WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаМовознавство, Філологія → Загальна характеристика ділових листів - Реферат

Загальна характеристика ділових листів - Реферат


Реферат на тему:
Загальна характеристика ділових листів
Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення та підтримання офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.
За тематичною ознакою (досить умовно) поділяють кореспонденцію на:
o ділову;
o комерційну.
Комерційні листи фіксують укладення і виконання комерційної угоди. У них вирішуються питання збуту продукції (послуг) і постачання. До чисто комерційних видів ділової кореспонденції належать:
o листи-запити;
o пропозиції;
o листи-рекламації;
o відповіді на ці види листів.
Ділові листи вирішують організаційні питання, правові проблеми, а також питання економічних відносин кореспондентів. Ділові листи відрізняються різноманітністю форм: це може бути розписка, повідомлення, запрошення або протокол, рекламний проект, що викладаються на багатьох сторінках.
Ділова кореспонденція завжди має офіційний характер.
За функціональною ознакою ділові листи поділяються на ініціативні листи і листи-відповіді:
1) листи, що потребують відповіді:
o листи-прохання;
o листи-звернення;
o листи-пропозиції;
o листи-запити;
o листи-вимоги.
2) листи, що не потребують відповіді:
o листи-підтвердження;
o листи-нагадування;
o листи-попередження;
o листи-повідомлення;
o супровідні листи.
За ознакою адресата ділові листи поділяються на звичайні та циркулярні. Звичайний лист надсилається на одну адресу, циркулярний лист направляється з одного джерела на кілька адрес, як правило, підпорядкованих інстанцій (організацій).
Діловий лист може відправлятися традиційною чи електронною поштою, факсимільним, телеграфним зв'язком тощо.
За структурними ознаками ділові листи поділяються на регламентовані (стандартні) і нерегламентовані (нестандартні). Регламентовані листи вирішують типові питання регулярних економіко-право-вих ситуацій. При їх складанні використовуються стандартні фрази, конструкції, стандартний формат паперу, реквізити тощо. Регламентовані листи мають чітко визначену структуру - вступ - мотивацію і основну частину.
Нерегламентований діловий лист являє собою авторський текст. Такий лист, порівняно з регламентованим, є менш формалізованим, може містити експресивні мовні елементи. У нерегламентованих ділових листах також використовуються шаблони, але зловживати ними не варто. У цьому жанрі офіційно-ділового стилю автор може продемонструвати своє вміння користуватися виразними засобами мови і неординарність викладу думок.
За композиційними особливостями ділові листи поділяються на одноаспектні й багатоаспектні. Одноаспектний лист розглядає одну проблему, питання, а багатоаспектний - кілька. Багатоаспектний лист може містити пропозицію, прохання й нагадування одночасно.
Обов'язковими реквізитами ділових листів є такі:
1) назва організації;
2) довідкові відомості про організацію;
3) дата документа;
4) реєстраційний номер документа;
5) посилання на номер і дату вхідного документа;
6) адресат;
7) текст документа;
8) підпис;
9) відмітка про виконавця.
Реквізит "Назва організації" вказує адресанта. Це може бути організація, її структурний підрозділ. Довідкові відомості про організацію включають її адресу, номери телефонів, факсів, електронної пошти. Ці два реквізити ставляться у верхньому лівому куті аркуша.
Нижче ліворуч пишуть дату документа, яка позначається арабськими цифрами (02.09.2001 р.) або словесно-цифровим способом (17 березня 2000 p.). Дата проставляється у день підписання документа. Реєстраційний номер документа - це його порядковий номер. Він ставиться під датою.
Посилання на номер і дату вхідного документа роблять у листах-відповідях.
Адресатом ділової кореспонденції можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові і фізичні особи. Цей реквізит розташовується у правому верхньому куті листа. Назва організації та її структурного підрозділу має форму називного відмінка:
Харківська міська держадміністрація
ЗАТ "Будівельник", бухгалтерія
