WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаКультурологія, Етика, Естетика → Етика та етикет у діловому спілкуванні з іноземцями - Курсова робота

Етика та етикет у діловому спілкуванні з іноземцями - Курсова робота

ввести в оману самого себе, ніж когось іншого.
Офіційно-ділова сфера спілкування та функціональне призначення ділового листування визначають його особливості.
Насамперед це офіційність, зумовлена, по-перше, ситуаціями спілкування, а по-друге - характером відносин між партнерами. У письмовій діловій мові широко використовуються ситуаційні кліше, стереотипні вирази та фрази. Стандартність ділового листування викликана вимогами економії і необхідністю полегшити процес опрацювання листів.
Автор листа повинен чітко уявляти, про що писати, які наводити аргументи для досягнення певної мети. До того ж він має бути впевнений, що саме лист є найефективнішим засобом вирішення конкретного питання.
Тому перш ніж писати листа, варто усвідомити такі моменти:
o вид листа (супровідний, лист-прохання, лист-повідомлення, лист-нагадування та ін.);
o чи передбачається відповідь;
o чи зрозуміє адресат зміст листа однозначно;
o чи є впевненість у тому, що лист надійде вчасно (якщо ні, скористайтесь телефоном, телефаксом або модемним зв'язком).
Як правило, мета написання відома:
o привернути увагу до певної ситуації чи проблеми;
o дати змогу легко зрозуміти написане;
o спонукати діяти так, а не інакше.
Це явна мета. Однак є також мета, яку не бачить навіть той, хто пише лист. Ця мета - краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне уявлення про свою ідею.
Залежно від мети листа складається його план. Ретельно добираються всі факти, на яких треба наголосити. Текст складається з трьох основних частин:
o вступ (посилання на попередній лист, стисла констатація факту і т. ін.);
o основний зміст (прохання, вказівки, додаткове повідомлення таін.);
o заключна частина (подяка, прохання написати відповідь, якщо щось буде незрозуміле, і т. ін.).
Кожен з розділів листа (згідно з планом) має певні особливості написання. Так, зміст вступної частини залежить від мети написання листа.
o Якщо складається лист-відповідь, у вступі висловлюють подяку за запрошення, повідомляють про те, що адресат відомий у своїй галузі знань, і т. ін. Наприклад: "Ми дякуємо Вам за брошуру з інформацією про ваші послуги...".
o Якщо лист має інформаційний характер, у вступі розкривають історію створення організації, її розвитку та становлення, суть діяльності в даний момент, наводять статистичні дані і т. ін. Наприклад: "Ми повідомляємо, що наша компанія співробітничає з...".
o Якщо треба пояснити запитання, поставлені партнером, то крім відповідей на них висловлюється сподівання про можливість подальшого співробітництва або про відсутність такої можливості, викладаються пропозиції. Наприклад: "У зв'язку з вашим запитом ми повідомляємо, що могли б надіслати групу спеціалістів. ..".
o Якщо лист має характер реагування на невиконання взятих зобов'язань, недотримання термінів поставки або інші дії, що зачіпають інтереси адресата, оцінка того, що сталося, і повідомлення про розірвання відносин не повинні бути різкими. Наприклад: "Ми з подивом довідались, що ви не підписали наші документи...".
Особливої уваги заслуговує написання основної частини ділового листа.
Інформація має подаватися стисло, логічно, зрозуміло. Однак надмірно захоплюватися лаконічністю не варто, оскільки це призводить до додаткових запитань, пояснень і уточнень, а отже, до подальшого листування і затягує практичне вирішення питань.
Якщо в листі наводять інструкції або рекомендації, краще визначити час їх виконання. Вирази типу "найближчим часом" небажані.
Під час написання основної частини листа рекомендується дотримуватись таких правил:
o проаналізувати всі аргументи, відкинувши, по можливості, все другорядне;
o згрупувати всі факти за обраним напрямком;
o добрати заголовки для кожного розділу; написати кожний заголовок на окремому аркуші паперу; скласти до нього невеликі запитання;
o обміркувати черговість викладу виходячи з принципу "від невідомого до відомого";
o не зупинятися на банальних речах, пам'ятаючи, що "стислість - сестра таланту";
o використовувати графіки, схеми, таблиці тощо;
o не боятися працювати з чернетками, зробити текст зручним для читання.
Під час написання заключної частини листа також необхідно враховувати особливості існуючих варіантів.
o Традиційно тут викладаються сподівання на розвиток відносин і на те, що наведена в листі інформація буде взаємно корисною. Наприклад: "Сподіваємось, що будемо підтримувати співробітництво , та запевняємо вас...".
o Якщо лист адресований особі, з якою ще не встановлено ділового контакту, в заключній частині адресант може написати, що сподівається на швидке отримання відповіді та виконання замовлення. Наприклад: "Будемо вдячні за термінове виконання нашого замовлення".
o У разі майбутнього можливого розірвання ділових контактів з партнером заключну частину листа можна звести до такої фрази: "Одночасно свідчимо про нашу відкритість до ділового співробітництва в майбутньому".
Як бачимо, навіть якщо зміст листа негативний, партнерові надається змога в разі зміни його позиції повернутися до ділового співробітництва. Така відповідь буде, скоріше, ознакою доброго тону, аніж сподіванням на співробітництво в майбутньому, отже, правил етикету буде дотримано.
o У разі потреби в заключній частині листа повідомляються прізвище, посада, адреса та номер телефону особи, яка може допомогти у вирішенні питань. Це робиться максимально доброзичливим тоном. Наприклад: "У разі потреби просимо зв'язуватись з нашим представником і з'ясовувати всі питання, що виникатимуть".
Окремо треба розглянути особливості ділового листування із зарубіжними партнерами.
Стиль міжнародного листа постійно змінюється: з кожним роком він стає простішим, менш офіційним. Не треба вживати застарілі фрази. Сучасні кореспонденти віддають перевагу простим висловлюванням. Керівник дуже цінує свій час, йому ніколи читати велику кількість непотрібних слів. Водночас особа, яка пише діловий лист, має скласти про себе гарне враження, тому кілька слів пошани будуть доречні. Однак не варто перебільшувати компліменти, щоб не викликати протилежний ефект: партнер може відчути нещирість адресанта. Бажано дотримуватися таких вимог у процесі написання листа:
o кожнеположення треба писати з нового рядка;
o варто писати про те, що вам потрібно, якомога простіше, зрозу-міліше;
o не можна писати в агресивному тоні;
o треба дотримуватись міри, висловлюючи компліменти;
o необхідно пам'ятати, що справжні почуття дають більший ефект, аніж фальшиві;
o не слід вживати командно-бюрократичні фрази, що стали нормою вітчизняного діловодства: "ми пропонуємо всім взяти участь", "про виконання повідомте", "направляється для керівництва" та ін. Необхідно етично відстоювати свої інтереси;
o не варто перебільшувати значущість свого становища; здобути авторитет допоможуть лише знання та досвід роботи;
o необхідно ретельно перевіряти текст щодо повноти подання інформації та зрозумілості викладу.
Важливою характеристикою міжнародного ділового спілкування є тон листа. Для спілкування з діловим партнером
Loading...

 
 

Цікаве