WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБанківська справа → Технологія відображення облікової інформації в умовах застосування автоматизованої системи - Реферат

Технологія відображення облікової інформації в умовах застосування автоматизованої системи - Реферат


Реферат на тему:
Технологія відображення облікової інформації в умовах застосування автоматизованої системи
План
1. Носії облікової інформації
2. Вимоги до змісту, структури і оформлення документів
3. Облікові регістри
Носії облікової інформації
Під носіями первинної облікової інформації розуміють те, на чому вони фіксуються, відображаються (папір, магнітний диск тощо).
Традиційним носієм облікової інформації є аркуш паперу відповідного зразка. При цьому дані вносяться від руки або за допомогою друкарської машинки чи комп'ютерного друкарського пристрою в спеціальні відповідні бланки.
Ця сама операція може бути здійснена шляхом роздрукування на друкарському пристрої ЕОМ уже внесених необхідних даних на попередньо введеному бланку. Тоді первинні облікові дані мають вноситись безпосередньо в ЕОМ.
Можливі різні варіанти введення даних. За допомогою периферійної обчислювальної техніки (виробничі реєстратори, магнітні зчитувальні пристрої з магнітних карток, термінальні пристрої тощо) дані автоматично передаються по лініях електронного (модемного) зв'язку до АРМ відповідного відділу з одночасним фіксуванням на головному комп'ютері.
Або по іншому, коли дані заносяться до ЕОМ і відображаються на дисплеї за допомогою клавіатури або світлового олівця та екрана дисплея. У подальшому дані роздруковуються або на відповідні бланки, або відразу з бланком за встановленою його формою.
Вимоги до змісту, структури і оформлення документів
Облікові дані про господарські операції, що відображаються в документах, являють собою складну структуру.
Мінімальною неподільною структурною одиницею є реквізит (від латинського requisitum - необхідний). Реквізит - це показник документа, що характеризує той чи інший бік господарської операції (її назву, місце здійснення, термін тощо).
Кожний документ має такі реквізити, без яких (або хоча б одного з них) він уважається недійсним, тобто не має юридичної сили. Спільними для будь-яких облікових документів є такі обов'язкові реквізити:
назва документа;
дата складання;
місце складання (назва підприємства, в окремих випадках - його адреса);
сторони, що беруть участь у господарській операції;
зміст господарської операції;
кількісна характеристика господарської операції;
підписи осіб, відповідальних за проведення господарської операції.
Крім загальних обов'язкових реквізитів з відображення окремих господарських операцій у відповідних документах передбачаються спеціальні реквізити, які також є обов'язковими.
Реквізит поділяють на дві частини: реквізит-ознака та реквізит-підстава. Реквізит-ознака характеризує якісний бік господарської операції.
Кожний реквізит-ознака та реквізит-підстава (або кілька їх) утворюють інформаційну сукупність, яка називається економічним показником. Один або декілька показників, що характеризують господарську операцію, і визначають обліковий документ.
З метою відображення реквізитів на матеріальних носіях документа передбачаються (проектуються) зони - одна для найменування, інша - для запису даних.
Залежно від розміщення реквізитів на матеріальних носіях розрізняють такі їх форми:
анкетна - в одній зоні (ліворуч) носія документа реквізит-ознака, а в іншій - реквізит-підстава; причому реквізити розміщені у вертикальній послідовності: один за одним;
зональна - носій поділяється на вертикальні та горизонтальні зони;
таблична - реквізити розміщуються у вигляді таблиці;
комбінована - поєднує елементи перерахованих вище форм.
До облікових документів, які відображені на матеріальних носіях, ставляться такі вимоги:
записи мають робитися чітко;
не допускаються помарки та підчистки;
не допускається виправлення в касових та банківських документах;
виправлення в документах завіряються тими особами, які їх підписують.
На процес збирання облікових даних, складання документів та їх обробку припадає понад 60 відсотків робочого часу зайнятих обліком працівників, у зв'язку з чим постає проблема вдосконалення первинного обліку та документації.
Основними шляхами такого вдосконалення є:
уніфікація документів та їх матеріальних носіїв, тобто створення єдиних структур документів і форм їх носіїв;
стандартизація документів, тобто створення однакових стандартних розмірів матеріальних носіїв однотипних документів;
можливість автоматизованого знімання даних з первинних документів;
широке використання замість паперових носіїв багаторазових магнітних носіїв;
скорочення кількості документів, що не містять корисних даних для управління;
виключення виробничих показників з документів;
уведення показників для здійснення контролю, аналізу, внутрішнього аудиту.
Облікові регістри
Фіксування первинних даних, тобто їх документування, здійснюється, як уже зазначалось, за допомогою документів та на їх матеріальних носіях. Це первинний облік, перша, початкова стадія облікового процесу. Наступною стадією облікового процесу є поточний облік, який здійснюється щоденно, постійно за даними бухгалтерської документації. Традиційно цей процес називають обліковою реєстрацією, оскільки дані первинного обліку підлягають подальшому обліку та реєстрації. Крім того, поточний облік здійснюється в облікових регістрах, тобто в регістрах, що застосовуються і в бухгалтерському обліку.
В економічній літературі поняття "обліковий регістр" ототожнюється з його матеріальним носієм, а спосіб реєстрації з формами облікових паперів (таблиць), на яких здійснюється реєстрація.
Застосування ЕОМ останнім часом потребує чіткого розмежування облікових регістрів як засобів облікової реєстрації первинних даних та їх матеріальних носіїв. Це пов'язано з тим, що більшість облікових регістрів складаються на ЕОМ і немає необхідності в їх видачі, роздрукуванні, особливо допоміжних, проміжних тощо.
При цьому необхідна для управління інформація видається у вигляді відеограм або роздруковується лише окрема частина звіту для передачі каналами електронного зв'язку.
Таким чином, слід чітко розмежовувати методику та техніку облікової реєстрації й організацію облікової реєстрації на матеріальних носіях облікової інформації.
У зв'язку з цим визначення облікового регістру як таблиці спеціальної форми та особливого графлення, що поєднує сам регістр як засіб реєстрації та матеріальний носій, не зовсім точне.
Обліковий регістр - це спосіб поточного обліку первинних даних на матеріальних носіях, що забезпечує юридичну, і як результат, узагальнену облікову інформацію. Використовується з застосуванням постійної інформації для складання звітності та управління господарством.
У цьому визначенні облікового регістру відбивається послідовність
Loading...

 
 

Цікаве