WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаІнформатика, Компютерні науки → Засоби роботи з табличними даними - Реферат

Засоби роботи з табличними даними - Реферат

задати простий критерій, що містить до двох умов.
Розглянемо процес автофільтрації наприкладі фільтрації даних таблиці Замовлення.
1: Перед використанням Автофільтру переконаєтеся, що він не використовується для якого-небудь іншого списку. Для цього виберіть команду Дані | Фільтр. Якщо команда Автофільтр відзначена прапорцем, виберіть її, щоб скасувати Автофільтр для іншого списку,
2. Виберіть чарунку всередині фільтрованого списку чи виділіть його цілком. У нашому випадку, наприклад, виділите чарунку А2.
3. Виберіть команду Дані | Фільтр | Автофільтр. У результаті чарунки з назвами полів перетворяться в списки, що розкриваються, (рис. 7.4).
Рис. 7.4 - Списки Автофільтру, що розкриваються
4. Розкрийте список, що відповідає полю, яке варто включити в критерій. Виберіть один із припустимих критеріїв:
o Усі - вивід на екран усіх записів;
o Перші 10 - вивід на екран заданого числа чи заданий відсоток перших чи останніх записів;
o Умова - вивід на екран записів за умовою, заданою у відображуваному діалоговому вікні Користувальницький автофільтр;
o Точне значення - виввід на екран записів, поля яких у точності збігаються з обраним значенням.
Наприклад, у нашому випадку в списку клієнт виберіть точне значення ТУП. Результат автофільтрації буде негайно відображений на екрані (рис. 7.5).
Рис. 7.5 - Результат автофільтрації
Рис. 7.6 - Діалогове вікно "Користувальницький автофільтр"
Рис. 7.7 - Результат виконання умов "Користувальницького автофільтру"
Якщо в критерій автофільтрації необхідно включити інше поле, поверніться до п. 4 алгоритму. Якщо критерій повинний складатися з двох компонентів, то зі списку автофільтрації виберіть значення Умова для конкретного стовпця, наприклад, дата виконання. На екрані відобразиться діалогове вікно Користувальницький автофільтр (рис. 7.6), що дозволяє швидко задати більш складну умову, чим звичайне порівняння. У лівому верхньому списку, що розкривається, вибирається операція порівняння (у даному випадку виберіть більше), у правом вибирається чи вводиться значення (уведіть 14568,85 грн). Потім, якщо необхідно, відзначте один з перемикачів "І", "ЧИ" і задайте другу операцію порівняння (більше чи рівно) і значення (29.01.2003). Результат виконання умов Користувальницького автофільтру зображено на рис. 7.7.
4 Проміжні підсумки
У MS Excel є засіб, що дозволяє одержати попередні результати, якщо потрібно об'єднати дані в окремі групи, наприклад, згрупувати продажу по клієнтах чи датах виконання замовлення.
Проміжні підсумки дозволяють узагальнити дані. Припустимо, є список продажів, який містить у собі код замовлення, клієнти, дату замовлення, дату виконання замовлення, вартість наданої послуги, одержувача. Використання команди Підсумки дозволить, не складаючи формул і не перетворюючи таблицю, по пропонованому MS Excel списку математичних виразів знайти проміжні і загальні підсумки, структурувати дані і вставити в таблицю рядки з проміжними і загальними підсумками.
Розглянемо процес створення проміжних підсумків на прикладі дані таблиці Замовлення. Перш ніж підводити проміжні підсумки, переконаєтеся, що записи відсортовані за тими параметрам, за якими будуть підводитися підсумки.
1. Виділіть чарунку списку, а потім виберіть команду Дані | Підсумки. На екрані з'явиться вікно Проміжні підсумки (рис. 7.8).
2. Вкажіть, як групувати дані, вибравши значення в списку При кожній зміні в. Список містить назви стовпців бази чи даних списку. Наприклад, ми будемо підраховувати загальну вартість замовлень кожного одержувача, тому виберіть Одержувач.
3. Виберіть операцію, виконувану над даними, зі списку Операція. Можливо підвести підсумки по одній з наступних операцій: Сума, Кількість значень, Середнє, Максимум, Мінімум, Добуток,
Рис. 7.8 - Вікно "Проміжні підсумки"
Рис. 7.9 - Отримані проміжні підсумки
Кількість чисел, Зміщене відхилення, Незміщене відхилення, Зміщена дисперсія, Незміщена дисперсія. У даному випадку виберіть Сума.
4. Виділіть дані, що повинні брати участь у розрахунках, установивши в списку Додати підсумки по прапорці необхідних стовпців. У нашому випадку, встановіть прапорець для стовпця Вартість послуги. Якщо потрібно підвести підсумки по декількох стовпцях одночасно, встановіть прапорець для кожного з них.
5. Щоб замінити всі старі проміжні підсумки на знову створені, установите прапорець Замінити поточні підсумки. У даному випадку цей прапорець повинний бути знятий.
6. Щоб уставити символ кінця сторінки після кожної групи, для якої підводяться підсумки, установите Кінець сторінки між групами. У даному випадку цей прапорець повинний бути знятий.
7. За замовчуванням рядка, що містять загальні і проміжні підсумки, що розташовуються під даними. Якщо прапорець Підсумки під даними скинути, то підсумки будуть розташовуватися над даними.
8. Натисніть кнопку ОК.
5 Зведена таблиця
Зведені таблиці є одним з найбільш могутніх засобів MS Excel з аналізу баз даних, розміщених у таблицях чи списках. Зведена таблиця не просто групує й узагальнює дані, але і дає можливість провести глибокий аналіз наявної інформації. Створюючи зведену таблицю, користувач задає імена полів, що розміщаються в її рядках і стовпцях. Допускається також завдання поля сторінки, що дозволяє працювати зі зведеною таблицею, як зі стопкою аркушів. Зведені таблиці зручні при аналізі даних з кількох причин:
- дозволяють створювати узагальнюючі таблиці, що надають можливість групування однотипних даних, підведення підсумків, підведення статичних характеристик записів;
- легко перетворюються;
- дозволяють виконувати автоматичний добір інформації;
- на основі зведених таблиць будуються діаграми, що динамічно перебудовуються разом зі зміною зведеної таблиці.
Опишемо покроковий процес створення зведеної таблиці на прикладі таблиці Замовлення (рис. 7.10). Для цього:
1. Виберіть команду Дані | Зведена таблиця. На екрані з'явиться перше вікно Майстра зведених таблиць (рис. 7.11).
Рис. 7.10 - Вихідні дані таблиці Замовлення
Рис. 7.11 - Перше вікно "Майстра зведених таблиць"
2. У першому вікні Майстра зведених таблиць під заголовком Створити таблицю на основі даних, що знаходяться треба вказати джерело даних для створення зведеної таблиці. Можливі чотири джерела даних, які вибираються за допомогою одного з перемикачів:
Перемикач Джерело даних
в списку чи бази даних Microsoft Excel Список чи таблиця, з позначеними стовпцями, розташована на робочому листі MS Excel
в зовнішньому джерелі даних Файли і таблиці, створені іншими програмами, наприклад, MS Access
у кількох діапазонах консолідації Кілька списків чи таблиця з позначеними стовпцями, розташована на робочому листі MS Excel
в іншій зведеній таблиці чи діаграмі Інша існуюча в активній робочій книзі зведена
Loading...

 
 

Цікаве