WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → Особливості використання системного підходу у документознавстві - Курсова робота

Особливості використання системного підходу у документознавстві - Курсова робота

С.Г. Кулешов уважає, що кожна з груп має певні сукупності видів документів, а деякі містять низку систем документації. Такими є, зокрема, перші чотири групи:

- наукова: науково-організаційна, науково-дослідна, конструкторська, дослідно-конструкторська, дослідно-технологічна, патентна;

- навчальна: навчально-організаційна, навчально-дослідна, навчально-контрольна;

- виробничо-експлуатаційна: виробничо-організаційна, виробничо-проектна, експлуатаційно-технологічна;

- економічна: торговельна, зовнішньоторговельна, фінансова, цінова, банківська.

Науково-організаційна, виробничо-організаційна та навчально-організаційна підгрупи документації включають плани та програми організації діяльності у певній сфері. Вони відрізняються від планової управлінської документації своїми завданнями та змістом. Наприклад, навчально-контрольні документи — це списки питань до заліку, іспиту, екзаменаційні білети, контрольні програми перевірки знань за допомогою електронно-обчислювальної машини тощо.

Системи документації, які об'єднані у групу "економічні", у Державному класифікаторі управлінської документації віднесені відповідно до управлінської документації. Однак, на думку С.Г. Кулешова, таке приєднання є умовним і кожну з підгруп можна продовжити. Наприклад, до економічної документації можна додати ліцензійну, інвестиційну тощо [17, с.94].

Інфраструктурні види документації названі так тому, що функціонують в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності (наука, виробництво, навчання, економічна сфера тощо). Цей блок включає такі групи:

- управлінська: організаційно-розпорядча, первинно-облікова, звітно-статистична, планова, бухгалтерсько-облікова;

- нормативна: документація з стандартизації, документація з сертифікації, метрологічна;

- інформаційна: реєстраційно-облікова, документація систем інформаційного обслуговування;

- дисциплінарні — це види документації, які утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань. Відповідно виділяють технічні, гуманітарні та природничі;

- технічна документація: будівельна, транспортна, енергетична, житлово-комунальна;

- гуманітарна: соціологічна, етнографічна, археологічна;

- природнича: геологічна, картографічна, гідрологічна, метеорологічна.

С.Г. Кулешов вважає, що таким чином можна поділити документацію за всіма дисциплінами, оскільки в кожній існує науково-дослідна чи дослідно-конструкторська документація. Можна відзначити і наявність міждисциплінарних видів документації, в яких відбивається проблематика різних наукових дисциплін. Зокрема, в космічній чи екологічній документації відкладаються документи, пов'язані з природничими, технічними науками, соціологією, економікою тощо [17, с.99]. Таким чином, документальні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного, взаємодіючи між собою та взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення та обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття й виконання управлінських рішень.

Складовою частиною державної системи документації, на думку В.А. Блощинської, є Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД). ДКУД розроблено відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 04.05.93 № 326 "Про концепцію побудови національної статистики України та Державну програму переходу на міжнародну систему обліку і статистики" [2, с.134]. ДКУД являє собою номенклатурний перелік назв уніфікованих форм документів (УФД) з уніфікованими кодовими позначеннями. ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами і організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством [2, с.134]. Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД) [2, с.134].

Об'єктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

ДКУД містить такі класи:

1) організаційно-розпорядча документація;

2) первинно-облікова документація;

3) банківська документація;

4) фінансова документація;

5) звітно-статистична документація;

6) планова документація;

7) ресурсна документація;

8) торговельна документація;

9) зовнішньоторговельна;

10) цінова документація;

11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення;

12) документація з побутового обслуговування населення;

13) бухгалтерсько-облікова документація;

14) документація з пенсійного фонду;

15) словниково-довідкова документація [2, с.134].

Ю.І. Палеха пропонує для удосконалення документування та документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ ввести уніфікацію управлінських документів [25, с.124]. На думку Ю.І. Палехи, метою уніфікації управлінських документів, як процесу пошуку єдиного початку й приведення різноманітних показників до схожості або ідентичності за певними принципами, є:

- зменшення кількості документів, які використовуються в управлінській діяльності;

- типологізація їх форм;

- зменшення трудомісткості їх обробки;

- основи суміжності функцій управління;

- використання технічних засобів для підготовки, обробки та використання документів [25, с.124].

В.А. Блощинська вважає, що уніфікація як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських процесів у найбільш загальному вигляді передбачає локальну й комплексну уніфікацію документів [2, с.145]. До локальної уніфікації документів можна віднести розробку, апробацію й використання окремих уніфікованих форм конкретних документів у межах однієї установи або її структурного підрозділу. Кінцевим продуктом такої уніфікації є збірник уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані форми документів [2, с.145].

До комплексної уніфікації належать:

- державна уніфікація, при якій уніфіковані форми документів набувають статусу загальнодержавних, доповнюючись Державним класифікатором управлінської документації (ДК 010-98). Кінцевим продуктом такої уніфікації є видання державного стандарту, що функціонує в масштабі країни;

- галузева уніфікація, що передбачає закріплення специфічних особливостей документування в конкретній галузі. Кінцевим продуктом є затвердження міністерством або відомством збірника уніфікованих форм документів для їх обов'язкового використання установами, підприємствами та організаціями в межах цієї галузі;

- міжнародна уніфікація. Міжнародні стандарти є закріпленням міжнародного досвіду у сфері уніфікації документів на основі його узагальнення. Кінцевим продуктом є міжнародний стандарт (наприклад ISO 15489 – 2201 "Інформація та документація. Управління документацією") [2, с.145].

О.М. Давидова пропонує при уніфікації документів використовувати такі підходи:

- формальний, що ґрунтується на встановленні єдиної форми конкретного виду документа при її відповідності та взаємопов'язаності з іншими документами та системами;

- змістовий, що полягає в наданні необхідного обсягу інформації, сприйняття якого зумовлене певним просторовочасовим контекстом [8, с.41].

Loading...

 
 

Цікаве