очікування нервує деяких клієнтів. Припус-тимо, банк ефективно проінформував кожного службовця про те, що "обслуговування клієнта - наша першочергова турбота". У цьому випадку службовці готові повідомити своєму безпосередньому керівникові про проблему, що виникла. Цей керівник, у свою чергу, повинен проінформувати керівника операціями, а останній - віце-президента з банківських операцій.
Передача інформації з нижчих рівнів на вищі може суттєво впливати на продукти-вність. Мескон наводить реальний приклад, коли інженер розробив ефективніший спосіб розкроювання листового металу для крил літака й повідомив про свою ідею безпосеред-нього керівника. Якщо цей керівник вирішив підтримати інновацію інженера, він повідо-мить про це на наступний, ще вищий рівень управління. Будь-яка зміна потребує пого-дження з боку керівника заводу або керуючого виробничими операціями на більш висо-кому рівні. Таким чином, ми маємо ситуацію, коли певна ідея, що виникла на нижчому рівні організації, повинна піднятися на самий верх, послідовно пройшовши всі проміжні рівні управління. Цей приклад ілюструє обмін інформацією, що відбувається заради під-вищення конкурентоспроможності організації за рахунок збільшення продуктивності.
До речі, на будь-якому з вищих рівнів могло бути прийнято рішення про відхилен-ня нової ідеї. Якщо припустити, що ідея дійсно була цінною, повідомлення інженера про її відхилення фактично проінформувало б його про те, що організація не стимулює його до пошуку новаторських пропозицій. У результаті організація може лишитися без серйозних можливостей підвищення продуктивності й отримання економії. Зважаючи на те, що цей реальний приклад за 5 років приніс заводу економію в 13,5 млн. доларів, комунікації "знизу - вверх" є досить важливими в організації та є одним із засобів стимулювання працівників.
Комунікації керівник - підлеглий
Напевно, найбільш наочним компонентом комунікацій у організації є відносини між керівником і підлеглим. Ці відносини є елементом по горизонтальній схемі, але часто їх виділяють окремо, оскільки вони складають більшу частину комунікативної діяльності керівника. Досліди показали, що 2/3 комунікативної діяльності реалізується між тими, хто управляє, й тими, ким управляють.
До сфери цих комунікацій належить велика частина питань, зокрема делегування, поставлення задач, пріоритетів і очікуваних результатів. Через ці комунікації в значному обсязі реалізуються функції мотивації та контролю.
Комунікації між різними підрозділами (горизонтальна структура)
Додатково до обміну інформацією по спадній або висхідній організації ще потре-бують горизонтальні комунікації. Майже всі організації складаються з багатьох підрозді-лів, тому обмін інформацією між ними потрібний для координації задач і дій. Оскільки організація - це система взаємно пов`язаних елементів, керівництво повинно домагатися, щоб спеціалізовані елементи працювали пов`язано для просування організації в необхідному напрямі.
Наприклад, представники різних кафедр та відділів в Українській академії банків-ської справи періодично обмінюються інформацією по таких питаннях, як розклад занять, методичні вказівки та рекомендації тощо. У лікарнях обслуговуючий і лікуючий персонал повинен обмінюватися інформацією щодо розподілення ресурсів, координації діяльності окремих відділень, нових методів лікування та багато іншого. У сфері роздрібної торгівлі регіональні керівники збуту можуть періодично зустрічатися для обговорення спільних проблем, координації стратегії збуту й обміну інформацією про продукцію. За кордоном для обміну інформацією часто створюються комітети або спеціальні робочі групи, які пе-ріодично збираються для обговорення питань щодо свого
Loading...

 
 

Цікаве