WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → Організація системи електронного діловодства - Курсова робота

Організація системи електронного діловодства - Курсова робота

ДОДАТКИ

Додаток 1

Порівняльна характеристика паперового і електронного документів [45, с. 18-19]

Критерії порівняння

Паперовий документ

Електронний документ

Час транспортування документа

Залежить від використовуваних способів доставки: пошта, телекс, доставка літаком, пневмопочта і так далі

Час передачі по електронних каналах зв'язку обчислюється секундами і хвилинами

Довідково-інформаційна робота (пошук інформації в інформаційному фонді по атрибутах документа і змісті)

Достатньо трудомістка м залежить від організації ефективної системи класифікації інформації і документів

Займає мінімальну кількість часу, а використання посилань дозволяє знайти не тільки один документ, але і інші, пов'язані з ним тематично або за формальними ознаками

Вимоги до оформлення документів

Визначені стандартами і уніфікованими

формами

Вимоги не стандартизовані, регламентується поки тільки ряд питань використання ЕЦП.

Але вимоги до оформлення реквізитів повинні бути жорсткішими, оскільки для передачі по каналах зв'язку і обміну інформацією між різними системами необхідно забезпечити сумісність програмно-технічних засобів, інакше передача інформації може не відбутися або вона буде недоступною для сприйняття

Надання документу юридичної сили

Вирішені практично всі питання надання юридичної сили

ЗУ "Про електронний цифровий підпис" визначає як умови: термін дії сертифікату ключа, що відноситься до ЕЦП, підтвердження достовірності ЕЦП в документі, використання ЕЦП у відносинах, в яких він має юридичне значення. При дотриманні даних умов ЕЦП признається рівнозначному власноручному підпису в паперовому документі

Зручність сприйняття інформації

Максимально оптимальний для сприйняття інформації

За даними американських дослідників, текст з екрану комп'ютера сприймається на 25% повільніше, ніж при читанні з листа паперу

Можливість працювати з декількома документами одночасно

Можливо і дозволяє одержати цілісний погляд на документ

Можлива "багатовіконна" робота з файлами, але на моніторі в кожен момент видима лише частина інформації

Можливість при ознайомленні з документами виділити потрібний фрагмент

На папері залишаються сліди від позначок, зроблених чорнилом, пастою, олівцем

Необхідний фрагмент можна виділити (наприклад, кольоровим шрифтом), а потім це виділення прибрати. При цьому слідів на документі при його сприйнятті людиною не залишиться

Можливість зробити копію документа

Трудомісткість процесу залежить від використовуваних технічних засобів: засоби поліграфії, мікрофільмування, сканування

Трудомісткість і витрати часу отримання копії зменшуються: копіювання файлу, виведення інформації на мікрофотоносії, роздруку документа. Файл документа може бути вкладений в електронне повідомлення і відправлений по електронній пошті або розміщений в інформаційній системі, де можливо забезпечити доступ до нього співробітників

Стомлюваність при роботі з документами (без урахування характеру змісту інформації)

Можлива робота протягом декількох годин без перерви

Велика стомлюваність при роботі з комп'ютером із-за навантаження на зір

Спеціально обладнане робоче місце для сприйняття інформації

Спеціальних умов не вимагається, тільки сприятливе освітлення

Необхідний комп'ютер, а при необхідності передачі документів адресату – телекомунікаційні канали

Інформаційна безпека і захист інформації

Захист інформації забезпечується фізичною недоступністю документа (зберігання в сейфі і тому подібне), фіксацією факту передачі документа в спеціальних облікових формах і іншими організаційними заходами

Використовуються засоби регламентації доступу користувачів до комп'ютерів і баз даних, засоби криптозахисту, протоколювання дій користувачів. Також необхідно забезпечити технічний захист інформації від комп'ютерних вірусів і хакерів

Збереження інформації і її доступність для сприйняття людиною

Залежить від якості паперу, якості засобів нанесення інформації на папір (чорнила, пасти, засобів, використовуваних в матричних, струменевих або лазерних принтерах і тому подібне). При сприйнятті інформації не потрібні спеціальні пристрої для її перетворення

Важливо враховувати, що життєвий цикл програмних засобів і носіїв запису може бути менше, ніж необхідний термін зберігання. Необхідний перезапис інформації на інший носій і забезпечення засобів її аутентифікації (інакше документ втратить юридичну силу). Можливість роздруковувати документи на папері і завіряти зроблені копії. Окрема проблема - забезпечення збереження ЕЦП і термін дії сертифікату підпису. Для забезпечення збереження бази даних і підвищення стійкості комп'ютерної системи виконується резервне копіювання інформації

Сфера застосування документів

Застосовуються повсюдно

Використовуються тими учасниками комунікацій (організаціями і фізичними особами), які мають відповідну комп'ютерну техніку. При цьому сфера застосування електронних документів постійно розширюється в міру розвитку технічної оснащеності, накопичення досвіду і створення нормативної бази

Loading...

 
 

Цікаве