WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаІнформатика, Компютерні науки → Основне призначення текстових функцій. База даних Ассess. Типи звітів. Створення звітів за допомогою майстра звітів - Контрольна робота

Основне призначення текстових функцій. База даних Ассess. Типи звітів. Створення звітів за допомогою майстра звітів - Контрольна робота

натисніть кнопку Далі (при цьому на екрані Вам пропонується можливість попереднього перегляду видів оформлення екранів, що Ви можете перебирати в правому вікні вікна діалогу).
9. На наступному кроці роботи майстри можна визначити вид створюваних для бази даних звітів . Після вибору підходящого вам виду натисніть кнопку Далі (тут також Вам пропонується попередньо ознайомитися з можливими варіантами, що також можна перебирати).
10. Вікно діалогу, що відкрилося потім, майстри створення бази даних дозволяє задати її заголовок і малюнок (наприклад, торговельний знак фірми), що буде з'являтися у всіх звітах. Якщо Ви вирішили використовувати малюнок, установите прапорець Так. У цьому випадку стає доступна кнопка Малюнок, натискання на яку відкриває вікно діалогу "Вибір малюнка" для вибору заздалегідь створеного Вами файлу з малюнком. Натисніть кнопку Далі для виконання подальших установок.
11. Натиснувши кнопку Готово в останнім вікні діалогу, Ви запускаєте мастер на побудову бази даних із установленими параметрами. Використовуючи кнопку Назад, Ви можете повернутися на кожній з попередніх кроків і змінити параметри бази даних. Ви можете натиснути кнопку Готово в будь-якому вікні діалогу майстри , відмовивши від подальшої установки додаткових параметрів. У цьому випадку майстер у своїй роботі використовує установки, прийняті за замовчуванням.
Після натискання кнопки Готовий майстер переходить до створення бази даних, що складає з таблиць із заданими Вами полями, найпростіших форм введення і перегляду інформації і найпростіших звітів. Після завершення процесу створення бази даних Ви відразу ж можете скористатися готовою базою даних: вводити в таблиці дані, переглядати їхній і роздруковувати.
Якщо варіанти запропонованих баз даних Вас не влаштовують, то Ви можете створити порожню базу даних і додати в неї таблиці, запити, форми і звіти. Як це зробити, ми розглянемо в наступних главах.
3. Типи звітів. Створення звітів за допомогою майстра звітів
Кінцевим продуктом більшості СКБД є звіт. В Access звіт являє собою спеціальний тип неперервних форм, що призначені для роздруковування. Для створення звіту, який можна роздрукувати і розподілити між користувачами, Access комбінує дані в таблицях, запитах і навіть у формах. Роздрукована версія форми може слугувати звітом. Наведемо нижче головні відмінності між звітами і формами
- звіти призначені тільки для друку і на відміну від форм не призначені для виведення у вікні;
- неможливо змінити значення вихідних даних у звіті за допомогою елементу керування на панелі інструментів. При роботі зі звітами користувач не може вводити дані за допомогою кнопок, перемикачів, тощо;
- звіти не забезпечують перегляду в режимі таблиць. Можливий лише попередній перегляд перед друком і перегляд макету звіту в режимі конструктора.
- можна створити "незв'язаний" звіт, який не посилається на яке-небудь джерело даних.
Звітам Access притаманні багато рис форм:
а) "Мастера отчетов" можуть створювати звіти трьох основних типів: звіт в одну колонку, груповий/підсумковий, поштові наліпки. Можна довільним чином змінювати звіти, що створені "Мастером отчетов". Його призначення подібно до призначення "Мастера форм".
б) розділи звіту включають заголовок і примітки, що з'являються на початку і кінці звіту, а також верхній та нижній колонтитули сторінок. У примітках часто вказуються підсумкові значення. Розділи звітів відповідають розділам форм з тими ж іменами.
в) розділи груп звітів є еквівалентами розділів груп в формах. до кожної групи можна добавляти заголовок, що включає заголовок та примітки, для виведення підсумкових значень групи. Можна розміщувати статичну (незв'язану) графіку в розділах заголовку та примітки, а зв'язану графіку - в розділах груп.
г) елементи керування додаються до звітів з панелі інструментів Access, а після цього вибирається їх положення та розмір.
д) підлеглі звіти можуть додаватися до звітів так само, як добавляються елементи керуванння підлеглих форм в основних формах.
Звіти, що створюються Access розподіляются на шість основних типів, так званих макетів.
- звіти в одну колонку являють собою один довгий стовпець тексту, що містить значення всіх полів кожного запису таблиці чи запиту. Напис вказує ім'я, а справа від неї вказується значення поля. Звіти в одну колонку використовуються рідко, оскільки такий формат представлен-ня даних призводить до зайвого використання паперу.
- в стрічкових звітах для кожного поля таблиці або запиту виділяється окремий стовпець, а значення всіх полів кожного запису виводяться по стрічкам, кожне в своєму стовпці. Якщо в запису більше полів, ніж може розміститись на сторінці, то додаткові сторінки будуть друкува-тись до тих пір, поки не будуть виведені всі дані; після цього почина-ється друкування наступної групи записів.
- багатоколоночні звіти створюються зі звітів в одну колонку при використанні колонок "газетного" типу або колонок "змійкою", як це робиться в настольних видавничих системах і текстових прцесорах. Інформація, яка не поміщується в першому стовпці, переноситься в початок першого стовпця і т.д. Формат багатоколоночних таблиць дозволяє економити частину паперу, але може бути застосований не у всіх випадках, оскільки вирівнювання стовпцв не завжди відповідає бажанням користувача.
- групові/підсумковий звіти являють собою найрозповсюдженіший тип звітів. В них об'єднуються дані для груп записів, а в кінці звіту вказуються підсумкові значення
- поштові наліпки являють собою спеціальний тип багатоколоночних звітів, що призначені для друку імен та адрес (або інших даних з декількох полів) в групах. Структура паперу для поштових наліпок, на якому друкуються такі звіти, визначає кількість строк і стовпців на сторінці
- у незв'язаних звітах містяться підлеглі звіти, що засновані на незв'язаних джерелах даних, наприклад, таблицях чи запитах.
У звітах перших чотирьох типів, як і в формах, у якості джерел даних використовуються таблиці або запити. Звіти таких типів називають зв'язаними з джерелами даних. Основний звіт незв'язаного звіту не використовує у якості джерела таблицю або запит. Але підлеглі звіти, що містяться в незв'язаному, повинні посилатися на джерело даних. Незв'язані звіти дозволяють об'єднувати підлеглі звіти, що зв'язані з незалежними таблицями і запитами.
Велика частина того, що було сказано про форми, відноситься і до
звітів. Обравши в діалоговому вікні "База данных" вкладку "Отчеты" і натиснувши на кнопці "Создать", ми одержуємо діалогове вікно "Новый отчет", що дозволяє створити звіт автоматично (діловий звіт), за допомогою "Мастера" або вручну.
Точно так само, як і з формами, із звітами зручніше знайомитися в режимі автоматичногостворення. Створіть на основі будь-якої таблиці автозвіт у стовпчик або стрічковий. Операція настільки проста, що зводиться до одного натиснення лівої кнопки миші. Ассеss 9х повинна "знати" усе необхідне про особливості принтера. Ці дані Ассеss одержує від операційної системи. Відповідно принтер у системі повинний бути встановлений. При
Loading...

 
 

Цікаве