WWW.REFERATCENTRAL.ORG.UA - Я ТУТ НАВЧАЮСЬ

... відкритий, безкоштовний архів рефератів, курсових, дипломних робіт

ГоловнаБухгалтерський облік, Податки → Організація системи електронного діловодства - Курсова робота

Організація системи електронного діловодства - Курсова робота

Впровадження електронної системи діловодства в рамках адміністрації дозволить досягти підвищення ефективності роботи в цілому за рахунок:

  • підвищення ефективності роботи кожного підрозділу окремо;

  • прискорення обміну документами завдяки переходу на ЕД;

  • можливості контролю за виконанням документів з боку вищестоящої організації;

  • створення централізованого постійно доступного електронного архіву відомчих документів;

  • створення ефективної системи взаємодії з громадянами і підприємствами.

ВИСНОВКИ

Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в фірмі, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр проблем.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконання документів надає можливість адміністрації функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь. Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам.

Підсумовуючи тему дипломної роботи необхідно зауважити, що упровадження СЕД варто здійснювати поступово, починаючи з найбільш важливої ланки документообігу: опису, автоматизація якого дозволить швидко одержати позитивний ефект. У процесі впровадження СЕД необхідно забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності підприємства. Дуже важливу роль грає реальна підтримка керівництвом підприємства проекту впровадження (так називаний "фактор першої особи"). При відсутності такої підтримки, у кращому випадку, система буде впроваджена лише в окремих підрозділах підприємства (навряд від цього можна чекати якого-небудь помітного повернення інвестицій). Проблему "опору змінам" можна вирішити шляхом поступового і планомірного впровадження елементів електронного документообігу, починаючи з найпростішого (наприклад, навчання співробітників роботі з електронною поштою й intranet - мережею, організації електронного архіву та ін.) і проведення необхідної роз'яснювальної роботи. У ході впровадження СЕД обов'язково варто організувати тренінги для співробітників підприємства, а також консультації для його посібника з організації переходові на електронну форму діловодства.

Впровадження і використання системи БДД "Документ" в практичній діяльності Дубенської адміністрації дозволило, з одного боку, значно полегшити виконання задач виконавцям робіт, які займаються обробкою інформації та приймають участь у технологічних процесах, а з іншого боку, забезпечило керівникам і персоналу, відповідальному за організацію процесів обробки і руху документів:

  • організацію єдиного централізованого сховища документів, його оптимальну систематизацію, що забезпечило зручний доступ користувачів до самої свіжої й актуальної інформації, дозволило організувати єдину, що базується на ресурсах операційної системи, службу копіювання-відновлення. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний інформаційний простір органу влади;

  • формалізацію правил виконання технологічних процесів створення й обробки документів, актуальність і вірогідність їхніх маршрутних схем, що виключає можливість випадкових відхилень і невірного тлумачення корпоративних нормативів і інструктивних вказівок;

  • поліпшення засобів контролю над ходом виконання технологічних процесів обробки документів, регулювання і керування системою документообігу, що забезпечить скорочення термінів виконання робіт, істотне підвищення продуктивності праці;

  • підвищення ступеня захищеності даних, залучених у документообіг, забезпечення їхньої конфіденційності за рахунок застосування будь-яких, у тому числі ліцензованих (сертифікованих) ФАПСІ, засобів шифрування інформації;

  • досягнення високого ступеня незалежності роботи над документами від особистих якостей персоналу, за рахунок автоматичного виконання більшості формальних дій;

  • можливість створення і керування ланцюжками завдань;

  • можливість одержання статистичних і аналітичних зведень, що характеризують різні аспекти діяльності виконавців і результати виконання робіт з обробки документів і виконання ланцюжків завдань.

Подальше удосконалення програмного забезпечення системи варто проводити в таких напрямках:

  • удосконалення шляхом переходу на нові технології управління базами даних;

  • накопичення досвіду використання програми для виправлення помилок та доповнення новими функціями.