Посаду, ім'я особи, якій адресовано документ, зазначають у давальному відмінку:
Директорові меблевої фабрики "Смерека" Клименкові В. В.
Якщо лист адресований не керівникові підприємства, а іншій посадовій особі, то її посаду і прізвище пишуть після назви підприємства:
ВАТ "Еврика", начальникові планово-економічного відділу Петровій О.М.
Діловий лист відзначається стислістю, звичайно його обсяг не перевищує 1-2 аркушів. Текст ділового листа обов'язково включає звертання до адресата і комплімент - засвідчення ввічливості.
Під текстом ставиться реквізит "Підпис", до якого входять назва посади особи, яка підписала документ, її особистий підпис і його розшифрування.
Нижче ліворуч зазначається прізвище виконавця (укладача листа) та його телефон.
З усіма реквізитами діловий лист має такий вигляд:
Україна ЖОВТНЕВА РАЙОННА РАДА Керівникові
НАРОДНИХ ДЕПУТАТІВ ВАТ "Будмеханізапія" ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ вул. Разіна, 4
252057, м. Київ, пр. Перемоги, 41 а. 252044, Київ
Тел. 446-03-26
25.03.97 №413
На №____від_________
У зв'язку з підготовкою виконкомом телефонного довідника прошу Вас до 15.04.97 надіслати такі дані:
1. Повна назва підприємства з вказівкою поштового індексу і адреси.
2. Прізвище, ім'я, по батькові, домашній і службовий телефон таких посадових осіб:
o керівника та його заступників;
o головного інженера;
o головного бухгалтера;
o начальника відділу кадрів;
o чергового.
Інформація надсилається українською мовою.
Голова Підпис С. П. Куманчук
Вик. Сокирко Н. Г. 4461257
ТОВ "Спецкооперація"
02068, м. Київ
вул. Вербицького, 8
22.07.99 р. № 243
На № 2/1120 від 12.07.99 р
На Ваш вих. № 2/1120 від 12.07.99 повідомляємо, що серед працівників підприємства юнаків 1983 року немає.
Харківський РВК м. Києва
Заступник директора Підпис
П. П. Маковей
Список використаної літератури
1. Волощак М. Неправильно - правильно: Довідник з українського слововживання: За матеріалами засобів масової інформації. - К., 2000.
2. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери. - К.: А. С. К., 2000.
3. Гнаткевич Ю. Уникаймо русизмів в українській мові. - К.: Видавничий центр "Просвіта", 2000.
4. Головащук С. І. Словник-довідник з українського літературного слововживання. - К.: Рідна мова, 2000.
5. Гринчишин Д. Г., Сербенська О.А. Словник паронімів української мови. - К.: Рад. шк., 1986.
10. Ділова українська мова: Навч. посіб. - К.: Т-во "Знання", КОО, 2000.
11. Ділова українська мова: Посіб. для студентів вузів / За ред. Н. Д. Бабич. - Чернівці: Рута, 1996.
12. Ділові папери та документи підприємницької діяльності / Упоряд. В. -Л.Кулініченко. - К.: Український центр духовної культури, 1996.
13. Караванський С. Пошук українського слова, або Боротьба за національне "я". -К.: Видавничий центр "Академія", 2001.
14. Коваль А. П. Ділове спілкування. -К.: Либідь, 1992.
15. Коваль А. П. Практична стилістика сучасної української мови. - К.: Вища шк., 1978.
16. Кочан І. М., Токарська А. С. Культура рідної мови. - Львів: Світ, 1996.
17. Культура мови на щодень. - К.: Довіра, 2000.
18. Культура української мови: Довідник. - К.: Либідь, 1990.
19. Молдованов М. І., Сидорова Г. М. Сучасний діловий документ: зразки найважливіших документів українською мовою. - К.: Техніка, 1992.
20. Пилинський М. М. Мовна норма і стиль.- К.: Наук, думка, 1976.
21. Пономарів О. Д Культура слова: Мовностилістичні поради. - К.: Либідь, 1999.
22. Пономарів О. Д Стилістика сучасної української мови. - Тернопіль: Навч. книга-Богдан, 2000.
23. Російсько-український словник-довідник "Порадник ділової людини". -К.: Основи, 1995.
24. Сліпушко О. М. Українська мова й етапи кар'єри ділової людини. -К: Криниця, 1999.
25. Словник-довідник з культури української мови. - Львів: ФЕНІКС, 1996.
26. Український правопис. - К: Наук. думка, 1996.
27. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. - К.: Довіра, 1998.
28. Чак Є. Д Чи правильно ми говоримо? - К: Освіта, 1997.
29. Шевчук С. В. Службове листування: Довідник. - К.: Літера, 1999.
Шевчук С. В. Українське ділове мовлення. - К.: Вища шк., 1997.
Loading...

 
 

Цікаве