WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → "Проблеми діловодства на сторінках журналу ""Кадровик України""" - Курсова робота

"Проблеми діловодства на сторінках журналу ""Кадровик України""" - Курсова робота

Структурі вступної частини притаманні такі компоненти:

анотаційність - перерахування проблем, викладених в основному тексті;

прагматичність - опис цільової установки наказу;

концептуальність - деякі теоретико-методологічні та інші положення, що становлять основу документа;

енциклопедичність - опис робіт, що передували діям, про які йдеться в документі, - на змістовому рівні знаходить свій вияв у висвітленні трьох ключових моментів констатуючої частини.

Базою для обгрунтування дій можуть виступати:

посилання на нормативно-правовий акт організації вищого рівня або власний раніше виданий документ (організаційний, розпорядчий, плановий або ін) із зазначенням його назви, автора, дати, номера, заголовка до тексту;

формулювання мети і завдань, що мають бути вирішені підприємством;

опис фактів або подій, що стали причиною видання наказу.

Одночасна наявність у вступній частині всіх зазначених складників, а саме - підставі, мети та причини видання наказу, не обов'язкова.

Зміст констатуючої частини зазвичай передається із застосуванням усталених прийменникових конструкцій та дієприслівникових зворотів. Серед найбільш уживаних: згідно з, на виконання, відповідно до, з огляду на, з метою, у зв'язку з, на впровадження та ін.

Утім, констатуючої частини може і не бути, якщо пропоновані до виконання дії не потребують роз'яснення.

Вступна та основна частини розпорядчого документа поєднуються ключовими мовами - (своєрідним структурно-логічним сполучним елементом), які водночас виступають найбільшим виразником директивності. їх змінюють залежно від змісту розпорядчого документа. Так, тексти розпорядчих наказів (розпоряджень) підприємств, які затверджуються керівником одноосібне, подаються від першої особи у формі однини: "НАКАЗУЮ: " - у наказах, "ПРОПОНУЮ: ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ: ", "ДОРУЧАЮ: " - у розпорядженнях.

Машинописним способом ключові слова відокремлюються одним міжрядковим інтервалом окремим рядком від межі лівого берега, що є логічним продовженням зазначеного в констатуючій частині та початком розпорядчої частини. Жодного розділового знака на межі вступної частини та ключового слова не ставиться, за винятком потреби в узгодженні з правилами. На межі ключового слова і розпорядчої частини ставиться двокрапка, адже за змістом є потреба в додатковому поясненні (а саме?, що?).

Розпорядча частина має бути чітко структурована. Тому обов'язковою умовою розпорядчих документів виступає рубрикація тексту, за якої пункти і підпункти основної частини наказу нумеруються арабськими цифрами в такий спосіб:

1.

1.1

1.2

2.

Кожен пункт розпорядчої частини має три ключові моменти, які передбачають відповіді на запитання:

1) зміст завдання (що зробити?);

2) термін виконання (до якого часу, коли?);

3) відповідальний виконавець (хто має зробити?).

Складники розпорядчої частини можуть реалізовуватися за іншою структурно-логічною схемою:

1) назва посади, прізвище, ініціали виконавця або виконавців (хто має виконати доручення?);

2) доручення (що зробити?);

3) термін виконання доручення (коли?).

Термін виконання відтворюють такими граматичними формами: з... до, з... по. до..., на час складання звіту, постійно, у термін д. .

Вказівку про виконавця оформлюють шляхом:

використання давального відмінка для посади, прізвища й ініціалів відповідального виконавця або зазначенням структурного підрозділу та керівника відповідного рівня, прізвище якого подають у дужках: "Директору з кадрових питань Гримко С.Я." або "Службі персоналу (Самійленко А. І)";

узаконеного відступу від послідовного викладу, графічно оформленими дужками: " (відповідальний - інспектор з кадрів Романченко Р.Р.)".

Розпорядчі документи зазвичай підлягають або негайному виконанню, або виконанню в обумовлений термін. Кожен пункт або підпункт розпорядчої частини проекту наказу (розпорядження) містить тільки одне завдання з одним терміном.

Якщо виконавцем зазначено структурний підрозділ, у дужках подають прізвище його керівника, який для реалізації цього завдання окремим розпорядчим документом призначить безпосередніх виконавців, наприклад: "Юридичному управлінню (Зарудний О. Б) подати Положення про експертну раду з питань використання коштів резерву на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України".

