WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаІнформатика, Компютерні науки → Характеристика і призначення основних компонентів офісної автоматизації, моделі електронного офісу - Реферат

Характеристика і призначення основних компонентів офісної автоматизації, моделі електронного офісу - Реферат

компонентом стала система електронної пошти для обміну інформацією між користувачами на багатокористувацьких комп'ютерах, а потім і в мережах.
Значно пізніше стали використовуватися системи розробки баз даних (своєрідних електронних картотек), а також електронні таблиці (що згодом отримали назву "табличні процесори") для виконання різних (іноді дуже складних) розрахунків.
Надалі в офісах стали використовуватися системи ділової графіки, необхідні для наочності виконуваних офісних процедур.
Усі перераховані компоненти службової діяльності персоналу офісу відповідають спеціалізованим пакетам, призначеним для комплексної автоматизації згаданих функцій. Одним із таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Усі програмні продукти цієї системи не тільки уніфіковані, але й інтегровані між собою, що дає змогу в рамках рішення певної ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від того, який тип документа опрацьовується.
Використання ПК в офісі не виключає, а, навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розробленої на основі застосування новітніх досягнень електроніки (скануючі пристрої, факс-модемні плати, копіювальнібагатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайд-принтери тощо).
Практична реалізація концепції електронного офісу поступово приводить до зміни стилю і методів керування, до перегляду і перерозподілу функцій персоналу, підвищення продуктивності його праці при виконанні цілого ряду діловодних операцій.
У той же час впровадження електронних офісів має і деякі негативні наслідки. Основним з них є негативний вплив на організм людини електронної техніки, яка інтенсивно використовується на робочих місцях. Крім того, погіршуються можливості особистих контактів персоналу офісу, що впливає на загальний психологічний клімат у колективі. Слід зазначити, що в результаті електронізації офісу змінюються кваліфікаційні вимоги до персоналу, що може створити конфліктні ситуації.
Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в офісній і адміністративній діяльності. Поряд із цим технічні засоби і комп'ютерні технології, адміністративні й офісні системи виконують, по суті, допоміжні роботи, зв'язані з обробкою інформаційних масивів. Процес прийняття рішень залишається прерогативою людини. Але завдяки автоматизації деяких процесів керування персонал офісу звільняється від виконання рутинних операцій і приділяє більше часу аналітичним та творчим процесам.
На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій до структури системи автоматизації документообігу електроного офісу традиційно включають наступні підсистеми:
" технології обробки зображень документів (Imaging System);
" системи оптичного розпізнання символів (Optical Character Recognition System, OCR);
" системи керування документами, СКД (Document Management System, DMS);
" повнотекстові бази даних (Full-Text System);
" системи автоматизації ділових процедур, АДП (Workflow System);
" програмне забезпечення для робочих груп (Groupware),
елементи та зв'язки між ними.
Головним напрямком перебудови менеджменту і його радикального удосконалення, пристосування до сучасних умов стало масове використання новітньої комп'ютерної і телекомунікаційний техніки, формування на її основі високоефективних інформаційно-управлінських технологій, нової концепції офісної діяльності. Засоби і методи прикладної інформатики ефективно застосовуються в в менеджменті і маркетингу. Нові інформаційні технології, реалізовані на комп'ютерній техніці, вимагають радикальних змін організаційних структур менеджменту, його регламенту, кадрового потенціалу, системи документації, алгоритмів фіксування і передачі інформації. Особливе значення має впровадження концепції електроного офісу. ЇЇ застосування значно розширює можливості використання компаніями інформаційних ресурсів. Формування концепції пов'язане з розповсюдженням практики інформаційного менеджменту та організацією системи обробки даних і знань. В наслідок їх послідовного розвитку сформувались інтегровані автоматизовані системи управління, що охоплюють по вертикалі і горизонталі всі рівні і ланки виробничих процесів.
Повна інтегрована автоматизація офісу передбачає охоплення наступних інформаційно-управлінських процесів: зв'язок, збір, збереження і доступ до необхідної інформації, аналіз інформації, підготовка тексту, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і рішення спеціальних завдань.
Сукупність програмних та апаратних елементів з технологіями їх експлуатації створює систему автоматизації документообігу (САД). САД - це відкрита система, яка має тісний детермінований взаємозв'язок з навколишнім середовищем, тому аспектів її вивчення дуже багато. Крім того, САД є динамічною системою. Вона володіє великим потенціалом розвитку, що вимагає існування гнучкої, керованої теоретичної моделі системи. Яка б у комплексі з матеріально-технічною базою ефективно використовувалась у процесі виробництва, обробки та збереження документальних інформаційних ресурсів для забезпечення управлінської галузі.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1. Автоматизированые системы переработки текстовой информации /Под ред. А. С. Берлина. - М.: Книга, 1991. - 340 с.
2. Асеев Г.Г., Шейко В.Н. INTERNET: Учебник ХГАК. - Х.:ХГАК, 1998. - 360 с.
3. Буров Є. Комп ютерні мережі. - Львів: БаК, 1999. - 468 с.:іл.
4. Воройский Ф.С. Систематизированый толковый словарь по информатике. - М.: Либерия, 1998. - 376 с.
5. Компьютерные технологии обработки информации: Учебное пособие / Под ред. С. В. Назарова. - М.: Финансы и статистика, 1995. - 248 с.: илл.
6. Workflow - технология автоматизации офиса // Посредник. - 1998. - 26 янв. - С.48
Loading...

 
 

Цікаве