WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → Технологія конфіденційного діловодства - Курсова робота

Технологія конфіденційного діловодства - Курсова робота

Щорічно повинна проводитися перевірка фактичної наявності ключів від сховищ і номерних печаток виконавців.

Для евакуації конфіденційних документів при виникненні стихійних лих, пожежі, аварії, що загрожують затопленням, загорянням або іншою формою знищення документів, у приміщеннях, призначених для їхнього збереження, повинне знаходитися необхідна кількість тари (мішків, валіз, контейнерів і т.д.), у якій можна транспортувати документи.

При виникненні надзвичайної ситуації співробітники підрозділу конфіденційного діловодства повинні негайно викликати пожежну команду або відповідну аварійну службу, повідомити керівника підприємства, вжити заходів до ліквідації надзвичайної ситуації, а при неможливості ліквідації забезпечити охорону документів власними силами, а також силами служби охорони підприємства і почати евакуацію документів у заздалегідь визначене місце.

При виникненні надзвичайної ситуації в неробочий час проведення аналогічних дій повинен організувати черговий по підприємству, повідомивши додатково керівника підрозділу конфіденційного діловодства. Про проведене розкриття (при необхідності) приміщень, а також про розкриття за узгодженням з керівником підприємства або підрозділу конфіденційного діловодства сейфів, шаф або стелажів складається акт, в якому вказуються посади і прізвища осіб, що робили розкриття, які сховища розкриті, куди поміщені документи, номери печаток на тарі.

На кожному підприємстві повинен бути встановлений суворий порядок роботи з конфіденційними документами, що є складовою частиною внутріоб'єктового режиму і спрямований на забезпечення схоронності конфіденційних документів і запобігання витоку інформації, що міститься в них [18].

Видача (передача) конфіденційних документів може проводитися тільки виконавцям (користувачам), що мають санкціонований доступ до цих документів, і тільки під підпис в облікових формах або замість разової розписки.

Видача документів виконавцям і їхнє повернення здійснюються протягом одного робочого дня, але якщо виконавці працюють з конфіденційними документами у своїх службових кімнатах, то документи (крім справ) допускається видавати їм як на один робочий день, так і на увесь час, необхідний для роботи з ними. В останньому випадку, крім сейфа і номерної печатки, виконавцю видаються під підпис в особовому рахунку спеціальний портфель (кейс), що має пристрій для опечатування, і форма "Опису документів, що знаходяться у виконавця", в яку виконавець повинен вносити кожен документ у момент одержання і викреслювати після передачі в підрозділ конфіденційного діловодства.

Опис призначений для здійснення самоконтролю за наявністю документів. З цією метою перед здачею спецпортфелю з документами в підрозділ конфіденційного діловодства виконавець повинен перевірити наявність документів, що знаходяться у нього, і їхня відповідність опису. При відсутності будь-яких документів або частини їх негайно повідомляється про це підрозділ конфіденційного діловодства й організується їхній пошук. Після перевірки документи разом з описом розміщуються у спецпортфелі, що опечатується особистою печаткою виконавця і передається у підрозділ конфіденційного діловодства. Не допускається зберігати у спецпортфелі відкриті документи, якщо вони не є додатком до конфіденційних документів.

Спецпортфелі можуть зберігатися у виконавців тільки протягом робочого дня. Їхнє одержання і повернення проводиться в обмін на спеціально заготовлену розписку (жетон), посвідчення або пропуск співробітника. При наявності великого числа виконавців, які працюють з конфіденційними документами, на спеціальну розписку може наклеюватися фотокартка виконавця. При прийомі-передачі спецпортфелю необхідно перевіряти відповідність номера і чіткість відбитка печатки.

Посадовій особі, якій дозволено в неробочий час зберігати конфіденційні документи в особистих сейфах за умови підключення сейфів до охоронної сигналізації, по закінченні робочого дня поміщають документи в сейф, опечатують його і здають під охорону по спеціальному журналу, що ведеться службою охорони.

По завершенні роботи з документами виконавці повинні вчасно повертати їх у підрозділ конфіденційного діловодства.

При звільненні, перед відходом у відпустку, від'їздом у відрядження виконавці здають у підрозділ конфіденційного діловодства всі документи, що зберігаються у їх спецпортфелях.

