WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаМовознавство, Філологія → Ділова документація - Реферат

Ділова документація - Реферат


Реферат на тему:
Ділова документація
Класифікація ділових паперів. правила написання тексту документів
І. Класифікація ділових паперів
Офіційно-ділова сфера діяльності суспільства знаходить найповніше відображення у документах. Документ (від лат. documentum - повчальний приклад, взірець, доказ) - це діловий папір, що закріплює інформацію про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людей.
Документи поділяються на види за різними ознаками.
За стадіями виготовлення розрізняють:
o оригінали;
o копії.
Оригінал офіційного документа - перший або єдиний його примірник. Копія точно відтворює текст оригіналу, а також усі реквізити. Виготовляється вона рукописним, машинописним або іншим способом. Копія обов'язково має у верхньому правому куті позначку "Копія", завіряється підписом посадової особи. В юридичному аспекті оригінали і копії є рівнозначними.
За ступенем гласності документи бувають:
o звичайні;
o для службового користування (ДСК);
o таємні та ін.
За місцем складання документи поділяють на:
o внутрішні, які фіксують внутрішні питання підприємства і не виходять за його межі;
o зовнішні, тобто вхідна та вихідна документація. За авторством розрізняють такі документи:
o службові (офіційні);
o особисті.
Службові документи створюються в організаціях, установах, на підприємствах службовими особами. Особисті документи пишуться громадянами поза сферою їхньої службової діяльності.
За технікою відтворення розрізняються документи:
o рукописні;
o відтворені механічним способом.
За змістом документи поділяють на:
o організаційні (положення, інструкції, директиви, правила, статути тощо);
o розпорядчі (постанови, ухвали, рішення, розпорядження, накази, вказівки тощо);
o довідково-інформаційні (пояснювальні та доповідні записки, службові листи, телеграми, телефонограми, оголошення, запрошення, довідки, акти, плани роботи, звіти, доповіді тощо);
o документи колегіальних органів (протоколи);
o документи особового складу (автобіографії, резюме, характеристики, особові листки, трудові книжки, особові картки, трудові угоди, контракти);
o особисті офіційні документи (доручення, розписки, заяви, пропозиції, скарги, заповіти).
За формою документи поділяються на:
o трафаретні (стандартні, регламентовані);
o індивідуальні (нестандартні, нерегламентовані).
Трафаретні документи відображають регулярну виробничо-управлінську ситуацію і складаються за однаковими зразками. Як правило, в них використовуються типові слова і вирази. При складанні таких документів можуть використовуватися бланки - друковані стандартні форми, що заповнюються конкретними даними. Трафаретні документи мають найвищий рівень стандартизації.
Індивідуальні документи створюються для вирішення конкретної, часто нестандартної, ситуації, вони передбачають більший вибір слів і конструкцій, способу викладу, тобто характеризуються низьким рівнем стандартизації.
Далі розглядатимуться документи, які передбачають словесну творчість автора, мають низький рівень стандартизації.
II. Вимоги до тексту документів
Будь-який службовий документ належить до офіційно-ділового стилю. Це означає, що у ньому мають реалізовуватися такі загальні особливості цього стилю, як стислість і нейтральність викладу. Важливими вимогами до тексту документів є також достовірність, повнота, точність, переконливість.
Стислість документа забезпечується відсутністю у ньому зайвої інформації, зайвих слів тощо. Всі частини тексту мають стосуватися суті справи, що викладається у ньому.
Нейтральність викладу є нормою ділового етикету і означає, що мовні засоби, використовувані у документі, не повинні вказувати на почуття та емоції автора. Нейтральність тексту створюється різними мовними засобами. На рівні лексики ця риса виявляється у використанні нейтральної, або міжстильової, лексики, а також певної термінології. Текст документів не повинен містити стилістично знижених або емоційно-експресивних слів (просторіччя, жаргонізми, діалектизми, іменники і прикметники із суфіксами суб'єктивної оцінки, вигуки тощо). На рівні синтаксису нейтральність стилю створюється використанням розповідних речень, прямого порядку слів. Якщо документ має метою вплинути певним чином на адресата, то для цього повинні використовуватися засоби логічної оцінки фактів, які не порушують беземоційності викладу.
Достовірність документа означає, що викладені у ньому факти відповідають дійсності.
Повним є документ, зміст якого вичерпує всі обставини справи.
Точним є такий документ, в якому будь-яка фраза, будь-яке слово чи речення тлумачаться однозначно. Інакше кажучи, точність документа означає бездоганний виклад думки у ньому. Для досягнення точності у документах можуть повторюватися ті самі слова: "У разі непереказування Пайовиком коштів у встановлений договором термін Банк має право зняти кошти з рахунку Пайовика на підставі платіжної вимоги без акцепту з боку Пайовика": "Керівникові належать повноваження і права, які встановлюються нормативними і іншими актами, що поширюються на Підприємство, закріплені за Керівником адміністрацією, дирекцією, іншим виконавчим керівним органом, якщо зі згаданих актів Статуту Підприємства і умов цього контракту не випливає інше". У всіх функціональних стилях, крім
Loading...

 
 

Цікаве