WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → Організація системи електронного діловодства - Курсова робота

Організація системи електронного діловодства - Курсова робота

За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення їхнього бізнесу. Відповідно до думки галузевих аналітиків (таких думок, що відрізняються у визначених моментах одна від одної, існує досить велика кількість) користь для корпоративних користувачів при впровадженні СЕД досить значуща. Наприклад, за даними Sіemens Busіness Servіces, при використанні СЕД:

  • Продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%;

  • Вартість архівного збереження електронних документів на 80%, що нижче в порівнянні із вартістю збереження паперових архівів [35, c. 73].

Прийнято також вважати, що при впровадженні СЕД здобуваються тактичні і стратегічні вигоди. Тактичні вигоди визначаються скороченням витрат при впровадженні СЕД, зв'язаним із: звільненням фізичного місця для збереження документів; зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді; зниженням витрат на персонал і устаткування та ін. До стратегічного відносяться переваги, зв'язані з підвищенням ефективності роботи підприємства або організації. До таких переваг можна віднести: поява можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому діловодстві); значне прискорення пошуку і вибірки документів (по різних атрибутах); підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота в СЕД з незареєстрованної робочої станції неможлива, а кожному користувачеві СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації; підвищення схоронності документів і зручності їхнього збереження, тому що вони зберігаються в електронному виді на сервері; поліпшення контролю за виконанням документів.

Очікувані результати впровадження:

  • Забезпечення більш ефективного керування документами за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях.

  • Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності.

  • Усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації.

  • Забезпечення чіткої авторизації доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень.

  • Протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення "гарячих точок" у діяльності).

  • Оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю.

  • Виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів в організації.

  • Виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву [41, c. 323].

Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконання документів надає можливість підприємству функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням в підприємстві актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь. Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам.

1.3 Застосування універсальних інформаційних технологій в діловодстві

Абсолютно очевидно, що в століття новітніх інформаційних технологій традиційна схема управління документообігом не здатна справитися з тими об'ємами роботи, які існують зараз. У діяльності різних організацій, при веденні класичного паперового діловодства, як правило, через деякий час починають виникати практично однакові проблеми, які були систематизовані в статті Н. Дятловою:

- неминуча втрата документів, отже і інформації;

- попадання документів і інформації, що міститься в них, до третьої особи;

- накопичення безлічі документів, призначення і джерело появи яких неясні;

- великі витрати часу на підготовку і узгодження документів, як наслідок – мала швидкість обробки інформації, а значить – повільна реакція на нові дії;

- надмірність документообігу, велика втрата часу на обробку вхідної і вихідної кореспонденції, внутрішніх документів і на ознайомлення з документами;

- суперечність ухвалюваних рішень, неможливість забезпечити швидку передачу початкових документів і інформації посадовцям, що ухвалюють рішення;

- безконтрольність виконавців, неможливість доведення в короткі терміни доручень до конкретних виконавців;

- неможливість встановлення історії роботи з документами;

- невиробничі витрати робочого часу на пошук необхідного документа, формування тематичної підбірки документів;

- надмірні витрати на папір і копіювання для створення декількох копій одного документа [20, с. 44].

Як результат, документообіг включає значну частину зайвих документів і інстанцій їх розгляду, а ухвалювані рішення нерідко дублюють один одного, а іноді носять суперечливий характер. Це приводить до фактичної некерованості організації, яка виражається і в тому, що керівники не можуть прослідкувати про минулу і поточну діяльність підрозділів і виконавців з документами, а також про історію підготовки і розгляду конкретних документів.

Для вирішення проблем в області діловодства використовуються комп'ютерні технології, але застосування простих організаційних рішень лише мінімально відповідають рівню завдань адміністрації. Наприклад, створення і підтримка схеми розміщення файлів на сервері як механізму спільної роботи, використання електронної пошти як засоби передачі документів і контролю виконання працюють тільки до певного моменту. Коли вирішувані компанією задачі ускладнюються, збільшуються її розміри, можливостей вказаних рішень стає недостатньо, компанія знову наближається до інформаційно-управлінського хаосу.

Єдиним шляхом вирішення подібних проблем є автоматизація діловодства і документообігу компанії шляхом впровадження повноцінної інформаційної системи документаційного забезпечення управління (ІС ДЗУ). В результаті впровадження нових технологій проблеми повністю не зникають, замість них з'являються нові. Серед таких можна позначити:

- несанкціонований доступ до конфіденційної інформації;

- вірогідність втрати великих масивів цінної інформації із-за технічних неполадок устаткування, проникнення в комп'ютерну мережу вірусів, що руйнують систему або некваліфікованих дій користувача;

- як одна з технічних проблем: швидка зміна носіїв, програм, способів доставки документації, що перешкоджає стабільності діловодних процесів в управлінні і використання наявних документальних масивів [20, с. 45].

Виникають також проблеми нормативного характеру:

- не встановлений порядок визнання юридичної сили електронних документів державними органами і судами;

- відсутня методика (стандарт) роботи з електронними документами, що офіційно визнається, забезпечує визнання їх юридичної сили;

- відсутні методики експертизи цінності електронних документів, передачі їх на архівне зберігання, знищення, роботи з грифованими електронними документами та інші.

Окрім вищесказаного як паперові, так і електронні документи мають свої переваги і одночасно обмеження, пов'язані з носієм інформації, основні з них наведені в Додатку 1.

Таким чином, паперові і електронні документи мають свої переваги. Традиційні документи мають переваги, пов'язані з папером як носієм інформації, що важливе для довготривалого зберігання інформації із збереженням можливості сприйняття. З іншого боку, необхідно використовувати переваги електронних документів при роботі з копіями документів, оригінали яких існують на паперових носіях, оскільки у сфері управління головна вимога – оперативність, своєчасність, швидкість отримання і доведення інформації і її повнота. Для оперативного інформаційного забезпечення (перш за все - доведення інформації і її пошуку в інформаційному фонді) електронні документи мають незаперечні переваги. Тому для ефективної організації забезпечення документації управлінської діяльності, переважно поєднання документів на паперовому і електронному носіях інформації стосовно конкретних завдань.

Комп'ютерні технології дозволяють автоматизувати весь цикл роботи з документами: від створення і редагування документів, їх реєстрації, контролю виконання, інформаційно-довідкової роботи, ведення адресних книг і інших баз даних, організації руху документів усередині фірми (візування, узгодження документів), прийом-передача документів до організації повнотекстового електронного архіву.

Loading...

 
 

Цікаве