WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → Порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві - Курсова робота

Порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві - Курсова робота

Зменшення розміру тексту документа – один із кроків до скорочення документообігу. Для раціонального розміщення інформації на папері доцільно використовувати кутове розташування реквізитів у документах,що містять гриф затвердження, адресата (задіяний лівий верхній кут робочої площі документа). Ефективним є широке впровадження бланків документів, їх уніфікованих формтощо.

Серед основних ознак раціонального документообігу можна виділити, зокрема, такі:

прямоточність (без зворотного повернення) і якнайкоротший рух документів під час виконання певних технологічних операцій;

мінімізація етапів створення та обробки документа, кількості задіяних структурних підрозділів та посадових осіб, які беруть участь у цих процесах (наприклад, скорочення кількості підписів на посвідченні про відрядження - на одному підприємстві обходяться 1 -2 підписами, на іншому необхідно 5-6);

одночасність роботи з документом певних посадових осіб під час виконання різних технологічних операцій (скорочується час руху документа, підвищується оперативність його виконання);

одноразовість операції з оброблення документів, уникнення паралелізму і дублювання (наприклад, централізована одноразова реєстрація документа);

налагоджена інформаційно-пошукова система даних щодо руху і виконання документа.

Раціоналізація документопотоку

Окрім документа, об'єктом раціоналізації є також документаційний технологічний процес та основний учасник документообігу – документопотік.

Організація роботи щодо удосконалення документообігу підприємств невіддільна від аналізу сформованих документопотоків. Під документопотоком мається на увазі сукупність документів, які виконують певне цільове призначення в процесі документообігу. У документообігу будь-якого підприємства структурують такі документопотоки: вхідні (надійшли ззовні, від інших підприємств); вихідні (створені підприємством та надсилаються до інших суб'єктів господарювання); внутрішні, або локальні (створені підприємством, але залишаються у внутрішньому обігу).

Під час реєстрації документів виокремлюють документи, які підлягають передаванню конкретним виконавцям, та документи, які передаються на розгляд керівнику задля визначення кількості виконавців, строків та характеру виконання тощо.

Порядок руху документів, їх склад є вторинними в конкретній організації щодо цілей, завдань, внутрішньої структури і розподілу посадових обов'язків працівників.

Аналіз документопотоків – шлях до вивчення та раціоналізації існуючої системи управління організації. Найбільш простим та наочним методом аналізу документопотоків є графічний: будуються графіки документообігу від місця створення документа до місця використання і зберігання із зазначенням часу (нормативного і фактичного) перебування документа у працівника, відповідно до його посадових обов'язків. Аналіз документопотоків нерозривно пов'язаний із аналізом організаційної структури підприємства, що дає змогу одночасно зробити висновки щодо ефективності останньої. На їх основі з урахуванням обсягу документообігу та категорії підприємства (IV – до 10 тис. документів на рік, III – 10-25 тис. документів на рік, II – 25-100 тис. документів на рік, І – понад 100 тис. документів на рік), а також форми організації діловодства (централізованої, децентралізованої, змішаної) розробляють схеми документообігу.

Основні параметри документопотоку: зміст потоку; структура потоку; спрямування потоку та його обсяг.

Змістдокументопотоку – це склад документів, включених до нього, та склад інформації, зафіксованої в цих документах. Структурними показниками потоку документів зазвичай є ознаки функційного призначення документів (організація систем управління, організація процесів управління, обліку кадрів управління кадрами тощо). Режимдокументопотоку визначається циклічністю виконуваних операцій (наприклад, планування, звітності (квартальної, піврічної, річної), внутрішніми ритмами роботи підприємства. Напрямдокументопотоку характеризується змістом конкретної технологічної операції, способом засвідчення, погодження, затвердження, ознайомлення тощо. Обсяг документообігу – фізичною кількістю документів – оригіналів та їхкопій, створюваних упродовж року [5; C. 23].

