WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаМенеджмент → Основні етапи розвитку електронних офісів - Реферат

Основні етапи розвитку електронних офісів - Реферат

розміри мережі віддаленого офісу бувають настільки малими, що немає потреби підтримувати для її обслуговування висококваліфікованих спеціалістів. Рішення, яке пропонують спеціалісти, передбачає перенесення всіх функцій маршрутизації та адміністрування в центральний офіс. Захист інформації віддалених філіалів та користувачів, а також розмежування доступу до неї здійснюється також на рівні центру. Переваги такого підходу полягають у наступному:
" простоті встановлення та обслуговування апаратури;
" відсутності потреби у висококваліфікованому, а відповідно, і високооплачуваному обслуговуючому персоналі;
" централізованому адмініструванні;
" високій швидкодії;
" незалежності від протоколів обміну даних;
" ефективному використанні мережних адрес; можливості створення одної логічної мережі для географічно розмежованих вузлів.
Як приклад, створення інформаційної мережі в межах офісу, організації, підприємства, можна розглянути продукт фірми Netscape, яка розробила повноцінне рішення для організації сумісної роботи та дискусійних груп в середовищі з 2000 користувачів та 2-х серверів. Продуктивність при цьому виявилася досить високою. За допомогою продукту цієї компанії (Collabra) можна швидко проглянути потік дискусій. Це дозволяє здійснювати контроль над дискусіями, дозволяючи адміністраторові визначити, хто може створювати, підтримувати, відправляти повідомлення, а також генерувати корисні звіти та іншу статистику, управляти ходом дискусій.
На сьогодні типова ситуація полягає в тому, що кошти на придбання обладнання, найчастіше не окуповуються. Причина цього полягає в тому, що обладнання купують не для вирішення конкретної задачі. Після закінчення поставок та розгортання інформаційних технологій починається їх інтеграція, тобто аналіз бізнес - процесів та технологій, які застосовуються в організації замовника. Іноді організація, що замовляє технологію, на якій працювала раніше, внаслідок впровадження в роботу підходу "віртуальний офіс" отримує реальний прибуток від такого рішення: оптимізується робота, зменшуються витрати, підвищується продуктивність праці.
Зараз звертають особливу увагу на процедури чіткого обліку, які поряд з проблемами координації дій слід вирішувати з мінімальними затратами. Необхідний перехід на повний рівень комунікацій у роботі, а саме: питань щодо строгості обліку та контролю на всіх рівнях управління, координації дій, планування.
5. Перспективи використання віртуального офісу
На сьогодні передові компанії у своєму "електронному офісі" використовують такі рішення, як: централізовані бази даних, комунікаційні пакети, засоби мобільного зв'язку. Якщо говорити про комп'ютерне забезпечення - то це найпотужніші персональні комп'ютери-сервери. Крім того, застосовують Internet-технології (контроль в режимі on-line діяльності дочірніх підприємств). Компанії планують підключити до корпоративної мережі усіх дилерів, склади та філіали, в тому числі і за кордоном. Безумовно, ці рішення потребують значних інвестицій, однак усі затрати дуже швидко окуповуються. Досі керівники з недовірою ставилися до ідей робочих місць, які б розміщувалися вдома у конкретного працівника. Це обумовлюється тим, що існує багато проблем, які важко вирішити на відстані. Наприклад, у критичній ситуації група людей, що відповідають за прийняття рішення, швидше знайдуть вихід зі ситуації, коли будуть діяти разом. "Живе" спілкування у таких випадках неможливо нічим замінити. В той же час, можуть бути співробітники, яким дійсно нема необхідності постійно перебувати в офісі (наприклад, експерт - менеджери). Правда, як правило, таке забезпечення робочого місця обходиться компанії дуже дорого. Віртуальний офіс відтворює загальну структуру підприємства та забезпечує доступ до загальних баз, організації складського обліку, бухгалтерії, тощо. Таким чином, віртуальний офіс - це насамперед система електронного документообігу для віддалених користувачів.
Віртуальний офіс може підвищити ефективність роботи організацій, хоча останні дуже ризикують залишитися у програші. Одною з причин цього є те, що електронна документація у нас не має під собою законодавчої бази: тому бухгалтерія повинні відображатися на папері; адже ні електронний підпис, ні електронна печатка не володіють тими ж юридичними можливостями, що їх реальні попередники. З іншої сторони віртуальний офіс - досить дороге задоволення, і затрати на програмне забезпечення та експлуатацію можуть значно перевищити затрати на апаратну частину. Керівництво організації повинно зрозуміти, що засоби, які воно вкладе в організацію офісу, мають опосередковано приносити прибуток і порівняно швидко окупитися. Вважається, що в Україні зараз вкладати великі кошти на створення таких офісів неефективно через дуже поганий стан комунікацій.
На даний час найбільші концерни України мають свої філіали в інших містах, з якими зв'язуються за допомогою комутаційних ліній в режимі off-line. В місті, де зосереджене управління концерном, магазини та склади з'єднуються з адміністрацією через заздалегідь виділені канали. При цьому підрозділи теж локалізовані, що дозволяє суттєво зменшити витрати (наприклад, комп'ютерний відділ - в тій же будівлі, де перебуває і керівництво, і склад, і магазин).
Найцінніше рішення в цій площині - це інтеграція компаній за допомогою територіально розподілених, а також і корпоративних мереж. Сучасна віртуальна організація, створена на тимчасовій основі мережа незалежних компаній (поставників, замовників і навіть колишніх конкурентів), об'єднаними сучасними інформаційними системами з метою взаємного користування ресурсами, зменшення витрат і розширення ринкових можливостей. Технологічну основу віртуальної корпорації складають інформаційні системи, які допомагають об'єднатися і здійснювати гнучке партнерство на "електронних" контрактах. Важливу роль тут відіграє мистецтво інтегратора, спрямоване на забезпечення "прозорого" для користувача "віртуального офісу", щоб територіальна віддаленість підрозділів перестала бути перепоною.
Наприклад, для співробітників фірми Xeros, що займалися продажами продукції в Англії, була організована робота в середовищі віртуального офісу. Це дозволило збільшити обсяги продаж, зменшити орендну плату і штат співробітників, а річний прибуток від продаж склав 250 млн.дол. Загальнокорпоративна мережа IntraNet під назвою Xeros-WideWeb (XWW) об'єднує понад 50 тисяч співробітників, що розкидані по всьому світу. Основними її функціями стало: по-перше, створення бази знань для співробітників, де б вони могли отримати необхідну для роботи інформацію; по-друге, створення інтерактивного товариства для того, щоб навіть для тих у кого немає офісу, мали б офіційне місце в структурі організації, яке забезпечує їм фірма.
На думку багатьох провідних спеціалістів в сфері управління, розвиток мережних зв'язків між організаціями, що входять у віртуальну корпорацію, сприяє перегляду традиційних меж підприємств, так, як при високій степені кооперації важко визначити, де закінчується одна та починається інша компанія.
Використана література:
1. Гордієнко І.В. Інформаційні системи в менеджменті. Навчально-методичний посібник. - К.: КНЕУ, 1999.
2. Кондрашова С.С. Информационные технологии в управлении. Учебное пособие. - К., МАУП, 1998. с. 131с.
3. Пономаренко О.І., Пономаренко В.О. Системні методи в економіці, менеджменті та бізнесі. -К.: Либідь, 1995, -240с,
4. Пінчук Н.С., Галузинський Г.П., Орленко Н.С. Інформаційні системи і технології в маркетингу. К.: КНЕУ, 1999, - 328.
Loading...

 
 

Цікаве