Покращення можливостей системи можливе з виконанням наступних функцій:

а) отримання та відправки повідомлень електронної пошти;

б) переведення документів у електронну форму та організації спільної роботи з ними з багатьох робочих місць;

в) обміну документами між відділами адміністрації в електронному вигляді;

г) збільшення кількості різноманітних статистичних довідок, що формуються і виводяться системою;

д) збільшення кількості типів документів, що обліковуються.

Реалізація пропозицій названих у даній роботі сприятиме не тільки удосконаленню процесів електронного документообігу та діловодства. А саме:

  • впровадження автоматизованої системи діловодства сприятиме економії часу, праці та грошей;

  • реалізація СЕД набагато спростить процедури фінансових, обліково-звітних та інших операцій;

  • правильний підбір системи електронного документообігу та діловодства значно прискорить та покращить роботу Дубенської адміністрації.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

  1. Видання. Основні види. Терміни та визначення: ДСТУ 3017-97.- К.: Держстандарт України, 1995. - 345 с.

  2. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. – К.: Знання, 2000. – 94с.

  3. Про електронний цифровий підпис: Закон України// Вісник Держ. комітету архівів України. - 2003. - Вип. 2 (14). - С. 23-32.

  4. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України// Вісник Держ. комітету архівів України. - 2003. - Вип. 2 (14). - С. 15-22.

  5. Про інформацію: Закон України// Відомості Верховної Ради України. - 2001.- № 11.- С. 25-27.

  6. Про підприємництво: Закон України від 07.02.91// Відомості Верховної Ради України. - 1999.- № 8.- С. 43.

  7. Про підприємства в Україні: Закон України// Відомості Верховної Ради України. - 1999.- №16.

  8. Акопянц А. ЕЦП - год в законе/ А. Акопянц// Компьютер. - 2003. - № 7. - С. 57-61.

  9. Андреев В. Этот многообразный мир документооборота/ В. Андреев. – М., 2003. – С. 24-26.

  10. Андреев В. Человек и документ в информационную епоху/ В. Андреев. – М., 2003. – С. 14-17.

  11. Афанасьев А. Частные реализации систем документооборота/ А.Афанасьев// Открытые системы. - 1997. - № 1. - С. 32-36.

  12. Баласанян В. Автоматизация делопроизводства и документооборота: введение в проблему/ В. Баласанян// Рынок ценных бумаг. - 1998. - № 16. - С. 25-27.

  13. Баласанян В. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота/ В. Баласанян// Открытые системы. - 1997. - № 1 (21). - С. 14-15.

  14. Баласанян В. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту/ В. Баласанян// Connect! Мир связи. - 2002. - № 12. - С. 25-26.

  15. Баласанян В. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием/ В. Баласанян// Управление персоналом. - 2002. - № 2. - С. 18-21.

  16. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации/ М.П. Бобылева// Делопроизводство. - 2003. - № 2. - С. 14-18.

  17. Волков Л. Настал ли час электронной цифровой подписи?/ Л. Волков// Делопроизводство. - 2003. - № 3. - С. 12-14.

  18. Гавриш С. Система автоматизації обліку документів архівного фонду/ С.Гавриш// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 9. - С. 32-36.

  19. Гавриш С. Система автоматизації діловодства та електронного документообігу/ С.Гавриш// Довідник секретаря та офіс-менеджера. – 2007. – № 2. – С. 25-31.

  20. Дятлова Н. Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота/ Н. Дятлова// Архивы и справаводства. – 2007. – № 1. – С. 44-48.

  21. Емельянов Н. Электронные документы и БД/ Н. Емельянов// Директор ИС. - 1999. - № 18. – С. 25-31.

  22. Жовтенко В.В. Формування системи документальних ресурсів електронного урядування: досвід зарубіжних країн щодо її впровадження/ В.В. Жовтенко. - К., 2006. - С. 21-23.

