WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаІнформатика, Компютерні науки → Автоматизацiя контролю вiдвiдування студентами занять - Реферат

Автоматизацiя контролю вiдвiдування студентами занять - Реферат

Загальні рекомендації

по роботі з базами даних в Excel.

В Microsoft Excel є набір функцій, що полегшують обробку і аналіз баз даних. Для використання цих функцій необхідно вводити дані в список у відповідності з приведеними нижче рекомендаціями.

Організація списку

Використання тільки одного списку на листі. Уникайте створення більш ніж одного списку на листі. Деякі можливості управління списком, наприклад функція фільтрації, можуть бути використані тільки для одного списку.

Розміщуйте подібні об'єкти в одну колонку. Спроектуйте список таким чином, щоб всі рядки вміщували схожі об'єкти в одній колонці.

Тримайте список окремо. Між списком і іншими даними листа необхідно залишити, не менше одного порожнього рядка і одної порожньої колонки. Це дозволяє Excel швидше локалізувати список при виконанні сортування, встановленні фільтра чи при вставці обчислюємих автоматично підсумкових значень.

Розташовуйте важливі дані зверху чи знизу від списку. Уникайте розміщення важливих даних зліва чи справа від списку; дані можуть бути сховані при фільтрації списка.

Відображення рядків і колонок. Перед внесенням змін в список переконайтесь в тому, що всі сховані рядки і колонки відображені. В противному випадку існує ризик випадкового вилучення схованих даних.

Формат списка

Використання форматованих заголовків колонок. Створюйте заголовки колонок в першому рядку списка. Excel використовує заголовки при створенні звітів, пошуку і оформленні даних. Шрифт, вирівнювання, формат, шаблон, границя і формат букв, що присвоєні заголовкам колонок списку, повинні відрізнятись від формату, присвоєного рядкам даних. Перед вводом заголовків колонок коміркам повинен бути присвоєний текстовий формат.

Використання границі комірок. Для відокремлення заголовків від даних потрібно використовувати границі комірок, а не порожні рядки чи пунктирні лінії.

Відсутність порожніх рядків і колонок. В самому списку не повинно бути порожніх рядків і колонок. Це полегшує ідентифікацію і виділення списка.

Відсутність початкових і кінцевих пробілів. Додаткові пробіли на початку і в кінці комірки впливають на пошук і сортування. Замість вводу пробілів рекомендується використовувати зсув тексту всередині комірки.

Ввід даних в базу даних з допомогою форми

Р
ежим вводу даних в базу даних з допомогою форми включається командою Данные=>Форма. При успішному виконанні даної команди на екрані з'явиться вікно, схоже на зображене нижче. В противному випадку з'явиться вікно з повідомленням про те, що Excel не може знайти дані. В цьому випадку необхідно помістити табличний курсор на будь-який запис в базі даних.

В режимі вводу даних через форму вікно зліва містить назви полів і навпроти кожного з них є поле вводу, куди потрапляють записи з бази даних при переміщенні повзунка, чи при натисненні клавіш Назад і Далее. В правому верхньому куті розміщений вказівник відношення поточного запису до їх загальної кількості.

Клавіші Добавитьі Удалитьслужать для вставки/вилучення записів з бази даних. При вставці запису він з'явиться в кінці бази даних, а при вилученні – вилучається поточний запис. При вилученні буде видано вікно підтвердження дії з повідомленням про те, що відновити даний запис після вилучення буде неможливо.

Клавіша Вернутьпризначена для того випадку, коли зміни зроблені в поточному записі, що відображається на екрані не потрібно зберігати. Слід зазначити що ця команда не відновить запис, що був вилучений командою Удалить. Клавіші Назаді Далееслужать для переміщення по записам бази даних назадвперед.

Клавіша Критерии дозволяє знайти записи по заданих умовах. При натисненні клавіші Критерии номер запису в правому верхньому куті форми міняється на напис Критерии. В полях, розміщених в лівій частині форми, необхідно ввести одне чи кілька значень, які будуть використовуватись в якості умов, Потім натисніть кнопку Далее або Назад.

Клавіша Закрытьзакриває форму. Для запису введених записів необхідно зберегти книгу.

