WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаІнформатика, Компютерні науки → Вплив інформації на функціонування організацій - Реферат

Вплив інформації на функціонування організацій - Реферат


Реферат на тему:
Вплив інформації на функціонування організацій.
Необхідність інформаційного забезпечення для успішного управління організацією.
Відображаючи об'єктивну реальність, інформація фіксується в первинних та звітних документах, кресленнях, номенклатурних цінниках, газетах та журналах, міститься в радіо - та телепередачах, телефонних розмовах, в показниках контрольно-вимірювальних пристроїв, лічильників, датчиків, електронних табло, передається по телетайпах і диспетчерському зв'язку, виникає під час листування, нарад і бесід. Інформація представляється у вигляді сукупності даних. Дані відіграють суттєву роль в діяльності довільної компанії, фірми чи підприємства. Вони фіксуються у визначеній формі на фізичних носіях (папері, магнітних носіях і т.д.), і можуть бути використані в подальшому для наступної обробки, збереження і передачі. Дані можна розглядати, як ресурс (сировину) для виробництва інформації. В результаті обробки дані набувають змісту, тобто стають інформацією. Під інформацією розуміють довільні відомості про будь-яку подію, процес, об'єкт, які є предметом сприйняття, передачі, перетворення, збереження чи використання. Поряд з цим така інформація повинна мати цільове призначення важливе для прийняття рішення., так наприклад, ціни на ринку сировини є інформацією для ювеліра настільки, наскільки вона стосується дорогоцінних металів. Таким чином отримання інформації завжди означає відбір суттєвих для прийняття рішення відомостей. У цьому випадку інформація представляється у формі даних.
Сила інформації та знань полягає в тому, що з їх допомогою відкриваються нові перспективні напрямки розвитку процесів у природі та суспільстві. Потоки і обсяг інформації зросли настільки, що самостійно люди вже не в змозі обробити всю циркулюючу в суспільстві інформацію. Паралельно виникають вимоги до достовірного і своєчасного представлення інформації. Використання інформаційних технологій надає людині можливість оперативно отримувати доступ до будь-якої нагромадженої інформації і ефективно її використовувати для вирішення поставлених перед організацією задач.
В сучасних умовах важливим фактором досконалого управління організацією є інформаційне забезпечення, яке полягає в зборі і переробці інформації, необхідної для прийняття обгрунтованих управлінських рішень. Стало очевидним, що передача інформації про стан і діяльність організації на вищий рівень управління і взаємний обмін інформацією між всіма рівнями управління і підрозділами організації повинні здійснюватися на основі широкого використання сучасних інформаційних технологій.
Економічна чи господарська діяльність будь-якої організації завжди пов'язується з такими функціями управління, як облік, контроль, планування, аналіз і регулювання, в процесі виконання яких формується інформація про хід роботи, порівнюються фактичні і нормативні показники, формулюються глобальні та локальні стратегії напрямків діяльності, розроблюються пропозиції для встановлення причин відхилень та проводиться корекція результатів.
Отримання та обробка інформації є передумовою для планування і прийняття рішень. Планування - це управлінська функція, яка забезпечує формування планів, у відповідності з якими буде організовано функціонування об'єкта управління. Зазвичай виділяють перспективне (5-10 років), річне (1 рік) і оперативне (доба, тиждень, декада, місяць) планування. В процесі планування і прийняття рішення можуть виникати наступні питання:
" які існують варіанти дій (можливості прийняття рішень);
" які варіанти прийняття рішень (зовнішні обставини) потрібно приймати до уваги;
" які зовнішні обставини і з якою ймовірністю можуть виникнути;
" які варіанти дій (очікувані результати) можуть сприяти досягненню мети.
На ці питання можна відповісти тільки після отримання відповідної інформації для планування і управління. В діяльності підприємницьких та комерційних структур, що представляються комплексами великого числа повсякчас пов'язаних і взаємодіючих організацій, збір, обробка та передача інформації стала першочерговим і обов'язковим фактором нормального їх функціонування.
Огляд внутрішньої інформації, необхідної для управління.
В будь-якій організації внутрішня інформація потрібна для управління матеріальними, трудовими і фінансовими ресурсами. Наприклад, для управління матеріальними ресурсами необхідно знати, які матеріали є в наявності, звідки вони поступають, куди направляються, терміни отримання замовлень на сировину, кількість замовленого і використаного матеріалу і його запас. Для управління трудовими ресурсами необхідно знати число співробітників, їх професію, розмір зарплати, місце знаходження робочого місця, посаду, історію працівника на виробництві, можливості просування по службі. Для управління фінансовими ресурсами необхідна інформація про доступні фінансові засоби, скільки і на що витрачено, звідки поступають ресурси і скільки їх залишилось. Ось далеко неповний перелік питань, на які повинна дати вичерпні відповіді внутрішня інформація.
При цьому великого значення набуває забезпечення оперативності і достовірності інформації. Важливе значення має оперативна інформація про виникнення в процесі виробництва відхилень фактичних від планових показників, що вимагає прийняття оперативних рішень Для багатьох організацій внутрішня система інформації забезпечує вирішення широкого кола задач, пов'язаних з організацією технологічного процесу і тому носить виробничий характер. Це насамперед стосується процесів забезпечення підприємств кооперованою продукцією, що поступає з спеціалізованих підприємств по внутрішньофірмових каналах. Тут інформація відіграє важливу роль в представленні відомостей для прийняття управлінських рішень і є одним із факторів, що забезпечує зниження витрат виробництва і підвищення його ефективності.
Суттєву роль в прийнятті рішень відіграє науково-технічна інформація, що містить нові наукові знання, відомості про винаходи, технічні новинки власної організації, а також, організацій-конкурентів. Ця інформація безперервно поповнює загальний інформаційний фонд технічних новинок і потенціал знань інженерно-управлінського персоналу для практичного і своєчасного використання, щоб забезпечити організації високий рівень конкурентоспроможності. Інформація також служить основою для підготовки відповідних доповідей, звітів, пропозицій для напрацювання і прийняття потрібних рішень.
Ієрархія інформації.
Інформацію, необхідну для управління на різних його рівнях, можна умовно розбити на оперативну, тактичну та стратегічну.
Оперативна інформація потрібна на найнижчому рівні управління організацією у повсякденній роботі. Вона часто представляється первинною, рутинною інформацією. Оперативна інформація становить основу в інформаційній ієрархії автоматизованої інформаційної системи, і тому її обробка автоматизується найперше. Оперативний рівень характеризується реалізацією планів
Loading...

 
 

Цікаве