До такого способу вдаються лише на підприємствах з великим обсягом документообігу, а також за неможливості одразу визначити відповідального виконавця.

До наказу не слід включати пункт "Наказ довести до відома... ". Підрозділи (працівники), до відома яких необхідно довести наказ, зазначають у списку розсилань, який виконавець готує разом із проектом наказу.

Логічної та структурної завершеності розпорядчій частині наказів надає її останній пункт, зміст якого може бути таким:

контроль за виконанням наказу покласти на... (посада, прізвище, ініціали відповідального виконавця наказу в цілому);

контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Склавши проект наказу (розпорядження) слід переконатися, що він написаний чітко, зрозуміло, з дотриманням усіх правил оформлення та мовних норм. Варто уникати складних підрядних речень і великої кількості прислівникових та дієприслівникових зворотів. У тексті наказу (розпорядження) не можна вживати довільні скорочення і не бажано - скорочені назви підприємств і структурних підрозділів, посад. Варто уникати застосування різних, хоча й рівнозначних, термінів для позначення одного й того ж поняття (наприклад, фактор і чинник). Недоречним є вживання будь-яких побажань і висловів на зразок: підняти рівень, звернути увагу, посилити контроль тощо.

Недотримання зазначених вимог може спричинити неадекватну інтерпретацію повідомлення, неправильне його тлумачення. Одним з наслідків може бути невиконання чи неповне або невчасне виконання наказу, зумовлене неузгодженістю дій. Тому під час складання розпорядчих документів слід особливо уважно ставитися не лише до оформлення реквізитів, а й до мовностилістичного аспекту.

Висновки

Сучасне діловодство - система життєвою важливих дій організації, пов'язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Діловиробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

Документи повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності. Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерам і є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

Моя робота полягала в ознайомленні з новим журналом "Кадровик України" та розділами, присвяченим роботі з документами.

В журналі наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, які мусить знати управлінський персонал для оперативної орієнтації у виборці управлінських рішень.

Велику увагу приділено підготовці та оформленню документів що виникають у процесі діяльності будь-якої установи.

Вичерпно розглянуто склад загальної документації, необхідної для реалізації її функціональної мети, а також оптимальний перелік реквізитів, які допомагають користувачам оперативно підготувати документ.

Детально описано технологію, порядок контролю за виконанням документів за строками і з суті питання, організацію роботи апарату управління з оперативного пошуку та роботі з необхідною інформацією.

Таким чином, знання основ діловедення на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати оперативно і це допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів. Статті та рубрики журналу допомагають освоїти всі необхідні навички роботи з документами.

список використаних джерел та літератури

  1. Беспянська Г. "Основні вимоги до оформлення реквізитів". "КУ" №4, №5 2008.

  2. Беспянська Г. "Організація конфіденційного діловодства на підприємстві". "КУ" №11 2007, №1 2008.

  3. Беспянська Г. "Особливості складання та оформлення розпорядчих документів" "КУ" №8 2008.

  4. Беспянська Г. "Службові довідки види, порядок складання і термін зберігання" "КУ" №112007, №1 2008.

  5. Блощинська В.А. Сучасне діловодство. Навч. посібник, Ів.-Франківськ, ЦУЛ, 2005.

  6. Віденко А.Н. Сучасне діловодство. К., Вища школа, 1998.

  7. Головач А.С. Зразки оформлення документів. Донецьк, Сталкер, 1997.

  8. Губенко Л. Г., Нємцов В.Д. Ділові папери в менеджменті. Навч. посібник. К., ТОВ "УВПК ЕксОб", 2002.

  9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. К., Либідь, 2000.

  10. Комова М.І. Діловодство. Навч. посібник, Львів, Тріада, 2006.

  11. Паланська Л. "Окремі питання діловодства на підприємстві". "КУ"№1, 2007.

  12. Паланська Л. "Реєстрація службових документів" №5 2007.

  13. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. Підручник. К., МАУП, 1997.

  14. Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби. К., КНТ, 2004.

  15. Стрельніков А. "Про порядок використання печаток і штампів у роботі кадрової служби". "КУ" №12, 2008.

  16. Яковченко В. "Загальні вимоги до складання та оформлення документів" "КУ" №1,№2, №3,№4,№5 2007.

  17. Яковченко В. "Складання та оформлення службових документів" "КУ" №6,№8 2007.

Loading...

 
 

Цікаве