  23. Заранко Ю. Перспективы создания цифрового фонда пользования архивных документов/ Ю. Заранко// Архивы и справаводства. – 2005. – № 6. – С. 75–81.

  24. Захаров О. Что такое электронный документооборот/ О. Захаров// КомпьютерПресс. - 1999. – № 6. – С. 15–18.

  25. Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение// Архивы и справаводства. – 2005. – № 3. – С. 42–49.

  26. Іствуд Т. Експертиза цінності електронних документів/ Т. Іствуд// Архіви України. - 2002. - № 1. - С. 232-236.

  27. Каменнова М. Управление электронными документами: технологии и решения/ М. Каменнова// Открытые системы. - 2003. - №4. - С. 23-26.

  28. Колесов А. Комплексное обсуждение проблем электронного документооборота/ А. Колесов. - 2003. - № 15. - С. 13-15.

  29. Коханова Г. О работе с базами данных и передаче их на архивное хранение / Г. Коханова// Архивы и справаводства. – 2006. – № 3. – С. 61-64.

  30. Кукарина Ю. Формирование понятий "электронный документ" и "электронная цифровая подпись"/ Ю. Кукарина// Делопроизводство. - 2003. - № 1. – С. 24-26.

  31. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологи/ М.В. Ларин. - М., 1998. - 136 с.

  32. Макарчук О. Документообіг як основа діяльності органу влади/ О.Макарчук. - М., 2001. – С. 13-16.

  33. Марченко П.М. Архівний електронний документ/ П.М. Марченко. - К., 2006. - С. 15-16.

  34. Марченко П.М. Шляхи вирішення проблеми зберігання електронних документів в архіві/ П.М. Марченко. - К., 2002. – С. 14-18.

  35. Мєшков Д.Ю. Електронний документ: обіг, зберігання, використання, законодавчі аспекти/ Д.Ю. Мєшков// Архіви України. - 2001. - № 6. - С. 73-87.

  36. Нескоромный В. Электронный документооборот набирает обороты. - К., 2002. – С. 12-14.

  37. Пахчанян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения/ А. Пахчанян// Директор ИС. - 2002. - № 1. – С. 36-38.

  38. Пахчанян А. Технологии электронного документооборота/ А. Пахчанян// Открытые системы. - 2002. - № 10. – С. 16-17.

  39. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: критерії відбору/ Г. Перехрест// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 5. - С. 20-27.

  40. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: огляд вітчизняних систем/ Г. Перехрест// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 6. - С. 38-44.

  41. Перов В.В. Новейшие технологии долговременного хранения электронных информационных ресурсов/ В.В. Перов. – М., 2006. – С. 323-331.

  42. Прунь А. Потенціал електронного архіву/ А. Прунь// Урядовий кур'єр. – 2007. – 16 лютого. – № 30.

  43. Романов Д. Правда об электронном документообороте/ Д. Романов. - М., 2002. - С. 38-44.

  44. Рудюк В.В. Класифікація електронних документів/ В.В. Рудюк. - М., 2002. - С. 25-27.

  45. Рудюк В.В. Проблеми зберігання і захисту електронних документів/ В.В.Рудюк// Бібліотечна планета. - 2006. - №4. - С. 17-21.

  46. Сапун А. Краткий путеводитель по системам электронного документооборота/ А. Сапун// Компьютерное обозрение. - 2000. - № 18-19. - С. 14-23.

  47. Силков С.В. Нормативная база и государственное регулирование электронного документооборота/ С.В. Силков. – М., 2007. - С. 146-151.

  48. Чирський Ю. Електронний цифровий підпис: правові аспекти застосування/ Ю. Чирський// Довідник секретаря та офіс-менеджера. – 2007. – № 1. – С. 17–22.

  49. Шеян И. Электронное развитие документооборота/ И. Шеян. – К., 2003. – С. 17–22.

Loading...

 
 

Цікаве