Сортування бази даних

Для сортування бази даних необхідно вибрати команду Данные=>Сортировка. Як і в попередньому випадку, табличний курсор необхідно встановити на будь-який запис в базі даних інакше буде видано повідомлення про те, що список не знайдено. Якщо перед вибором даної команди був виділений діапазон то сортуватись буде саме він. В противному випадку Excel сам виділить цілу базу даних. Не рекомендується сортувати частини полів (коли виділені не цілі записи а тільки окремі поля з них), тому що це призведе до того, що будуть просортовані тільки окремі поля бази даних без корекції решти полів.

Н
а екран буде виведена форма, що зображена нижче:

В полі Сортировать по... необхідно вказати поле, по якому буде сортуватись база даних. Справа від даного поля розміщені перемикачі. Перемикач по возрастанию дозволяє здійснити сортування в порядку від найменшого числа до найбільшого, від першої літери алфавіту до останньої, від давньої дати до недавньої. Перемикач по убыванию дозволяє здійснити сортування в порядку від найбільшого числа до найменшого, від останньої літери алфавіту до першої і від недавньої дати до давньої.

При необхідності можна встановити і сортування по кількох полях. Наприклад при сортуванні по прізвищу а потім по імені спочатку база даних буде просортована по полю Прізвище, а потім (в межах однакових прізвищ) по імені.

При сортуванні баз даних встановіть перемикач Идентифицировать поля по подписям, щоб виключити перший рядок з назвами колонок зі списку і працювати з полями по їх назвах.

При установці перемикача Идентифицировать поля по обозначениям столбцов листа Excel буде вважати, що в діапазоні який сортується перший рядок не містить назв колонок. Не рекомендується встановлювати цей перемикач при роботі з базами даних, оскільки це призведе до переміщення рядка із назвами полів всередину бази даних, а назвою полів стане запис, що потрапить на його місце.

Клавіша Параметры викликає діалогове вікно Параметры сортировки:


В цьому вікні можна задати параметри сортування по першому ключу. Дана можливість особливо корисна в тому випадку, коли перший клює необхідно сортувати нестандартно.

При встановленому прапорці Учитывать регистр, при сортуванні будуть розрізнятись великі і малі символи.

Також в цьому вікні можна змінити об'єкти сортування – рядки чи стовпці. Для сортування бази даних необхідно вибрати Строки диапазона.

Використання автофільтра

Команда "Автофильтр" є найбільш швидким способом вибрати і вивести на екран тільки необхідні дані. Для включення режиму Автофильтр необхідно встановити табличний курсор Excel на будь-який запис в базі даних і вибрати команду Данные =>Фильтр =>Автофильтр.

Фільтри можуть бути використані тільки для одного списку на листі, тому не рекомендується записувати на одному листі кілька баз даних.

Я
кщо перед вибором команди автофільтр не було вибрано запис бази даних та екран буде видано наступне повідомлення:

У
випадку успішного виконання команди Автофільтр справа від назв полів з'являться стрілки автофільтра.

Для того, щоб відфільтрувати записи, які містять певні значення, необхідно натиснути кнопку із стрілкою в рядку, в якому містяться дані, що шукаються і вибрати значення в списку. Тепер на екрані буде відображено тільки записи, що відповідають заданій умові. Також колір стрілки автофільтра, що є активною зміниться на синій.

Умови відбору автофільтра

Необхідно:

Дії

Всі рядки списку

Все

Задане число рядків з максимальними чи мінімальними значеннями комірок поточної колонки

Первые 10

Рядки, що задовольняють дві умови, чи одну з оператором порівняння, відмінним від И (оператор по замовчуванню)

Условие

Всі рядки, що мають порожні комірки в поточній колонці

Пустые

Всі рядки, що мають не порожні комірки в поточній колонці

Непустые

Примітка. Умови Пустые і Непустые можна використовувати тільки тоді, коли в колонці містяться порожні комірки.

Для того, щоб відфільтрувати список по двох значеннях в одній колонці, чи використати відмінні від Равнооператори порівняння, треба вибрати пункт Условие. На екран буде виведено вікно Пользовательский Автофильтр

В
групі параметрів зліва потрібно вибрати операцію фільтрації, а потім в полі справа ввести значення з листа. Для включення другого набору умов фільтрації виберіть потрібне положення перемикача И (Или) і задайте відповідні умови в розміщених нижче полях.

Loading...

 
 

Цікаве