WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаІноземна мова - Англійська, Німецька та інші → Діловий текст. Його редагування та виправлення - Курсова робота

Діловий текст. Його редагування та виправлення - Курсова робота

Спосіб другий - написання літер жирним шрифтом або курсивом. Сучасні технічні засоби (насамперед персональний комп'ютер) дозволяють вибрати будь-який інший тип шрифту, відмінний від основного. Наприклад: „Велике значення для розвитку держави має міцна фінансова система", або „Велике значення для розвитку держави має міцна фінансова система".

Спосіб третій - написання через розрядку (пробіл), яке виглядає як рівномірні пропуски між літерами тексту. Найчастіше так виділяють заголовок (назву) і подекуди - одне чи два слова. Наприклад: „В призматичних приладах інтервали хвиль зменшуються..."

Спосіб четвертий допускає, в окремих випадках, виділення слів з акцентом чи пафосом в текстах великими буквами. Наприклад: „На зламі століть УКРАЇНА зайняла відповідне місце на карті світу..."

Спосіб п'ятий передбачає застосування в тексті іншого кольору шрифта. Як правило, текст має чорний колір шрифта. За допомогою кольорової фарби для принтера можна виділити слово або частину тексту іншим кольором.

Можна комбінувати деякі способи, поєднувати їх, але не всі. Можна поєднати розрядку з жирним шрифтом. Наприклад: „ в с ь о г о". Дозволяється поєднувати використання іншого шрифту з підкресленням. Наприклад: „ .. .сума пільгових виплат..."

Не бажано поєднувати в тексті виділення іншим кольором разом з розрядкою чи підкресленням. Це ж стосується і поєднання жирного шрифту з розрядкою і підкресленням. Перенасичення графічно-технічними виділеннями в тексті недопустиме. На одній сторінці можна виділити від одного до трьох слів або одне речення.[1].

Додаткові відомості в текстах службових документів.

У деяких видах документів зустрічаються доповнення до основного тексту. Доповнення можуть мати вигляд приміток, виносок, додатків.

Примітка - доповнюючи пояснення до частини тексту. Примітка оформляються тільки на тій сторінці, де в тексті є вказівка про неї. Вказівка про примітку позначається арабськими літерами. В тексті може бути одна і більше приміток. Примітку розташовують після основного тексту, з урахуванням нижнього поля. Переносити примітку на іншу сторінку не дозволяється.

Примітка пишеться одразу від краю лівого поля словом „Примітка". Якщо примітка в тексті одна, то в кінці даного слова ставиться крапка. Якщо ж приміток кілька, тоді слово „примітка" пишеться у множині і біля нього ставиться двокрапка. При певній кількості приміток їх нумерують і розташовують одна під одною в порядку послідовності їх появи в тексті документа.

Бажано так компонувати текст, щоб приміток було якомога менше. Перенасичення тексту примітками нівелює роботу з документом, ускладнює сам текст під час прочитання і розуміння його.

Існує другий різновид доповнень - виноска.

Виноска - це доповнення до слова, фрази, речення. Виноска оформляється в кінці тексту (так як і примітка), з урахуванням нижнього поля. Виноска позначається зірочкою (*). Виносок може бути кілька, якщо постала необхідність щось прокоментувати. Виноски розташовуються тільки в межах однієї сторінки, на іншу сторінку їх переносити не слід. На одній сторінці повинно бути не більше трьох виносок.

Виноски друкують незалежно від того, який обсяг основного тексту, але так, щоб останній рядок останньої виноски знаходився на рівні нижнього поля. Основний текст відділяють від виноски прямою лінією довжиною від лівого поля 15-20 ударів клавішею-пробілом. Після лінії роблять відступ до тексту виноски в два інтервали. Знаки виноски друкують від лівого поля з абзацу. Текст виноски друкують меншим шрифтом. Якщо виносок кілька, то відстань між ними становить два інтервали.

Доповнення до тексту можуть мати вигляд додатка - самостійного реквізиту за № 22. Якщо документ має додатки, то вони оформляються таким чином:

Додаток: на 10 арк. у 2 прим.