Робоче місце виконавця повинне бути організоване таким чином, щоб виключався огляд (у тому числі і через вікна) конфіденційних документів, що знаходяться на столі, особами, які не мають до них відношення.

На столі повинні бути тільки ті конфіденційні документи, з якими проводиться робота. Всі інші повинні знаходитися в сейфі, закритому на ключ. Не дозволяється збереження конфіденційних документів у шухлядах столів і інших не призначених для цього місцях.

При виході виконавця протягом робочого дня зі службової кімнати документи прибираються до сейфу, який опечатується особистою печаткою. При виході з кімнати усіх виконавців двері кімнати повинні бути закриті на ключ.

Крупноформатні конфіденційні документи на креслярських дошках (кульманах) на час відсутності виконавця повинні закриватися спеціальними захисними чохлами, що опечатуються його печаткою.

Підрозділ конфіденційного діловодства зобов'язаний здійснювати періодичний контроль за порядком збереження документів у службових кімнатах виконавців і роботою з ними.

Порушення порядку роботи з конфіденційними документами доцільно враховувати з метою наступного аналізу і вживання заходів по їх запобіганню.

Про серйозні порушення, які призвели або могли привести до втрати документів або витоку інформації, яка міститься в них, підрозділ конфіденційного діловодства повинен доповідати керівнику підприємства і вносити пропозиції про відсторонення від роботи з конфіденційними документами або залучення до відповідальності винних осіб [15].

При зміні або тимчасовій відсутності керівника і співробітників підрозділу конфіденційного діловодства передача документів особам, які їх заміщають, проводиться відповідно до акту або за розпискою з обов'язковою перевіркою фактичної наявності переданих документів.

Висновки

Підводячи підсумки проведеного дослідження слід відмітити, що комерційна таємниця – це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша документована інформація, яку використовують для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, запобігання втрати, одержання добросовісної переваги над конкурентами), яку підприємець вважає конфіденційною. До конфіденційних відомостей відносяться перш за все ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні деталі комерційної діяльності, які дозволяють успішно конкурувати, прибуток фірми та ін.

Відомості комерційної таємниці підприємства можна умовно розділити на два великих блоки:

– науково-технічна (технологічна) інформація;

– ділова інформація.

Науково-технічна інформація містить: відомості про конструкції машин і обладнання; схеми; матеріали, що використовуються; рецептури; методи і способи виробництва (особливо про нові вироби, що розробляються); нові технології, напрямки модернізації відомих технологій, процесів і обладнання; програмне забезпечення ПК.

Ділова інформація містить:

– відомості про фінансову сторону діяльності підприємства, крім фінансових звітів (стан розрахунків з клієнтами, заборгованість, кредити та ін.);

– відомості про розмір прибутку, собівартості виробляємої продукції та ін.;

– плани розвитку підприємства (тактичні і стратегічні);

– плани й обсяги реалізацій продукції (плани маркетингу, дані про характер і обсяг торгових операцій, про рівні цін, наявність товарів);

– аналіз конкурентоспроможності виробленої продукції, ефективність експорту та імпорту, час виходу на ринок, що пропонується;

– плани рекламної діяльності;

– списки торгових та інших клієнтів, представників, посередників, конкурентів, відомості про взаємовідношення з ними, їх фінансове положення, проведених операціях і обсягах, умовах діючих і нових контрактів та ін.

Перелік і обсяг відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства, строки конфіденційності, порядок захисту і доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначаються керівником організації. Керівник може залучити для проведення цієї роботи спеціалістів-аналітиків.

Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб, як говорять професіонали, запобігти розповсюдженню її до конкурентів. В деяких випадках вимагається захист і "чужих" комерційних секретів, які можуть бути довірені підприємству іншими особами, організаціями. Відсутність такого захисту може залишити підприємство без вигідних партнерів, клієнтів.

Для обмеження доступу до інформації комерційної таємниці керівник видає спеціальний наказ про введення "Переліку відомостей, які вміщають комерційну таємницю підприємства", заходи щодо охорони цих відомостей, встановлює коло осіб, які мають доступ до цієї інформації, і правила роботи з документами, які мають гриф "Комерційної таємниці". Співробітники підприємства повинні під розписку ознайомитись із наказом та додатками до нього.

Loading...

 
 

Цікаве