Зовнішні потоки документів під час надходження концентруються в канцелярії, згодом розосереджуються у виконавців. Внутрішня розпорядча, фінансово-облікова, звітно-статистична документація, зливаючись з іншою спеціальною документацією підприємства, утворює потік вихідних документів певного суб'єкта управління.

Режим руху документів характеризують обсяг документообігу, пропускна здатність різних каналів зв'язку, засобів створення й тиражування документів (наприклад, пластикових карток, брошур, друкованих сторінок, копій), нормативне завантаження працівників, які опрацьовують цю інформацію. Виокремлення в загальному документопотоці систематичної (постійної) та несистематичної (змінної) документації є базовим для уніфікації технологічних процесів організації роботи і постійною інформацією. Документи рухаються в організаціях за суворо визначеними напрямами, і їх рух, у разі належного чіткого розмежування меж цього потоку й усталеного порядку їх доведення до виконавців, може відбуватися без участі керівництва. Наявність у документообігу змінної інформації визначає специфіку адресності руху документів і режимів обробки. Саме з цією метою частина вхідних документів спрямовується на розгляд керівництва і доповнюється резолюцією, яка фіксує виконавців, порядок та строки виконання.

Зменшити кількість документів, які проходять через кабінет керівника, допомагає бездокументне спілкування: розвиток між керівниками підприємств ділових стосунків, що базуються на довірі, вирішення питань на підставі максимально лаконічного листування: розвиток бездокументних засобів обміну інформацією (телефон, спілкування в режимі оn-lіпе).

Основним чинником, який сприяє зменшенню кількості документів, що перебувають на розгляді керівника, є достатньо повне делегування повноважень, серед них - і права підпису певної категорії документів. Зазвичай делегування повноважень супроводжується посиленням функцій контролю: чим більша довіра до підлеглих, тим більшою має бути впевненість у тому, що вони правильно виконують делеговані їм функції.

Можливості зменшення навантаження керівника вбачаються в аналізі складу цього документопотоку, визначенні ступеня та періодичності і розширенні на їх основі складу постійної інформації вхідних та вихідних документопотоків з подальшим делегуванням повноважень розгляду та підписання документів.

Графік документообігу

Графік документообігу (далі – Графік) дає змогу простежити весь "життєвий цикл документа"; від створення або одержання до виконання або надсилання. Його додають до Інструкції з діловодства підприємства. Досить часто цей графік може мати табличну форму фіксації інформації (Додаток 3). У ньому фіксуються всі дії, здійснювані в процесі роботи з документом (зазначаються виконавці, наводяться необхідні характеристики виконуваних операцій). Графік документообігу підприємства – це зведений графік, окремими складовими якого є графіки документообігу структурних підрозділів. Така форма організації Графіка є доцільною, оскільки дає змогу врахувати особливості складу документації і технологію роботи з документами окремого структурного підрозділу. Розділами Графіка будуть назви структурних підрозділів.

Графік розробляється структурними підрозділами під керівництвом служби діловодства й затверджується керівником підприємства або окремим розпорядчим документом керівника підприємства – зазвичай наказом.

Зміни до Графіка, як і до інших нормативно-методичних документів з організації діловодства, вносяться наказами керівника підприємства. У разі великої кількості суттєвих змін затверджується новий графік.

Відповідальність за дотримання Графіка, як і за своєчасне і якісне створення документів, вчасне внесення до інформаційної бази підприємства, інформаційну достовірність, покладено на авторів документа та осіб, які його підписали.

На доповнення Графіка на підприємствах можуть створюватися оперограми (організаційний документ, що регламентує процес обробки вхідних або вихідних документів: таблиця, рядки якої призначені для операції обліку, реєстрації, узгодження тощо, а стовпчики – для відповідальних виконавців) руху певної групи документів. Етапи роботи з документами, які набувають реального вираження в документі чи його складових (реквізитах), є графами оперограми, поданої у табличній формі. Заголовками – структурні підрозділи або посадові особи, відповідальні за певний стан документа.

Loading...

 
 

Цікаве