WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → Технологія конфіденційного діловодства - Курсова робота

Технологія конфіденційного діловодства - Курсова робота

Захист комерційної таємниці полягає у здійсненні таких заходів:

– забезпечення обліку та схоронності документів, які містятькомерційну таємницю;

– використання організаційних, технічних та інших засобів захистуконфіденційної інформації;

– обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації;

– встановлення правил віднесення інформації до КТ;

– розроблення інструкцій стосовно дотримання режиму конфіденційності та виконання їх особами, які мають доступ до конфіденційної інформації;

– здійснення контролю за дотриманням встановленого режимуохорони комерційних таємниць.

З метою обмеження доступу до інформації, що містить КТ, керівник повинен видати спеціальний наказ про: введення "Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю підприємства", заходи щодо охорони цих відомостей, визначення кола осіб, які мають доступ до цієї інформації, правила роботи з документами, що мають гриф "Комерційна таємниця". Відповідальні працівники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом та додатком до нього.

Діловодство в разі роботи з документами, що містять комерційну таємницю, має особливості. Так, наказом керівника підприємства призначається посадова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання та використання документів, що мають гриф обмеження доступу. Нею може бути працівник, для якого робота з документами належить до основних службових обов'язків, або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження.

Гриф конфіденційності, на відміну від грифу таємності, означає, що право власності на інформацію, яка міститься в документі, належить підприємству.

Якщо інформація, що становить КТ, міститься в документах, які належать підприємствам-партнерам, то про нерозголошення її має бути зазначено в тексті (текстах) договору (договорів) між цими підприємствами.

Якщо на документі не проставлено гриф обмеження доступу й у тексті немає вказівок на конфіденційність, то це означає, що автор та особи, які підписали чи затвердили документ, передбачили всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.

Виготовлення (друкування) документів з грифами "Комерційна таємниця", "Таємно", "Цілком таємно" здійснюється централізовано, у спеціально відведених приміщеннях (на робочих місцях), куди не мають доступу сторонні особи.

Віддруковані й підписані документи передають для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки та варіанти документа знищуються цією особою із засвідченням факту знищення записом на копії вихідного документа. Наприклад: "Hefutetiaai (всфіашОм) qoicijMeHfna знищено. Підпис. Дата."

Усі документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструють окремо від інших документів у "Журналі реєстрації документів з грифом "Комерційна таємниця"".

Усі документи, що надходять з грифом "КТ", одержує відповідальна особа чи секретар-референт, яка обов'язково перевіряє кореспонденцію на цілісність. Якщо якихось документів не вистачає, то складають акт (у двох примірниках, один з яких направляють адресантові).

Документи з грифом обмеження доступу формують в окрему справу (справи), на обкладинці якої в правому верхньому куті роблять позначку "Комерційна таємниця". На звороті обкладинки вміщують список працівників, які мають право користуватися документами, внесеними в дану справу.

Зберігають такі справи у сейфі, що опечатується посадовою особою, яка відповідає за їх зберігання. Доступ до цього сейфа іншим працівникам має бути заборонений.

Сформовані справи зберігають у спеціальних теках вітчизняного або імпортного виробництва. Теки імпортного виробництва (типу "Leitz", "Toppoint") можна використовувати протягом кількох років, тому для оперативного пошуку документів усередині справи доцільно робити закладки із зазначенням року. На лицьовому боці обкладинки справи мають бути такі дані: назва організації; назва структурного підрозділу; номер справи; заголовок справи; за який рік (роки); кількість аркушів; термін зберігання.

2.2 Порядок та особливості розмноження конфіденційних документів

Розмноження конфіденційних документів повинне проводитися тільки при дійсній службовій необхідності в їхніх додаткових примірниках.

Конфіденційні документи можуть розмножуватися в підрозділі конфіденційного діловодства або в спеціальному розмножувальному підрозділі підприємства. Розмноження (тиражування) конфіденційних документів у друкарнях методом набору і друкування тексту, як правило, не здійснюється головним чином через відсутність потреби у великому тиражі.

