WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБанківська справа → Технологія відображення облікової інформації в умовах застосування автоматизованої системи - Реферат

Технологія відображення облікової інформації в умовах застосування автоматизованої системи - Реферат

контролювати роботу ЕОМ зі здійснення облікового процесу. Причому, як свідчить досвід (особливо закордонний), такий контроль технології облікового процесу стає домінуючою функцією оператора на ЕОМ.
При використанні ЕОМ методика традиційних видів контролю має свою специфіку і, крім того, застосовуються особливі види контролю. Відрізняються за своєрідністю порядок і техніка оформлення, виправлення помилок та їх відображення в обліку.
Як і при ручній обробці, в умовах автоматизації обліку застосовуються арифметичний та логічний види контролю.
Але об'єкти і техніка їх проведення дещо інші. Так, арифметичний контроль, головним чином, зводиться доконтролю суми номерів документів, реквізитів тощо, підрахованих програмним шляхом та записаних на машинний носій інформації.
Логічний контроль в основному проводиться за перевіркою кількості знаків у символьних реквізитах, допустимих значень року, місяця, кількості реквізитів, взаємозв'язку показників тощо.
Арифметичний та логічний види контролю можуть проводитись безпосередньо під час автоматизованого облікового процесу і як окрема процедура (окремий крок) за самостійною програмою. Такий контроль здійснюється автоматично.
Таким чином, в умовах використання ЕОМ виникає новий перспективний вид контролю - машинний (автоматизований).
Візуальний контроль при автоматизації обліку зводиться переважно до контролю за наявністю реквізитів у таблиці (формі документа), наприклад, на екрані монітора, кількості знаків показника.
Специфічними методами контролю автоматизованого облікового процесу є роздрукування введених даних, повторне їх уведення тощо.
Контролю підлягає як змінна, так і постійна інформація. З метою контролю за останньою застосовується специфічна методика. Так, арифметичний контроль здійснюється шляхом перевірки контрольних сум у колонках.
Контроль за інформацією здійснюється на всіх стадіях руху даних - від їх надходження до здавання опрацьованої інформації на тих чи інших носіях в архів. Крім власних даних та інформації контролю підлягає технологія облікового процесу: порядок надходження облікових даних на ЕОМ, програмні та технічні засоби їх обробки, порядок доступу до них тощо.
На різних стадіях надходження даних, їх обробки та видачі результативної інформації використовуються різні види та методи контролю, змінюється порядок фіксації, оформлення та виправлення помилок.
На цій стадії введення первинних даних здійснюється реєстрація та контроль надійшовших на обчислювальний центр (далі ОЦ) або складених на персональних ЕОМ документів з точки зору їх юридичної повноцінності. Потім контролюється достовірність даних складених машиночитаних документів.
Тут можуть бути помилки в порядку оформлення документів та в кількісному вимірі господарських операцій. Помилки в порядку оформлення документів виправляються відразу.
Дані, що вводяться в ЕОМ, можуть підлягати повному або частковому (за окремими документами, їх позиціями) контролю. Обсяг контролю визначають окремо за кожним видом даних залежно від частоти знаходження за ними помилок.
Результати контролю програмних та технічних засобів оформлюються спеціальним протоколом, у якому окрім традиційних реквізитів (дата контролю, зміст тощо) указуються відхилення від нормального перебігу технологічного процесу автоматизованого обліку, їх характер, а також причини та винуватці.
Обов'язковій реєстрації (у спеціальних журналах або на технічних носіях - машиночитаних) і контролю підлягає вихідна інформація при її видачі користувачу (передачі для подальшого опрацювання, видачі персоналу управління, здачі до архіву).
На стадії обробки даних та видачі результативної інформації здійснюється синтаксичний та семантичний автоматизований контроль.
Синтаксичний контроль - передбачає перевірку синтаксичної правильності слова (низки символів), а семантичний - контроль діапазону відхилень від нього, з використанням довідників тощо.
За допомогою візуального контролю перевіряють правильність опрацювання вхідної інформації. Серед недоліків можуть бути: надлишкова інформація, неправильна текстова розшифровка вихідних даних, помилки у встановленій значності, низька якість друку тощо.
Правильно надрукованою за допомогою ЕОМ машинограмою вважається та, що має такі реквізити:
заголовок;
відповідні підписи її укладача, підтвердження, погодження;
підтвердження, що вона є копією машиночитаного технічного носія;
характеристику відображених господарських операцій (дата, код оператора тощо);
дані про складання машинограми (дата, код оператора тощо).
Аналогічні реквізити має містити і відеограма, зображена на екрані монітора.
Виявлені помилки після введення даних (звичайно за допомогою контролю як окремої процедури) друкуються в протоколі помилок, у якому наводяться дані про сам документ, де знайдена помилка (номер, дата, місце складання), помилковий реквізит, указується місце знаходження документа в масиві даних.
Така інформація дає змогу швидко знайти помилково введені дані та правильно зробити їх коректування, визначити причину помилки з метою недопущення подібного в майбутньому.
Протоколи виявлених помилок та додані до них роздруковані документи аналізуються бухгалтером, після чого у них вносяться виправлення (іншим кольором зверху над неправильним записом робиться правильний). Відкоректовані дані вводяться в ЕОМ.
Знайдені помилки в результативній інформації (машинограмах, відеограмах) виправляються такими методами:
"сторно" (вводиться помилковий запис з ознакою "сторно 1" та правильний з ознакою "сторно 0");
виправлення помилкової інформації, що відповідає методу коригування в умовах ручної обробки інформації (виправлення відразу заносяться на магнітний носій).
На виправлені помилки складається довідка, у якій фіксується це виправлення; підписується вона особою, що допустила помилку та особою, що її виправила.
Якщо машинограма непридатна для використання, то вона анулюється і роздруковується нова.
Для проведення ревізій і організації аналізу господарської діяльності часто використовується облікова інформація, яка зберігається в архівах, що також потребує її контролю та ідентифікації.
Технологія облікового процесу
Усі способи, методичні та технічні прийоми організації обліку розглядаються, як правило, кожний окремо, самостійно, ізольовано. Водночас лише їх комплексне взаємопов'язане застосування може відтворити загальну картину господарської діяльності. Таким чином, виникає завдання їх комплексного вивчення з метою відображення предмета обліку. Для цього необхідно розглянути весь обліковий процес як технологію.
Термін "технологія" (в економічній літературі ще використовуються терміни
Loading...

 
 

Цікаве