WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаІноземна мова - Англійська, Німецька та інші → Офіційно-ділова стилістика - Курсова робота

Офіційно-ділова стилістика - Курсова робота

72. Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових паперів.

Усi документи, якi надходять до пiдприємства, в тому числi створенi за допомогою ПК, приймаються централiзовано в канцелярiї (офiсi). Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працiвник служби документування. В канцелярiї (офiсi) розкривають усi конверти, за винятком тих, що мають напис "ОСОБИСТО". Якщо конверт пошкоджено, то про це обов'язково роблятъ позначку в поштовому реєстрi. Конверти слiд зберiгати й додавати до документiв у тому разi, коли тільки за конвертом можна встановити адресу вiдправника, дати вiдправлення й одержання документа або коли в конвертi бракує окремих документiв чи виявлено документи, надiсланi не за призначенням.

Неправильно оформленi (непiдписанi, незасвiдченi тощо), пошкодженi або надiслані не за адресою документи повертаються вiдправниковi.

Усi документи, що надiйшли до пiдприємства, пiдлягають обов'язковому попередньому розглядові завiдувачем канцелярiї (або секретарем чи офiс-менеджером). Мета попереднього розгляду полягає у виявленнi тих документiв, з якими неодмiнно має бути ознайомлене керiвництво установи або виконавцi вiдповiдно до функціональних обов'язкiв, у визначеннi необхідностi реєстрації документiв, а також установленнi термiнів виконання документiв, що передаються до структурних підроздiлiв чи безпосереднiм виконавцям. Попереднiй розгляд документiв здiйснюють у день їх одержання або в перший робочий день (якщо вони надiйшли в неробочий час чи день).

Доручення органiв вищого рiвня, телеграми, телефонограми розглядають негайно. 3дiйснюючи попереднiй розгляд документiв, слід керуватися положенням про пiдприємство та його структурнi пiдроздiли, посадовими iнструкцiями, номенклатурами справ. Керiвництву пiдпримєтва першочергово передають закони України, акти й кореспонденцiю Верховної Ради України, Президента України, Кабiнету Мiнiстрiв України, Верховної Ради Автономної Республiки Крим, Ради мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, органiв виконавчої влади, органiв мiсцевого самоврядування, а також найважливiшi документи, що мiстять iнформацiю з принципових питань дiяльностi пiдприємства, якi потребують вирiшення керiвництвом. Iншi документи передають до структурних пiдроздiлiв i викопавцям.

На великих пiдприємствах для забезпечення ритмiчностi їхньої роботи канцелярiя за погодженням iз керiвниками пiдприємства й структурних пiдроздiлiв розробляє графiк доставляння кореспонденцiї керiвництву й до структурних пiдроздiлiв.

Реєстрація документів - це фiксування факту створення або одержання документiв через присвоєння їм порядкових номерiв i запис потрiбних вiдомостей, що мiстяться в них (ДСТУ 2732—94).

Мета реєстрацiї полягає в забезпеченнi облiку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання iнформаiї, що мiститься в документi.

Кожний документ реєструють на даному пiдприємствi лише один раз. Вхiдні документи реєструють у день їх надходження або наступного дня (якщо документи надiйшли в неробочий час), а вихiднi та внутрішні — в день пiдписання чи затвердження. Якщо зареєстрований документ передається з одного структурного пiдроздiлу до iншого, то його повторно не реєструють.

Обов'язково реєструють документи, якi надходять вiд вищих органiзацiй (установ), i тi, що надсилаються до них, важливi внутрiшнi документи (накази, розпорядження, протоколи, доповiднi записки й т. п.), а також пропозицiї, заяви, скарги громадян.

Мiсце реєстрації документiв, як правило, визначається iнструкцiєю з дiловодства, до якої має додаватися затверджений керiвником пiдприємства перелiк документiв, що не пiдлягають реєстацiї службою документування. До цього перелiку можуть входити:

1) листи, що надiйшли, й копiї до вiдома;

2) телеграми й листи про дозвiл на вiдрядження та вiдпустки;

3) графiки, наряди, заявки, рознарядки;

4) зведення та iнформацiя до вiдома;

5) навчальнi плани, програми (копiї);

б) рекламнi повiдомлення, плакати, програми нарад, конференцій;

7) прейскуранти (копiї);

8) норми витрат матерiалiв;

9) поздоровнi листи й запрошення;

10) друкованi видання (книги, журнали, бюлетенi);

11) науковi звiти;

12) щомiсячнi, щоквартальнi, пiврiчнi, рiчнi звiти;

13) форми статистичної звiтностi тощо.

Документи слiд реєструвати в межах груп залежно від назви виду, автора й змiсту. Наприклад, окремо реєструють: закони України, акти й кореспонденцiю Верховної Ради України, Президента України та Кабiнету Мiнiстрiв України; накази пiдприємства з основної дiяльностi; накази пiдприємства по особовому складу; рiшення колегiальних органiв пiдприємства; заявки на матерiально-технiчне постачання тощо.

