WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → Особливості використання системного підходу у документознавстві - Курсова робота

Особливості використання системного підходу у документознавстві - Курсова робота

Елементи – частини системи. Зв'язки елементів – взаємини між елементами системи, що виявляються в обміні енергією, інформацією, речовиною. Структура – внутрішня будова системи, обумовлена стійкими зв'язками між її елементами. Стан системи – сукупність параметрів, що характеризують систему в цілому.

Функціонування – процес переходу з одного стану системи в інший або збереження заданого її стану.

Організація – структурно-функціональний стан системи. Організація описує головні відносини, які конструюютьсистему як ціле і визначають її сутність. Управлінська дія – цілеспрямована дія на систему для корекції її стану шляхом зміни вхідних параметрів. Результат – підсумковий стан системи, досягнутий під впливом управління і функціонування системи [30, с.284].

Отже, системний підхід у документознавстві має включати в себе такі основні етапи діяльності, як: виділення об'єкту, визначення його основних критеріїв, визначення чинників, що впливають на об'єкт, побудова моделі та визначення надійності функціонування системи.

На думку В.В. Кафідова, системний підхід у документознавстві передбачає не тільки вивчення об'єкта як системи (тобто сполучення його структурних компонентів — зовнішньої форми, матеріального носія та змісту, інформації, аналізу функціонального складу кожної з них тощо), а й сукупностей документів — потоків, масивів (фондів, колекцій, зібрань), груп, що об'єднані за певною ознакою [16, с.25].

Як системний об'єкт можуть розглядатися потоки управлінської документації чи їх частина в установі, сукупна продукція видавництва, фонди архівів, бібліотек чи музеїв, класифікаційні ряди документів. Функціональне спрямування як структурних частин цих об'єктів, так і в цілому, представляє складову загальної характеристики документа як системи. Однак, такого роду системні дослідження неможливі без застосування класифікаційного методу. Будь-який аналіз структури потоків або масивів ґрунтується на групуванні його частин на основі подібностей чи відмінностей як елементів системи чи структурних складових. Навіть дослідження конкретного документа не може уникнути процедури віднесення його до якогось класу чи виду. Часто класифікаційний метод називають типологічним, однак слід зауважити, що типологізація є частковим проявом класифікації.

Як системний об'єкт в документознавстві може аналізуватися і процес, наприклад, створення або організація користування документом, оскільки вони, як і кожна складна технологія, мають системну природу, а отже, і сукупність операцій — структурне впорядкування, а кожна операція — конкретну функціональну орієнтацію і т.д. Сукупності користувачів документів теж науково вивчаються за конкретними класифікаційними ознаками, як і види потреб у документній інформації, котрі можна представити також у певній системі інформаційних потреб. У динамічному документальному середовищі така ситуація стимулює створення документів, що цілком укладається у схему "стимул – реакція" [16, с.25].

Отже, системний підхід у документознавстві вивчає не лише систему, як об'єкт, а й сукупність документів, потоки управлінської документації та інформації.

Такі науковці як А.В. Ігнатьєва та М.М. Максімов виділяють загальні риси системного підходу, які можна віднести до документознавства:

- у дослідженні об'єкту як системи кожен елемент описується з урахуванням його місця у цілому|загалом|;

- дослідження системи невіддільно від дослідження умов її існування;

- для системного підходу специфічна проблема породження властивостей цілого з властивостей елементів і навпаки;

- у системному дослідженні недостатні суто причинні пояснення функціонування і розвитку об'єкту;

- джерело перетворення системи або функцій знаходиться звичайно в самій системі;

- самоорганізація систем пов'язана з доцільною поведінкою, допущенням безлічі індивідуальних характеристик і мір свободи [15, с.17].

Інший вчений В.В. Кафідов виділяє наступні позитивні риси системного підходу, які відносять до документознавства:

- розширення шляхів для пізнання об'єкту дослідження, зокрема його синергетичних властивостей;

- можливість розглядати глибинно будь-який об'єкт;

- створення більш складної схеми обґрунтування і виявлення характеру і достовірності зв'язків і відносин у досліджуваному об'єкті, і при цьому формувати передумови для пошуку нових механізмів ефективного функціонування об'єкта;

- тісний зв'язок з іншими методологічними напрямами науки, а при необхідності є можливість сумісного інтеграційного застосування інших методологічних підходів, що підвищує результативність дослідження [16, с.34].

