WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → Організація системи електронного діловодства - Курсова робота

Організація системи електронного діловодства - Курсова робота

Електронний документ являє собою зафіксовану на матеріальному носії інформацію у вигляді набору символів, звукозаписи або зображення, призначені для передачі в часі й просторі з використанням засобів електрозв'язку з метою зберігання й суспільного використання. Електронний документ повинен бути представленим у формі, зрозумілій для сприйняття людиною.

Електронний документ окремо від носія, існує у двох формах: пасивній - зберігання; і активній - передача й обробка, у тому числі, візуалізація при необхідності сприйняття людиною. Не можна говорити про обов'язкову фіксацію або про стан електронного документа, якщо розглядається активна форма його існування - той проміжок часу, протягом якого він сприймається, обробляється або передається.

До останнього часу поняття електронного документа й електронного цифрового підпису (ЕЦП) у трохи обмеженому варіанті було представлено лише в Законі про платіжні системи, що дає електронним платіжним документам, підписаним ЕЦП, таку саму юридичну чинність, як і паперовим.

Правові основи для застосування електронних документів у цивільних правовідносинах вперше закладені новим Цивільним кодексом України (ЦКУ), що набрав чинності з 01.01.2004 р. Відповідно до ст. 207 ЦКУ правочин вважається здійсненим у письмовій формі, якщо волю сторін виражено за допомогою телетайпного, електронного чи іншого технічного засобу зв'язку. При здійсненні правочинів допускається застосування електронно-цифрового підпису. По суті, ст. 207 ЦКУ прирівнює електронні документи до паперових і допускає підписувати їх електронним підписом відповідно до спеціального закону. Отже, новий ЦКУ в сполученні ще з двома новими законами: Законом про електронні документи і Законом про ЕЦП створює правове поле для широкого застосування нових інструментів у цивільних правовідносинах, поширюючи їх на необмежену сферу правовідносин (включаючи взаємини з державними органами - адміністративні правовідносини).

Втім, це правило містить винятки. Відповідно до ст. 8 того ж Закону електронний документ не може використовуватися як оригінал таких документів: свідоцтва про право на спадкування; документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному екземплярі, крім існування центрального сховища оригіналів електронних документів; в інших випадках, передбачених законом. У наведених випадках оригінал документа має бути поданий у паперовій формі.

Загальне визначення терміну "електронний документ" міститься в Законі України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 року № 851-IV, згідно з п. 1 ст. 5 якого, електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа [4, c. 15].

В п. 1.10 ст. 1 Закону України "Про платіжні системи та переказ грошей в Україні" від 5 квітня 2001 року № 2346-ІІІ, згідно положень якого, електронний документ – документ, інформація в якому представлена у формі електронних даних, включаючи відповідні реквізити документа, в тому числі і електронний цифровий підпис, який може бути сформований, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму чи на папері. Проте, сфера використання даного визначення обмежена розрахунковими відносинами в межах України (тобто в міжнародних розрахункових відносинах, які здійснюються за допомогою електронних телекомунікаційних систем, необхідно керуватись загальногалузевим визначенням, яке міститься в Законі України "Про електронний документ та електронний документообіг").

Швидка інформатизація суспільства, поширення комп'ютерних технологій та необхідність правового врегулювання зазначених процесів зумовили розроблення і прийняття закону, який має регулювати основні організаційно-правові засади електронного документообігу та порядок використання електронних документів. Аналогічні за змістом і спрямованістю нормативно-правові акти дотепер прийняті й діють практично в усіх розвинених країнах, стають елементами "електронної системи врядування", сприяють зменшенню документообігу. Тож Україна в цьому випадку не є винятком.

Дія цього закону поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.

Стаття 8 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" визначає, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму [4, c. 16].

Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Визначення електронного документа знаходимо у ст. 5 Закону про електронні документи:

Електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у формі електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа [4, c. 16].

Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Докладні вимоги по складу і порядку розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів будуть визначатися спеціальними нормативними актами. Можна з упевненістю зробити припущення, що електронні документи повинні містити всі ті обов'язкові реквізити, що й їхні паперові аналоги.

Юридична чинність і доказовість надається електронному документу за допомогою так званого електронного підпису. Відповідно до ст. 6 Закону про електронні документи електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, що використовується для ідентифікації автора чи особи, яка підписала документ. Накладенням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Відповідно до класифікатора управлінської документації аналогові документи по виду оформлення розрізняються як:

  • оригінал - перший або одиничний екземпляр документа;

  • дублікат - повторний екземпляр оригіналу документа, що має юридичну чинність;

  • копія - документ, що повністю відтворює інформацію справжнього документа й всі його зовнішні ознаки або частина їх, що не має юридичної чинності;

  • засвідчена копія - копія документа, на якій відповідно до встановленого порядку проставляються реквізити, що надають їй юридичну чинність;

  • виписка - копія частини документа, оформлена у встановленому порядку [18, c. 33].

Всі екземпляри електронного документу, підписані однаковим електронним аналогом підпису, мають рівне юридичне значення за умови підтвердження їхньої дійсності відповідно до вимог дійсного закону.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документальною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

  1. свідоцтва про право на спадщину;

2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3) в інших випадках, передбачених законом [4, c. 18].

Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

За загальним правилом, встановленим ст. 7 цього Закону, якщо автором створюються ідентичні за документальною інформацією і реквізитами електронний документ і документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну чинність. Законом передбачена також можливість нотаріального завірення електронних документів (але поки такий порядок законодавчо не врегульовано) [4, c. 18].

Loading...

 
 

Цікаве