WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаМенеджмент → Характеристика операційної системи на підприємстві, система і процес контролю - Контрольна робота

Характеристика операційної системи на підприємстві, система і процес контролю - Контрольна робота

найперший обов'язок тих керівників, що відповідають за виконання яких-небудь планів".
У той же час плани - це лише картини того, якої хотілося би бачити майбутнє керівництву. Безліч обставин може перешкодити тому, щоб задумане реалізувалося. Зміни законів, соціальних цінностей, технології, умов конкуренції й інших змінних величин навколишнього середовища можуть перетворити плани, реальні в момент їхнього формування, у щось зовсім недосяжне через якийсь час.
Для того щоб менеджер будь-якого рівня міг створити і підтримувати систему контролю реалізації намічених планів, необхідно наявність двох умов. Незважаючи на це знаходяться люди, що зосереджують всю увагу на системах і методах контролю, не забезпечуючи попередньо цих умов, що концептуально полягають у наступному:
по-перше, контроль вимагає наявності планів, тобто спочатку складається план, потім він перетворюється в нормативи, з якими зіставляються фактичні результати діяльності;
по-друге, контроль вимагає наявності організаційної структури, тобто необхідно чітко знати, хто на підприємстві несе відповідальність за відхилення від планів і вживання коригувальних заходів.
Основний процес контролю, яку б область підприємства будь-якого виду діяльності (матеріального виробництва або сфери послуг) він ні торкався, складається з наступних етапів.
1. Установлення нормативів. Оскільки плани є еталоном, відповідно до якого будується система контролю, логіка підказує, що першим кроком у процесі контролю повинна бути розробка планів. Однак через те, що плани розрізняються конкретним змістом і ступенем складності і менеджерам звичайно буває важко стежити за усім відразу, установлюються визначені нормативи. Нормативи можна визначити як критерії ефективності роботи. Це заздалегідь обрані крапки в загальній програмі планування, у яких визначається ефективність діяльності, для того щоб можна було повідомити менеджерові про хід справи і позбавить його від необхідності стежити за кожним кроком у виконанні плану.
Існує багато різновидів нормативів. Найкращі з них - ті, які піддаються перевірці мети і задачі (кількісні або якісні). Оскільки кінцеві результати, за які відповідають ті або інші співробітники, є найкращими показниками виконання планів, вони являють собою і кращі показники для контролю. Ці нормативи можуть бути виражені в натуральних показниках (обсяг випуску продукції, обсяг послуг, трудомісткість робіт у людино-годинах, частота або кількість відмовлень і ін.). Їх також можна виразити в якісних показниках, що піддаються перевірці, або будь-яким іншим способом, що дає ясне представлення про ефективність діяльності.
2. Визначення ефективності діяльності. Визначення ефективності діяльності шляхом зіставлення з нормативами, навіть якщо це не завжди виходить на практиці, повинне в ідеалі проводитися з деяким забіганням уперед так, щоб можна було угадати можливі відхилення раніш, ніж вони дійсно відбудуться, і ужити відповідних заходів для їхнього попередження.
Якщо нормативи складені правильно і є можливість точно визначити, що ж роблять підлеглі, оцінка фактичних або очікуваних результатів роботи - справа досить простої. Але існує чимало видів діяльності, для яких важко розробити точні стандарти. Це, як правило, нетехнічні види робіт - фінансова діяльність і ін. Важливо пам'ятати, що чим менше операції або види діяльності зв'язані безпосередньо з операційною системою, з цехом, ділянкою, тим складніше, а часто і просто неможливий їхній контроль.
3. Коректування відхилень. Якщо нормативи відбивають організаційну структуру і використовуються для оцінки якості роботи, коректувати відхилення набагато легше, тому що керівник точно знає, хто персонально або яка група несе за них відповідальність і які необхідно почати коригувальні дії.
Коректують відхилення в роботі тоді, коли контроль є частиною загальної системи менеджменту і зливається з іншими функціями менеджменту. Менеджери можуть коректувати відхилення шляхом перегляду планів або уточнення цілей (це одне з застосувань принципів оперативного керування). Коректувати відхилення можна також у рамках організаційних функцій шляхом перерозподілу, уточнення завдань або виділення додаткових ресурсів, кращого підбора і навчання кадрів і т.п.
Іноді вважається, що коректування відхилень не є ланкою процесу контролю, що це момент, коли в процес вступають інші управлінські функції. Безумовно, було би помилкою вважати, що контроль зводиться лише до визначення ефективності роботи шляхом зіставлення з нормативами й у випадку відхилення від прийнятих норм ніяких мір не приймається. Функції контролю зв'язані з іншими управлінськими функціями, що свідчить про системний характер діяльності менеджера і про те, що процес керування - інтегрована система.
Одним з найбільш прогресивних успіхів науки і техніки є створення систем інформації в реальному часі завдяки використанню ЕОМ, ПК, електронного збору, передачі і збереження даних. Інформація про що відбувається надходить у той час, коли і або інші події вже мають місце. За допомогою різних засобів стало можливим одержання даних у реальному часі по багатьох операціях. Уже протягом багатьох років авіалінії і залізничні вокзали одержують інформацію про наявність вільних місць шляхом введення в комп'ютер визначених параметрів (номер рейса, потяга, дата і ін.). У супермаркетах і великих універмагах вводяться електронні касові апарати, що оперативно надають інформацію про кожну покупку в центральний накопичувальний пристрій. У комп'ютерну програму можна вводити й одержувати інформацію про товарні запаси, обсяг проданих товарів на будь-який момент часу.
За допомогою ЕОМ і ПК можна також вести облік проданих товарів по номенклатурі. Це дозволяє менеджерам верхнього рівня керування здійснювати контроль у будь-який час і замовляти товари з урахуванням темпу їхньої реалізації.
Одночасно відзначимо, що на практиці часто усе, що зв'язано з інформацією, розглядається в реальному часі як засіб своєчасного контролю в найбільш значимих для менеджера фазах виробничого циклу. Можливі також одержання інформації в реальному часі по оцінці ефективності виконаноїроботи, зіставлення цих даних з нормативами і виявлення відхилень. Однак випливає, що аналіз причин відхилень, розробка програми коригувальних дій і її реалізація вимагають багато часу. Якщо буде встановлено, що обсяг товарно-матеріальних запасів перевищує норму, буде потрібно кілька місяців, щоб довести його до необхідного рівня.
Для ефективного управлінського контролю потрібна система своєчасного повідомлення про необхідність застосування коригувальних дій і про те, що якщо не будуть початі негайні заходи, виникнуть проблеми, для рішення яких може знадобитися велика кількість ресурсів - тимчасових, фінансових, технічних і ін. Необхідність випереджального контролю очевидна.
На мал. 1 показаний часовий проміжок зворотного зв'язку в процесі управлінського контролю. Його наявність переконує в тім, що для створення дійсно ефективної системи потрібний випереджальний контроль. Звітних статистичних даних про відхилення найчастіше недостатньо або вони вже застаріли. Основоположник кібернетики Н. Вінер визнавав недостатність простого зворотного зв'язку. Він відзначав, що там, де система має тимчасові лаги, що коректують дії повинні попереджати помилки. Сьогодні широко відомі такі методики випереджального контролю, як
Loading...

 
 

Цікаве