WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → Порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві - Курсова робота

Порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві - Курсова робота

назви підприємства та структурного підрозділу, у якому створені документи;

назви підприємства або структурного підрозділу, яким адресовані або від яких одержані документи;

короткого змісту документів справи;

назви регіону або країни, з якими пов'язаний зміст документів справи;

зазначення періоду, до якого належать документи справи (дата);

інформації про наявність копій документів у справі.

У заголовках справ, що включають документи з одного питання, але не пов'язані послідовністю його ведення, вживається термін "документи", а після нього в дужках наводяться основні види документів справи. Наприклад:

Документи (розрахунки, аналізи, довідки) про стан і вдосконалення оплати праці, застосування різних форм оплати праці; про темпи росту продуктивності праці та середньої заробітної плати.

Термін "документ" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного або розпорядчого акта. Наприклад: „Документи до Закону України "Про діловодство"".

У заголовках справ, де розглядається листування, зазначають кореспондента та короткий зміст документів.

Назви населених пунктів наводяться у такому порядку: село (селище), місто, район, область (Автономна Республіка Крим).

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначають період (місяць, квартал, рік), у якому створені документи. Наприклад:

План організаційно-технічних заходів підприємства на 2008 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, то спочатку формулюють її загальний заголовок, а потім, якщо потрібно, додають заголовки кожного тому (частини), що уточнюють зміст загального заголовка.

До зведеної номенклатури справ підприємства долучають:

назви справ, що фактично сформовані в діловодстві та відображають усі документовані ділянки роботи підприємства, у тому числі справи тимчасово діючих органів підприємства, наприклад, справи ліквідаційної комісії;

не завершені в діловодстві справи, що надійшли від підприємств-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ;

справи, які формувалися впродовж кількох років або якщо їх вирішення триває більше одного року, і такі справи долучають до зведеної номенклатури справ кожного року впродовж усього терміну їх ведення або формування;

одну чи кілька справ із грифом "Для службового користування", якщо в діяльності підприємства створюється незначна кількість документів із цим грифом. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕПК". [3; C. 14]

До номенклатури справ не включають друковані видання; довідники (у тому числі телефонні); бюлетені; реферативні журнали; експрес-інформацію.

Заповнення графи "Строк зберігання і номер статей за персиком"залежить від наукової та історико-культурної цінності документів відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головархіву України від 20 липня 1998 року № 41 та відомчих (галузевих) переліківдокументів, переліків документів, які підлягають переданню на архівне зберігання, укладених відповідно доМетодичних рекомендацій щодо порядку віднесення юридичних осіб до джерел формування НАФ та укладання списків та Методичних рекомендацій щодо порядку подавання документів юридичних осіб і громадян на експертизу цінності та організації її проведення з метою віднесення документів до Національного архівного фонду України та створеного на основі типового (галузевого) переліку документів підприємства,затвердженого його керівником.

Зазначені строки зберігання документів ЕК обов'язково уточнюють та перевіряють під час проведення експертизи цінності документів за Переліком типових документів із зазначенням строків зберігання або ж за переліком документів підприємства, створеним на основі типового. При цьому керуються Методичними рекомендаціями щодо складання відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням термінів їхнього зберігання.

Для документів, які не передбачені чинними переліками, строки зберігання встановлюються на підставі їх вивчення експертною комісією центрального або місцевого органу державної влади, центрального органу об'єднання громадян за погодженням з Центральною експертно-перевірною комісією (далі – ЦЕПК) Держкомархіву України або ЕПК державних архівів України, областей, міст Києва і Севастополя, ЕК підприємств.

Постійний строк зберігання мають справи, у яких відображено основні напрями діяльності організацій. Його доцільно встановлювати також для справ, які складаються з документів, надісланих місцевими організаціями до центральних органів державної виконавчої влади, об'єднань громадян.

Окрім постійного і тимчасового термінів зберігання, для деяких справ практичного значення можуть також встановлюватися такі терміни, як "Доки мине потреба"або "До заміни новими".Ці справи зазвичай складаються з документів, надісланих із вищих організацій до підпорядкованих їм, і містять у собі інструкції, методики роботи тощо, які чинні протягом тривалого часу.

Позначку "ЕПК" проставляють у НС у випадках, передбачених Типовим або відомчим (галузевими) переліками документів, а також коли складно визначити конкретні строки зберігання тієї чи іншої справи, що вміщує різні документи.

У графі "Примітки"обумовлюються такі питання: особливості формування справ, встановлення строків їх зберігання; внесення нових справ; перехідні справи; відомості посадових осіб, відповідальних за формування справи; передання справи в архів підприємства або іншим установам для продовження ведення справи.

Гриф затвердження проставляється на титульному аркуші НС. Якщо обсяг номенклатури справ незначний (до 5 аркушів), титульний аркуш не оформлюють, гриф затвердження в такому разі розташовують на першому аркуші номенклатури.

Гриф погодження згідно з ДСТУ 4163-2003 розміщується на останньому аркуші НС під реквізитом "Підпис укладача".

Обов'язковими і можливими реквізитами індивідуальної номенклатури справ є зображення державного герба (01), зображення емблеми (02), код організації (04), код форми документа (05), назва організації вищого рівня (06), назва організації (07), назва структурного підрозділу (08), назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), місце складення чи видання документа (14), гриф затвердження (17), заголовок до тексту (19), текст (21), підпис (23), гриф погодження (24), візи (25).

Складання НС — відповідальний етап в організації діловодства, покладений в основу багатьох документних операцій: документообігу, реєстрації, оперативного зберігання, пошуку і, безумовно, має перспективне спрямування в організації роботи з документами, унеможливлює хаотичне зберігання документів, сприяє оперативному використанню управлінської інформації, вміщеної в документах.

2.5 Формування справ

Справа – це документи або один документ, пов'язані певним питанням.

Формування справ – це групування документів у справи відповідно до номенклатури.

Вимоги до групування документів у справи:

у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів. розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (з відбитком штампа, що належить органу вищого рівня);

документи групуються у справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні (що завершуються наступного року) справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи на підприємстві;

документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду і передаються на державне (постійне) зберігання, та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.

Після завершення року або вирішення питання документи мають вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:

до однієї справи вмішуються документи тільки постійного зберігання, а до іншої – тимчасового;

до справи вміщуються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс. При цьому на початку справи завжди вміщується ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи у логічній послідовності та хронології їх видання;

Loading...

 
 

Цікаве