WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаМіжнародні відносини, Міжнародна економіка → Менеджменту Інтернет-підприємства. Вплив екологічного фактора на забезпечення конкурентоспроможності підприємства. Розробіть схему документообігу в ор - Контрольна робота

Менеджменту Інтернет-підприємства. Вплив екологічного фактора на забезпечення конкурентоспроможності підприємства. Розробіть схему документообігу в ор - Контрольна робота

3. Використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів, комп'ютерної техніки. Це дасть змогу забезпечити найшвидше проходження документів в апараті управління, раціональне використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів підприємства. Крім того, удосконаленню діловодства і документообігу сприяє піднесення професійного рівня діловодного персоналу, навчання усіх працівників управлінського апарату правилам раціональної роботи з документами.

При розгляданні документів, що надходять, доцільно використовувати такі рекомендації. Керівнику для розглядання і прийняття рішення (воно відбито у резолюції) слід передавати тільки найважливіші документи, в основному ті, які не можна використовувати без його вказівки. Практика свідчить, що кількість їх становить 10-20% загальної кількості документів, які надходять.

Деякі керівники наполягають на одержанні усіх документів, мотивуючи це бажанням бути максимально поінформованими. В умовах значного обсягу інформації, що надходить на підприємства, і при фізіологічно обмежених можливостях сприйняття її ця вимога призводить до значних і малоефективних витрат праці керівників і не сприяє кращій обізнаності.

Керівники підприємств і великих структурних підрозділів через свою зайнятість нерідко розглядають кореспонденцію наприкінці і після закінчення робочого дня, а іноді і на другий - третій день після надходження її. У цих умовах пропускна здатність апарату управління залежить від працездатності керівника. Це є однією з причин накопичення невиконаних у строк документів.

Створюється парадоксальне становище, при якому другорядні документи, що безпосередньо надійшли співробітнику, виконуються у два-три рази швидше, ніж важливі і термінові, які було направлено спочатку керівнику, а потім виконавцю.

Зазначений порядок руху документів призводить до зростання витрат праці не тільки керівників, а й спеціалістів, а також технічних працівників. У кожній інстанції до розгляду документа залучають нового робітника; звідси нове читання документа, обмірковування його, написання резолюцій та ін., тобто ускладнюється внутрішня діяльність адміністративного органу. Крім того, перебування документа у кожній інстанції супроводжується кількома діловодними операціями - передавання, реєстрація та ін. Такий порядок розглядання документів призводить до повторення циклів цих операцій. Нерідко 7-10 чол. ознайомлюються із змістом документа ще до початку його фактичного виконання, що є неефективним. Керівник підприємства, його заступники, керівники підрозділів нерідко двічі повертаються до розглядання одного документа: при надходженні його в апарат управління і через 10-12 днів після руху його "знизу вгору" для підпису.

З метою уникнення зазначених недоліків і розподілу документів між виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємствах запроваджено попередній розгляд документів, у ході якого необхідно:

  • розподіляти документи між керівниками, начальниками структурних підрозділів і виконавцями з урахуванням основних критеріїв оцінки їх змісту і забезпечення апарату управління необхідною і достатньою інформацією;

  • визначати конкретних виконавців документів, керуючись розподілом обов'язків, посадовими інструкціями, інструкціями з діловодства, практики, що склалася, та ін.;

  • перешкоджати надходженню в апарат управління документів, виконання яких не є його прерогативою;

  • визначати потребу у реєстрації документів. Попередній розгляд документів дає змогу:

  • вивільнити керівника від вивчення документів, що не потребують його уваги, а апарат управління - від документів, виконання яких не входить до його функцій;

  • скоротити документообіг, безпосередньо направляючи документи виконавцям;

  • підвищити оперативність роботи апарату управління скороченням кількості пунктів обробки документів і часу перебування в них;

  • зменшити трудомісткість зменшенням кількості операцій взагалі і дубльованих, зокрема;

  • поліпшити якість управлінських рішень, які приймають спеціалісти, що мають необхідну інформацію;

  • підвищити відповідальність виконавців за вирішення документів, що надходять;

  • об'єктивно оцінювати можливості окремих виконавців, враховуючи оперативність і якість запропонованих ними рішень;

  • підвищити технологічність обробки документів;

  • проводити комплексний аналіз документації, що надходить, з метою її раціоналізації і скорочення;

Сучасна організація управлінського процесу передбачає, що основна маса (80-95%) документації апарату управління має надходити безпосередньо у структурні підрозділи або відповідальним виконавцям.