Призначені для розмноження документів технічні засоби (копіювально-множне устаткування, комп'ютери, друкарські машинки) повинні бути захищені від можливого перехоплення виникаючих при їхній роботі електромагнітних випромінювань [19].

Розмноження конфіденційних документів не повинне проводитися разом із розмноженням відкритих документів. Під час розмноження конфіденційних документів усе, що не має відношення до їх розмноження, повинне бути прибране з робочих місць, використовуваних при розмноженні, доступ сторонніх осіб у приміщення, в якому проводиться розмноження, не дозволяється.

При виникненні в процесі розмноження аркушів браку вони поміщуються у спеціальну папку.

Дозвіл на розмноження документів можуть давати за вимогою керівника підприємства керівники відповідних структурних підрозділів самостійно або разом з керівником служби безпеки (підрозділу конфіденційного діловодства) підприємства. Підписаний керівником підприємства список осіб, що мають право давати дозвіл на розмноження конфіденційних документів, повинний знаходитися в розмножувальному підрозділі.

Документи, що надійшли з інших підприємств, можуть розмножуватися тільки з письмового дозволу підприємств, що їх видали.

Розмноження документів проводиться у формі виготовлення додаткових примірників, зняття копій з документів і виробництва виписок з документів.

Дозвіл на виготовлення додаткових примірників документу оформляється на звороті останнього листа примірника, з якого повинне проводитися розмноження. Цей примірник не повинен у майбутньому направлятися на інші підприємства, він підшивається в справу або переводиться на облік документів виділеного збереження.

При неможливості оформлення дозволу на розмноження на самому документі він оформляється у формі обліку даного документа.

При розмноженні документів у спеціальному розмножувальному підрозділі їхня передача на розмноження проводиться у спеціально призначеному для розмноження конфіденційних документів особі під її підпис у формі обліку або картки видачі документа.

Підлягаючі розмноженню документи реєструються в підрозділі конфіденційного діловодства або у спеціальному розмножувальному підрозділі у журналі обліку розмноження конфіденційних документів.

На розмножених примірниках працівник підрозділу конфіденційного діловодства проставляє їх номери. При цьому якщо документ був виданий даним підприємством, то номери розмножених примірників продовжують номери раніше виготовлених примірників, якщо документ був виданий іншим підприємством, то на розмножених примірниках їхні номери проставляються дрібно: у чисельнику на всіх примірниках залишається номер, привласнений підприємством, що видало документ, а в знаменнику на кожному примірнику проставляється привласнений йому порядковий номер, починаючи з №1.

На кожному розмноженому примірнику в реквізиті "Оцінка про виконавця" проставляється тільки обліковий номер, привласнений документу при його виданні, незалежно від місця видання, прізвище, ім'я, по батькові виконавця і його робочий телефон (якщо проставлений на примірнику, що розмножується,).

На примірнику, з якого проводиться розмноження, під дозволом на розмноження працівник підрозділу конфіденційного діловодства робить запис: "Розмножене ___ прим. з №___ по № ___", що завіряється його підписом із проставленням дати.

Якщо розмножені примірники не відтворюють підпис, то вони засвідчуються печаткою підприємства або підрозділу конфіденційного діловодства, що проставляється з захопленням частини слова, що позначає посаду особи, яка підписала документ [12].

Розмноження конфіденційних документів у формі зняття копій здійснюється у випадках, коли документи підшиті до справи і зняті з обліку по журналах (картках) обліку цих документів. Технологія виготовлення копій документів аналогічна технології виготовлення додаткових примірників, крім наступних особливостей.

Дозвіл на виготовлення копій оформляється записом: "Зняти копію в____прим.".

Копії документа привласнюється окремий обліковий номер – черговий порядковий номер за журналом обліку виданих документів, незалежно від того, за яким видом обліку (виданих документів, що надійшли,) зареєстрований документ, з якого знімається копія. Привласнений копії обліковий номер проставляється на всіх аркушах копії посередині нижнього поля з додаванням абревіатури грифа конфіденційності (на останньому листі – у реквізиті "Оцінка про виконавця"). У реквізиті "Дата і номер документа" на копії зберігаються колишні дані.

Loading...

 
 

Цікаве