WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаІнформатика, Компютерні науки → Формування інформаційних потоків в організаціях - Реферат

Формування інформаційних потоків в організаціях - Реферат


РЕФЕРАТ
На тему:
Формування інформаційних потоків в організаціях.
Завдання системи управління.
Кожна функція управління охоплює планування, організацію, координацію, контроль та мотивацію. Апарат управління організацією в сучасних умовах повинен задовольняти ряду наступних вимог:
" бути економічним, тобто виконувати покладені на нього функції з мінімально можливими затратами праці і матеріалів;
" працювати оперативно, тобто своєчасно виконувати покладені на нього функції;
" працювати надійно, тобто достовірно відображати фактичний стан виробництва і рішення, що приймаються;
" працювати оптимально, тобто знаходити найкраще рішення технічних, економічних, організаційних, соціальних та інших питань шляхом багатоваріантних розрахунків і вибору найвигіднішого варіанту.
Система управління вирішує складні задачі визначення стратегічних, оперативних і тактичних планів, програми дій на різні періоди, зокрема, узгодження потоків сировини, випуску продукції, комплектуючих виробів, інших ресурсів (в тому числі кадрових), взаємодії з споживачами, постачальниками та вищестоячими організаціями. Співвідношення між плануванням і управлінням є складним і різноманітним. Інтуїтивно зрозуміло, що ідеальна (яка усе передбачає) система планування може зробити достатнім програмне управління і відмовитися від оперативного управління. Навпаки, система оперативного управління вимушена своїм функціонуванням компенсувати недоліки планування, які проявляються, як несприятливі відхилення (наприклад, неправильне планування забезпеченості виробничої програми ресурсами), а оперативне управління повинне враховувати ці відхилення. Крім того, система управління здійснює контрольні функції, спостерігаючи за функціонуванням об'єкту управління, і приймає заходи у випадку відхилення від намічених програм і технологій, виявляє недоліки і несприятливі збурення.
Для управління економічними об'єктами вимагається підготовлена систематизована інформація. З подальшим розвитком суспільства неминуче відбувається ускладнення процесів управління організацією, яке стимулює розвиток інформаційних систем. Потреба в управлінні виникає для координації дій трудового колективу, що об'єднується для досягнення локальних та глобальних цілей. Існують три основні площини управління, згідно з якими розподіляються більшість завдань, функцій і задач управління, а саме:
" лінійні (ділянка - цех - підприємство - об'єднання - галузь);
" ресурсні (фінансові, трудові, матеріальні ресурси);
" функціональні (планування, облік, матеріально-технічне забезпечення і т.д.).
Зрозуміло, що така координація відбувається на достатньо складному кількісному аналізі деяких моделей функціонування організації., так навіть продуктивність праці всієї організації не є результатом простого складання показників функціонування її підрозділів. Результати роботи організації, її якість, залежать від ефективності управління, а останнє від рішень, що приймаються. Раціональна система управління організацією повинна забезпечувати:
" збереження фінансової рівноваги;
" отримання стабільного чи максимального прибутку;
" пошук та вибір стратегічних напрямків діяльності організації для її конкурентноспроможного існування на протязі довшого часу;
" здатність до виживання і рентабельність в умовах ринку;
" забезпечення стійкості функціонування об'єкту управління;
" вихід на зовнішні ринки.
Очевидно, що управління будь-якою організацією - складний динамічний процес. В такому об'єкті управління динамічно змінюються параметри і характеристики, які описують стан керованої системи. Відбувається безперервна заміна одного стану об'єкту управління іншим. Тому для успішного управління процесами в організаціях необхідно оперативно враховувати ці зміни, навчитися прогнозувати їх розвиток, а значить в міру можливостей керувати ними. Тому напрацювання управлінських рішень в кінцевому підсумку - це безперервний процес обробки інформації.
Оптимальність рішень забезпечується тільки шляхом порівняння їх варіантів, а якість рішень залежить від повноти множини альтернатив, що розглядаються. Виробництво - маркетинг - збут - все це ланки одного ланцюга, які можуть мати різні альтернативи рішення. Пов'язує їх разом обмін інформацією, при чому найтісніше по горизонтальних зв'язках. У разі відсутності цього зв'язку впровадження інформаційної системи менеджменту виявиться малоефективним і мало позначиться на загальному зростанні продуктивності праці всієї організації та на зменшенні собівартості продукції.
Якість управління визначають такі фактори:
" правильний вибір мети і шляхів її досягнення;
" раціональний розподіл завдань між підсистемами об'єкту управління;
" повне і своєчасне інформаційне забезпечення управлінських рішень;
" своєчасне і повне вирішення задач обліку, звітності, оплати праці.
Таким чином, немаловажним чинником успішної діяльності організації стає інформаційна система менеджменту, яка б взяла на себе інформаційну підтримку процесів управління. Інформаційну систему менеджменту (ІСМ - Management Information System) розглядають, як складову частину системи управління, яка включає збір, аналіз і обробку існуючої чи створення нової інформації з можливим використанням найсучасніших досягнень в галузі інформаційних технологій.
Основні завдання інформаційної системи менеджменту.
Основними задачами інформаційної системи менеджменту є:
" відображення на інформаційній моделі об'єкта управління і його функціонування. З цією метою необхідно здійснювати збирання і обробку інформації про об'єкт, нормативно-довідкову інформацію;
" організація раціонального внутрішнього і зовнішнього документообігу;
" підвищення якості управління: повне і своєчасне інформаційне забезпечення, підготовка рішень, вирішення управлінських задач, зберігання проміжної і вихідної інформації;
" підвищення продуктивності праці осіб, які приймають рішення, та інших працівників управлінського апарату, звільнення їх від завантаження рутинною роботою;
" вдосконалення методів і засобів управління, розв'язок нових управлінських задач, особливо задач оптимізації, ускладнення алгоритмів прийняття рішень, вибіркове інформаційне забезпечення керівників;
" стабілізація чисельності управлінського персоналу при зростанні якості управління;
" виконання ролі первинної інформаційної ланки і джерела інформації, доступної для машинної обробки.
Зараз йде мова про впровадження нових інформаційних технологій і інтелектуалізацію інформаційної системи менеджменту, про комплексне вирішення задач управління і автоматизації роботи службовців, про безпаперову технологію руху інформаційних протоків в системі управління. Це обумовлює фундаментальну перебудову структури, інформаційних потоків і управлінських технологій в напрямку її оптимізації і підвищення рівня і масштабу автоматизації.
Зростання продуктивності праці і зниженнясобівартості забезпечується не тільки обсягами капіталовкладень в розвиток інформаційної системи менеджменту, але і її структурою. Капіталовкладення потрібні не лише для технічного та програмного забезпечення, але й для перепідготовки кадрів, удосконалення організації управління.
Етапи аналізу інформаційних потоків.
Перед початком проектування інформаційної системи менеджменту потрібно сформулювати етапи формування інформаційного процесу, який полягає в проведенні наступних заходів:
1. Встановлення потреби в інформації. Потреби в інформації випливають з необхідності вирішення проблем прийняття рішення. Точнішому
Loading...

 
 

Цікаве