WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаЕкономіка підприємства → Підприємництво - Реферат

Підприємництво - Реферат

фіксації;
" зміст;
" назва;
" вид;
" складність;
" місце складання;
" термін виконання;
" походження;
" гласність;
" юридична сила;
" стадіявиготовлення;
" термін зберігання;
" рід діяльності та ін.
Документи поділяються на службові та по особливому складу. До службових доку менті в відносяться:
" службові листи;
" листи до іноземних ділових партнерів;
" факси;
" службові телеграми;
" телефонограми;
" протоколи;
" витяги з протоколів;
" звіти;
" довідки;
" доповідні записки;
" пояснювальні записки;
" акти;
" накази;
" витяги з наказів;
" вказівки;
" розпорядження;
" договори;
" договори з господарської діяльності;
" трудові договори;
" посадові інструкції.
Документи по особовому складу включають:
" особові картки;
" заяви;
" накази по особовому складу;
" характеристики;
" автобіографії;
" анкети,
" виготовлення копій з особистих документів, оформлених на трафаретних бланках;
" доручення;
" розписки;
" особові справи,
" трудові книжки;
" витяг з трудової книжки.
Документообіг - рух документів в організації з моменту їх отримання або утворення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документу сприяє:
" оперативному проходженню документів в апараті управління;
" рівномірному навантаженню підрозділів та посадових осіб;
" позитивному впливу на управлінський процес взагалі.
Рух документів в установах має впорядкований характер, тобто виконання творчих операцій з документами (управлінською інформацією) повинно забезпечуватися комплексом технічних та формально - логічних (порівняльних) операцій з обліку документів і довідково - інформаційної роботи, регулюванням розподілення документів між керівниками та спеціалістами, контролем за розглядом, виконанням документів, оперативним та архівним зберіганням їх.
Документообіг - потік документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації та пунктами технічної обробки документів.
Документообіг - це регламентована технологічна схема руху документів за встановленими пунктами обробки для виконання необхідних творчих, формально-логічних та технічних операції з документами.
По відношенню до апарату управління розрізняють потоки вхідних;
вихідних та внутрішніх документів До параметрів потоків, які враховуються при організації документообігу належить:
" напрям потоку, який визначається пунктами відправлення та призначення;
" обсяг потоку, який визначається кількістю документів, які проходять за
" одиницю часу;
" структура потоку, яка визначається різновидом документів, авторством та
" іншими ознаками класифікованого поділу;
" режим потоку, який визначається періодом руху документів через пункти обробки.
До документообігу ставлять ряд вимог, які обов'язкові для дотримання в усіх установах:
" прямоточність руху документів, проходження документів найкоротшим шляхом;
" вибірковість розподілу документів між керівниками та спеціалістами відповідно до їх функціональних обов'язків;
" зумовленість переміщення документів діловою необхідністю, виключення непотрібних, дублюючих інструкцій та дій,
" одноманітність маршруту руху та складу технологічних операцій для масових категорій документів;
" однократність виконання кожної операції;
" паралельність виконання різних операцій.
При проектуванні документопотоку в установах складають схеми. Це дозволяє встановити раціональні маршрути та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних категорій та встановити на цій підставі порядок роботи з документами в установах.
Схема документообігу розробляється документаційною службою та погоджується з керівниками зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми документообігу керівник документацшної служби або установи. Схема може бути розроблена для всіх документів або для різних їх категорій.
Реєстрація документів - фіксація факту створення або отримання документу шляхом надання йому порядкового номеру та запису встановлених відомостей про нього. Вона необхідна для обліку, контролю та пошуку документів, придання йому юридичної сили.
В установі реєструють не всі, а найбільш важливі документи.
Обов'яаково реєструють:
" документи, які надходять з вищестоящих органів та які направляються до них;
" листи та запити народних депутатів;
" найважливіші внутрішні документи - накази, розпорядження, протоколи, плани, звіти, доповідні та пояснювальні записки, довідки тощо;
" звернення громадян;
" договори,
" найважливіше листування.
Частина документів, які створюються в установах та надходять до них, не реєструються:
" первинні документи бухгалтерського, матеріального, статистичного обліку та звітності;
" вітальні листи та телеграми,
" проспекти, запрошення, прейскуранти;
" норми затрат матеріалів;
" малозначиме листування з адміністративно-господарських, кадрових та інших питань;
" програми, повістки дня, наряди, заявки,
" документи, які надходять у копіях для відомостей;
" більша частина документів, що не потребують виконання.
Документи реєструють в установі один раз. Якщо відомості про документооборот необхідні структурним підрозділам, одночасно створюють декілька реєстраційних карток, кожну з яких передають в структурний підрозділ. Дчя реєстрації використовують єдині реєстраційні форми: реєстраційну картку та журнали.
Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні в день підписання.
В картці, яка складена на ініціативний вхідний документ, фіксують короткий зміст, дату та індекс відповідного документа, посаду та прізвище особи, яка підписала його. При відсутності письмової відповіді вказують ким, колії і як про це повідомлений автор документа. Наведений запис засвідчується підписом виконавця документа з вказівкою його посади, ініціалів та прізвища.
У картці, яка складена на ініціативний вхідний документ, в грифі вказують дат}' отримання відповіді на нього, індекс та короткий зміст листа автора, в ряді випадків - посада та прізвище особи, яка його підписала. Якщо відповідний документ відсутній, записують коли і яке рішення прийнято з розгляду питань. Запис засвідчується підписом виконавця документа із вказанням його посади, прізвища та ініціалів. Якщо в процесі виконання складався новий документ, вказують його дат}7 та індекс, посаду та прізвище особи, яка підписала, виконавець посвідчує цей запис із зазначенням своєї посади, ініціалів та прізвища.
Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи діяльності й уміщення в окрему обкладинку.
Формування справи - це визначення незалежності документів до певної справи та систематизація документів у середині справи.
Справи формують централізовано за місцем
Loading...

 
 

Цікаве