Для реєстрації документiв усiх категорiй (вхiдних, вихiдних, внутрiшнiх) використовують реєстрацiйно-контрольнi картки або спецiальнi журнали.

Література.

  1. Потелло Н.Я., Українська мова і ділове мовлення: Навч. посіб. - 4-те вид., випр. - К.: МАУП, 2001. - 256 с.

  2. Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. / С.В. Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук. - 4-те вид., переробл. І допов. - К.: А.С.К., 2006. - 400 с.

  3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 5-те вид. - К.: Либідь, 2006. - 384 с.

  4. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / Уклад.: С.П.Бібік, І.Л.Михно, Л.О.Пустовіт, Г.М.Сюта. - К.: Довіра: УНВЦ "Рідна мова", 1997. - 399 с.

1. Зразок опрацьованого супровідного листа, оформленого на бланку.

      1. № 01-03/186

на № 01-01/123 від 24.03.2000

Генеральному директорові

Криворізького металургійного

комбінату ім.В.Р.Васильченка

п. Лескову Р.Н.

вул. Металургів, 21

м. Кривий Ріг

Дніпропетровська обл.,

67876

Надсилаємо на Ваше прохання креслення конструкцій за номерами: 34243, 34247, 3765, 3913, 3917.

Додаток: на 10 арк. в 1 прим.

Головний конструктор (підпис) В.К.Антонов

Інформацію перенесено

У справу № 01-01 на машинний носій КМК

(підпис) А.Василенко (підпис) В.Хоменко ВХ. № 171

16.05.2000 15.05.2000 12.04.2000

2. Зразок опрацьованого гарантійного листа, оформленого на бланку.

29 липня 2000 р. № 02-01/321

На № ________ від ________

Друкарня видавництва

"Десна"

вул. Річкова, 3

м. Єнакієве, 86400

Просимо до 20 вересня 2000 р. виготовити на папері друкарні бланки звітності в кількості по дві тисячі примірників кожного зі зразків.

Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок № 26003035600 АК Донміськбанк МФО 334970.

Додаток: зразки бланків на 5 арк. в прим.

Генеральний директор (підпис) А.Г. Хоменко

Головний бухгалтер (підпис) Д.А.Бондарчук

ДВ

У справу № 04-10 "Десна"

(підпис) А.Котова Вх. № 147

27.09.2000 30.07.2000

3. Зразок протоколу, оформленого на чистому аркуші паперу.

ВАТ МК "АЗОВСТАЛЬ"

П Р О Т О К О Л

18. 06. 2006 № 24

м. Маріуполь

Засідання ради директорів

Голова - Клименко Д.Н.

Секретар - Волощенко С.Г.

Присутні: Волобуєв А.К., Громов А.В., Зайчук С.К., Коновалов В.Ш., Сухинський З.П.

Порядок денний:

Скорочення часу знаходження вагона "УЗ" на під'їзній колії комбінату (Доповідь директора по транспорту Громова А.В.).

СЛУХАЛИ:

Громова А.В. – Текст доповіді додається.

ВИСТУПИЛИ:

Зайчук С.К. – справді, необхідність скорочення часу знаходження вагона на під'їзній колії настала вже давно. Для цього треба разробить комп'ютерну програму АСУ ЗД, яка буде просліжувать рух вагонів по залізничних станціях комбінату.

Волобуєв А.К. – за допомогою програми АСУ ЗД насправді можна скоротити час перебування вагонів "УЗ" на комбінаті, також можна деяку продукцію вивозити автомобільним транспортом.

УХВАЛИЛИ:

    1. Разробить комп'ютерну програму АСУ ЗД для обліку вагонів на комбінаті до 18. 10. 06 (відповідальний – Коновалов В.Ш.).

    2. Підготувати техніко-економічне обгрунтування для транспортування частки товарної продукції з комбінату до порту до 01.07.06 (відповідальний – Сухинський З.П.).

    3. На підставі техніко-економічного обгрунтування знайти більш приємлеві варіанти для закупівлі техніки і фінансування пректу до 20.07.06 (відповідальні – Сухинський З.П., Волобуєв А.К.).

Додаток: текст доповіді на 3 арк. в 1 прим.

Голова Д. Н. Клименко Д.Н.

Секретар С. Г. Волощенко С.Г.

4. Зразок положення, оформленого на чистих аркушах паперу.

НАЦІОНАЛЬНЕ КОСМІЧНЕ ЗАТВЕРДЖЕНО

АГЕНСТВО УКРАЇНИ

УКРАЇНСЬКИЙ Наказ директора

ІНСТИТУТ КОСМІЧНИХ інституту

ДОСЛІДЖЕНЬ 11 травня 2000 Р. № 74

П О Л О Ж Е Н Н Я

" 10 " травня 2000 р. № 04

м. Дніпропетровськ

Про секретний

архівний відділ

1 Секретний архівний відділ створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" з метою тимчасового зберігання документів особливої важливості, таємних і цілком таємних (далі – "секретні документи") та документів довгострокового (10 і більше років) практичного значення, для їх обліку, використання в службових, виробничих, наукових та інших цілях, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.

Loading...

 
 

Цікаве