Таким чином, системний підхід у документознавстві – це дослідження об'єкту як системи, в якій виділені всі елементи, їх внутрішні і зовнішні зв'язки, що впливають на його функціонування. На думку багатьох учених, системний підхід у документознавстві не обмежується лише вивченням об'єкту як системи, а й може вивчати сукупності документів, потоки управлінської документації, розглядати процес як системний об'єкт. Саме системний підхід у документознавстві допомагає визначити місце кожного елемента системи, його основні характеристики, глибше розглянути та вивчити риси цих елементів та побудувати більш складну схему дослідження об'єкту системи.

1.3 Аналіз систем документації

Значну роль у справі впорядкування роботи з документами, в оптимізації документаційних процесів у масштабі країни відіграє Єдина Державна система діловодства (ЄДСД). Це науково впорядкований комплекс правил, нормативів та рекомендацій щодо ведення діловодства, починаючи з надходження або створення документа до здачі його до архіву.

При розгляді систем документації В.А. Блощинська спирається на Єдину Державну систему діловодства. Основні положення ЄДСД складаються з загальної частини, восьми тематичних розділів та додатків. Тут сформульовано загальні правила документування управлінської діяльності, викладено принцип уніфікації документів, вимоги до формулярів організаційно-розпорядчих документів, до побудови текстів документів, їх мови та стилю. Загальнодержавна система складається з численних підсистем, які стоять на нижчих щаблях ієрархії.

Сферою сучасної служби документування є вся сукупність чинників, що так чи інакше впливають на ефективність виробництва й результативність діяльності підприємства чи установи. Правильно обрана й побудована система документування реалізовує свої основні функції через певні види документів. диференціація систем документування відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити іх функціонування у загальному інформаційному просторі. За цим принципом виділяються такі системи документацій як: галузеві та функціональні [2, с.134]. Л.І. Скібіцька вважає, що функціональні системи (планові, матеріально-технічного постачання, звітно-статистична, облікова) характерні для центральних органів функціонального призначення. Вони тісно пов'язані між собою (система планової та облікової документації) і їх особливістю є те, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації й підприємства, незважаючи на їх галузеву належність.

Галузеві системи функціонують в органах галузевого управління (міністерства, відомства, галузеві відділи держадміністрації). Кількість таких систем зумовлена кількістю галузей суспільної діяльності, і виникнення нових її напрямів супроводжується появою специфічних видів документів, на основі яких формується нова система документації[27, с.14]. С.Г. Кулешов у діяльності управлінського апарату виділяє декілька управлінських функцій. Частина з них є типовими, притаманними будь-якому управлінському апарату, наприклад планування діяльності, організації системи управління, облік і звітність, кадрове забезпечення. В організаціях поряд з типовими значну частину документів можуть складати специфічні, які документують визначену галузь діяльності [17, с.90]. С.Г. Кулешов пропонує всі системи документації, що склалися в суспільстві поділити на три блоки: базові, інфраструктурні та дисциплінарні [17, с.90].

На його думку, базовими системами документації є системи, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності та спрямовані на забезпечення їхнього функціонування. Даний блок включає такі системи документації: наукова, виробничо-експлуатаційна, навчальна, економічна, громадсько-політична, судова, законодавча, військово-оборонна, документація органів внутрішніх, справ країни, цивільно-реєстраційна, документація системи охорони здоров'я, особиста. Ці системи не охоплюють усі сфери соціальної діяльності, але саме в них представлені сукупності з найбільш усталеними формами документів. Система виробничо-експлуатаційної документації включає документи з усіх галузей промислового (у тому числі енергетичного) та сільськогосподарського виробництва, а також різних сфер технологічної експлуатації (транспорту, зв'язку тощо). Цивільно-реєстраційна — це умовна назва документації, що створюється у результаті фіксації актів громадянського стану [17, с.90].

Loading...

 
 

Цікаве