WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаІнформатика, Компютерні науки → Засоби роботи з табличними даними - Реферат

Засоби роботи з табличними даними - Реферат


Реферат на тему:
Засоби роботи з табличними даними
Користувачі найчастіше застосовують MS Excel для роботи з списками чи, іншими словами, базами даних робочого листа (worksheet database). По своїй суті список - це упорядкований набір даних. Список можна також розглядати як табличну базу даних. Звичайно в першому рядку списку знаходяться заголовки, а в наступних рядках - дані. Стовпці списку називають полями (fields), а рядка - записами (records). Розмір списку теоретично обмежений розмірами робочого листа, тобто в нього не може бути більш 256 полів і 65 536 записів. MS Excel має могутні засоби по роботі з табличними базами даних: консолідація, сортування, фільтрація, проміжні підсумки і зведені таблиці.
1. Консолідація робочих листів
При консолідації робочих аркушів відбувається узагальнення однорідних даних. Наприклад, можна обробити дані, що надходять з різних відділів компанії, і, таким чином, одержати загальну картину. Однак консолідація - це не тільки підсумовування. У ході цього процесу можна обчислити такі статистичні величини, як середнє, стандартне відхилення, кількість значень. Разом з консолідацією корисно використовувати структурування, причому структура може створюватися автоматично. Призначені для консолідації робочі аркуші зовсім не повинні мати одну і ту саму структуру.
Як приклад для консолідації розглянемо обробку даних про обсяги продажів фірми "ТОВ Термопластавтомат" за перший квартал поточного року (рис. 7.1).
Опишемо процес консолідації даних.
1. Укажіть діапазон призначення; де повинні розташовуватися консолідовані дані. Можна вказувати не весь діапазон, а тільки його лівий верхній діапазон. У нашому випадку виділите чарунку A1 робочого листа Консолідація.
2. Виберіть команду Дані | Консолідація. На екрані відобразиться діалогове вікно Консолідація (рис. 7.2).
3. У списку Функція вкажіть тип консолідації. Припустимі типи: Сума, Кількість значень, Середнє, Максимум, Мінімум, Добуток, Кількість чисел, Зміщене відхилення, Незміщене відхилення, Зміщена дисперсія, Незміщена дисперсія. У даному випадку виберіть значення Сума.
4. У полі Посилання укажіть вихідний діапазон даних, що повинний бути консолідований. У даному випадку [71січ.xls]січень!$A$1:$B$7. Натисніть кнопку Додати. У результаті діапазон буде доданий у список Список діапазонів.
Рис. 7.1- Консолідація даних
Рис. 7.2 - Діалогове вікно Консолідація
5. Повторите пп. 3, 4 для інших консолідованих діапазонів. В даному випадку для діапазонів [71лют.xls]лютий!$A$1:$B$7 і [71бер.xls]березень!$A$1:$B$7.
6. Визначите спосіб консолідації даних: відповідно до розташування в діапазоні чи відповідно до заголовків рядків і стовпців. Якщо консолідація відбувається по розташуванню, зніміть прапорці підпису верхнього рядка і значення лівого стовпця. У даному випадку установите обидва прапорці.
7. Вкажіть, що повинно містити діапазон призначення: фіксовані значення, що надалі не будуть змінюватися при змінах у вихідних даних, чи зв'язані величини, що обновляються при змінах у вихідних даних. Якщо фіксовані значення, то зніміть прапорець Створювати зв'язки з вихідними даними. У даному випадку цей прапорець треба установити.
8. Натисніть кнопку ОК.
2 Сортування даних
Сортування дозволяє вибудовувати дані в алфавітному чи цифровому порядку по зростанню чи спаданню. MS Excel може впорядковувати рядки списків і баз даних, а також стовпці робочих аркушів.
Для сортування чарунок, що містять дати і час, MS Excel використовує внутрішнє представлення цих чисел. Тому дати і час повинні бути представлені або у відповідному форматі, або за допомогою функцій дати і часу. У противному випадку MS Excel зберігає ці величини у виді тексту й упорядковує їх у лексикографічному порядку.
Розглянемо процес сортування на прикладі сортування даних таблиці Замовлення, узятої з бази даних підприємства-постачальника:
1. Виділите чарунку всередині сортованого списку чи виділіть його цілком. У нашому випадку, наприклад, виділите чарунку А2.
2. Виберіть команду Дані | Сортування. На екрані відобразиться діалогове вікно Сортування діапазону (рис. 7.3).
3. Вибір у списках Сортувати по, Потім по, В останню чергу по , використовуючи поля для впорядкування списку.
Усього як ключі сортування можна задати до трьох полів. Перемикачі по зростанню і по спаданню, розташовані поруч з кожним зі списків, визначають порядок сортування. У нашому випадку в списках виберіть Вартість, Дата замовлення і Клієнт, а потім установите всі перемикачі по зростанню.
4. Натисніть кнопку ОК.
У діалоговому вікні Параметри сортування, відображуваному на екрані натисканням кнопки Параметри діалогового вікна Сортування діапазону, можна задати особливий параметр сортування, наприклад, по днях неділі чи зажадати обліку регістра символу. При обліку регістра і при сортуванні по зростанню символи нижнього регістра передують тим же символам верхнього.
Рис. 7.3 - Сортування таблиці Замовлення і діалогове вікно "Сортування діапазону"
Діалогове вікно Параметри сортування також використовується для сортування даних не по рядках, а по стовпцях. Для чого в цьому вікні в групі Сортування виберіть перемикач стовпці діапазону. Натисніть кнопку ОК. Далі виконуйте операції згідно з описаним вище алгоритмом.
Якщо надалі необхідно повернутися до початкового порядку сортування даних, варто скористатися індексом. Звичайно, якщо в списку даних немає індексу, то його попередньо треба ввести. Індекс - це спеціальне поле, що містить унікальне значення для кожного запису. Наприклад, порядковий номер, чи дата час внесення запису. Коли знадобиться повернути первісний порядок даних, досить відсортувати їх у порядку зростання по полю індексу.
Для того щоб у процесі сортування даних, що містять формули, не з'явилися помилкові значення, при створенні формул треба випливати двом правилам: посилання з табличної бази даних на зовнішні чарунки повинні бути абсолютними; внутрішні посилання в табличній базі даних повинні бути відносними і, як правило, бути посиланнями на чарунки того ж рядка, що і рядок, у якому знаходиться формула.
3 Використання Автофільтру
Автофільтр є простим, але дуже могутнім засобом обробки даних. За допомогою елементарних дій миші можна швидко відфільтрувати дані, залишивши на екрані тільки те, що необхідно бачити чи друкувати: Рядки з інформацією, що не задовольняє обраним критеріям фільтрації, скривають цілком.
При роботі з автофільтром використовують три методи фільтрації даних. У списку, що розкривається, можна вибрати:
- значення поля для пошуку точної відповідності;
- варіант Перші 10, що дозволяє відобразити деяку кількість (за замовчуванням 10) найбільших (за замовчуванням) чи найменших елементів списку;
- команду Умова, щоб викликати діалогове вікно Користувальницький автофільтр, де можна
Loading...

 
 

Цікаве