Те, що значна частина документації надходить безпосередньо в апарат управління, не знижує забезпеченість його керівників інформацією, оскільки їм передають документи організацій, листи і заяви робітників, довідки, доповідні записки, огляди, що висвітлюють ті або інші сторони діяльності системи, а також інші документи з принципових питань діяльності організації, які містять необхідну для керівника інформацію і потребують його рішення.

Ефективність попереднього розглядання документів повністю залежить від того, хто його здійснюватиме. Практика свідчить, що в міністерствах, відомствах, великих об'єднаннях і на підприємствах цю роботу виконують спеціально призначені кваліфіковані працівники або помічники керівника, референти, завідуючі канцеляріями, секретаріатами, загальними відділами та ін. У невеликих підприємствах цю функцію може виконувати досвідчений секретар.

Працівник, який виконує операції, пов'язані з оцінкою і розподілом документів, повинен докладно знати функції підприємства і його підрозділів, права і обов'язки провідних працівників, систему взаємовідносин, що склалися між ними; мати високий професійний рівень, необхідні навички і знання, користуватися довірою керівника, мати певну інтуїцію.

Попередній розгляд документів сприяє децентралізації повноважень, одному з найважливіших принципів сучасного управління, оскільки дає змогу реально делегувати повноваження керівника безпосередньо підлеглим йому особам. При розгляданні документів, що надходять, слід прагнути до зменшення кількості резолюцій на них - не більше ніж одна-дві. Цьому сприяє спрощення організаційної структури управління - зменшення кількості рівнів і ланок управління. У процесі попереднього розглядання може бути встановлено, що для оперативного виконання документа керівнику потрібна додаткова інформація. У цьому випадку добирають необхідні документи і подають керівнику одночасно з ініціативним документом.

Документи, що надійшли на підприємство, слід розглядати у день надходження і у той же день направляти виконавцям або повертати секретареві (у канцелярію, загальний відділ, секретаріат). Безпосереднє передавання документів від керівника виконавцю дасть змогу прискорити обробку їх в апараті управління. Як виняток, керівник може повернути документи наступного дня. Якщо керівник відсутній, їх розглядає заступник.

Керівник підприємства повинен розглядати тільки зареєстровані документи. Він не повинен розглядати документи, передані йому під час відряджень, прийому громадян, працівниками інших організацій до їх реєстрації. Документи, що надійшли, передає керівнику тільки секретар. Час передавання документів встановлює керівник за погодженням із секретарем. При цьому враховують час надходження пошти, умови роботи організації, розпорядок робочого дня керівника, можливості діловодної служби. Час повертання документів секретареві встановлюють таким чином, щоб у цей же день вони згідно з резолюцією були передані виконавцю. У деяких організаціях кореспонденцію передають керівнику один раз на день, як правило, о 10-12 год., в інших-два рази на день - о 10 і 16 год. Телеграми, термінові документи передають керівнику негайно.

Як уже було зазначено, усі документи, що надійшли, керівник після розглядання щодня (у встановлені години) направляє виконавцям, або повертає у канцелярію (секретареві). Ні за яких умов керівник не повинен залишити документи у себе. Усі документи, що надходять до керівника незалежно від того, оригінали вони чи копії, після підписання або затвердження стають офіційними документами.

Після виконання офіційні документи направляють у відповідну справу. Справи, які заводять в установі, згідно з номенклатурою справ зберігають до передавання у відомчий архів у секретаря, в канцелярії або структурних підрозділах. Як правило, офіційні документи у керівника не зберігають. До виконання їх зберігають у виконавця, після - у справі. Офіційні документи, що стосуються діяльності підприємства, належать до архівного фонду підприємства і їх зберігають у його справах. Порушення цієї вимоги ускладнює пошук документів, знижує оперативність їх виконання, дезорганізує роботу апарату управління. У процесі виробничої, громадської і творчої діяльності керівника утворюється комплекс документів, що становить його власний архів (цей термін умовний. Слід підкреслити, що тут під власним архівом розуміють зібрання документів, що утворилися в процесі виробничої, громадської і творчої діяльності керівника і не належать до архівного фонду підприємства).

Loading...

 
 

Цікаве