Коли додатків - доповнень до основного тексту багато, вони мають свою власну нумерацію і в порядку послідовності їх розташовують в документі після основного тексту. Такі додатки можуть мати власний титульний лист. На титульному листі додатків пишеться центровим способом без всіляких позначок слово Додатки. Такі додатки часто зустрічаються в документах науково-технічного, дослідницького та звітного характеру. В такому випадку текст додатків друкують, як і основний, через 1,5 інтервала. Інформація про наявність додатка в тексті зазначається у змісті з посиланням на порядковий номер сторінок [1, с. 40-45].

Правила підготовки тексту документа.

На завершення подаємо загальні вимоги до створення текстів документів, основні правила, які забезпечують реалізацію комунікативних якостей ділового мовлення, додержання лексичних, граматичних та стилістичних норм.

Отже, готуючи текст документа, варто дотримуватися таких правил:

1. Писати простими реченнями, щоб полегшити сприймання документа.

2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні аспекти змісту. Наприклад:

згідно з Вашим проханням ...

відповідно до Постанови Кабінету Міністрів ...

у порядку обміну досвідом ...

Такі стандартні вирази полегшують сприймання документа, а також процес його складання, скорочуючи час на пошуки формулювань.

3. Вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Зворотний порядок слів уживається, якщо логічний наголос падає на саму дію.

4. Для точності і ясності висловлювання у простих реченнях уживати прямий порядок розташування членів речення.

5. Складнопідрядні речення вживати для висловлення причинно-наслідкових зв'язків. Будуючи ці речення, слід пам'ятати, що найуживанішими є складні речення зі сполучниками: що, якщо, за умови, щоб, де як, внаслідок того, що.

Складнопідрядні речення, поєднуючи прохання й причини, що спонукали звернутися з проханням, відмову й переконливу її аргументацію в межах єдиної конструкції, надають більшої переконливості проханню й пом'якшують враження від відмови.

6. Місце підрядного речення залежить від того, до якого члена головного речення воно відноситься. Якщо підрядне речення пояснює лише одне слово головного, воно, як правило, іде слідом за ним.

Якщо підрядне речення належить до групи присудка у головному або до всього головного речення, воно ставиться або перед головним (коли акцент робиться на обставинах виконання дій), або після головного (коли пояснюється основна ідея складного речення).

Наприклад: „З огляду на те, що проект рішення було попередньо погоджено, нарада тривала менше ніж годину" або: нарада тривала менше ніж годину з огляду на те, що ..."

7. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких формулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковий зворот починає, а не завершує фразу.

Наприклад: „Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись... Розглянувши поданий на затвердження проект документа..."

8. Замінювати займенники іменниками.

Не вживати емоційних виразів та не показувати суб'єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа нейтральний.

9. Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа, через що текст викладається від третьої особи.

Наприклад: „Колегія ухвалила. Ректорат затвердив".

10. У розпорядчих документах застосовувати мовні конструкції наказового характеру: наказую (у наказі), пропоную (у вказівках).

11. Вставні слова на початку речення сприяють точності і ясності висловлення (напр.: на наш погляд, на нашу думку, безперечно, безумовно, без сумніву, на жаль, перше, отже, звичайно, до речі).

12. Не прийнято вживати особові займенники замість іменників (напр., вона замість дирекція, він замість прізвища й імені тощо).

13. Назву документа писати з нового рядка, з великої літери, крапка після назви відсутня (за вимогами Єдиного державного стандарту).

14. Деякі реквізити документів (слова „Порядок денний", „Слухали", „Виступили", „Ухвалили", „Затверджую", „Погоджено", „Видати" та деякі інші резолютивні слова) пишуть з великої літери і друкують великими буквами. Друкується документ через 2 міжрядкові інтервали, ліве поле — 2,5—3 см, праве - до 1 см.

15. Слід дотримуватися естетики розміщення слів, абзаців, правильних переносів. Не допускати переносів у назвах документів, прізвищах.

16. Дату після документа проставляють зліва, арабськими цифрами, у стандартизованих документах - зліва вгорі, на штампі або після назви документа. Далі, внизу, в цьому ж рядку, де записано дату, ставлять свій підпис точніше, розпис), ще далі, в дужках, -ініціали й прізвище адресанта (-ів) [11].

Loading...

 
 

Цікаве